Añadir sus cuentas bancarias
Cada cuenta de la empresa en un banco (cuenta corriente, cuenta de ahorro, cuenta en euros) tiene su ficha en To Bill. Cada ficha tiene su propia cuenta contable, 1020, 1021…: así, el saldo de sus libros se compara con el del extracto, cuenta por cuenta.
Antes de empezar
- El banco forma parte de la contabilidad: esta debe estar activada y sus libros abiertos. Consulte Activar la contabilidad.
- Para añadir o modificar una cuenta se necesita el permiso de gestionar la contabilidad. Sin él, usted ve las cuentas pero no puede cambiarlas.
No está obligado a empezar aquí
Cuando importa el primer extracto camt de una cuenta, To Bill crea su ficha automáticamente a partir del IBAN del archivo, con el IBAN como nombre. Después, cámbiele el nombre aquí.
Ver sus cuentas
En el menú, haga clic en Contabilidad y, después, en Banco, y abra la pestaña Cuentas.
Cada cuenta muestra su nombre, su banco, su IBAN, su moneda, su cuenta contable y el número de líneas de extracto importadas. La Cuenta principal es la de los pagos cuando no se elige ninguna otra.
Añadir una cuenta
Haga clic en Nueva cuenta (1).
Dé un Nombre a la cuenta, por ejemplo «UBS cuenta corriente», e indique el Banco.
Escriba el IBAN de la cuenta, tal como figura en sus extractos.
Elija la Moneda de la cuenta.
Deje Cuenta contable en Automática (1020, si no el siguiente número libre).
Haga clic en Añadir la cuenta. To Bill lo confirma: Cuenta bancaria añadida, con el número de la cuenta contable elegida.
El IBAN, no el QR-IBAN
Indique el IBAN de sus extractos. El QR-IBAN que figura en sus facturas QR solo sirve para recibir pagos: To Bill lo rechaza aquí. Se configura en Configuración › Factura. Consulte La factura QR.
La cuenta contable
En la vista Sencilla, To Bill elige la cuenta contable por usted: la primera cuenta en francos recibe la 1020, si está libre; las siguientes reciben el primer número libre de 1021 a 1059, con el nombre «Banque — » seguido del nombre de la cuenta (en la interfaz en español, los nombres de las cuentas contables se muestran en francés). Una cuenta en euros también recibe la suya, con «(EUR)» en su nombre.
En la vista Experta (en la parte inferior del menú de la contabilidad), puede elegir usted mismo una cuenta de tesorería, de 1000 a 1059, propia de esta cuenta bancaria.
Una cuenta contable por cuenta bancaria
Si dos cuentas bancarias comparten la misma cuenta contable, To Bill muestra una advertencia: sus saldos ya no pueden controlarse por separado. Dé a cada una la suya.
Modificar, desactivar o eliminar una cuenta
Haga clic en la cuenta en la lista. Se abre el formulario; cambie lo necesario y haga clic en Guardar.
Algunos campos ya no cambian una vez usados, y To Bill lo indica junto al campo:
| Campo | Bloqueado en cuanto… |
|---|---|
| IBAN | se ha importado un extracto de esta cuenta. |
| Moneda | la cuenta tiene líneas de extracto o pagos. |
| Cuenta contable | se ha contabilizado un pago hecho a través de esta cuenta. |
- Desactivar: una cuenta cerrada se desactiva con Cuenta activa. Conserva todo su historial.
- Eliminar: solo una cuenta por la que no ha pasado nada, sin extracto, línea ni pago. Haga clic en Eliminar y, después, en Confirmar la eliminación.
Dónde se usan sus cuentas
- En Cobros, el campo Llegó a la cuenta indica en qué cuenta pagó un cliente. Consulte Los cobros.
- En un gasto, Pagado con › Cuenta bancaria de la empresa y, después, Desde la cuenta bancaria. Consulte Registrar un gasto.
- En un archivo de pago, la Cuenta de cargo. Consulte Pagar mediante archivo de pago.
- En una regla bancaria, la condición En la cuenta. Consulte Reglas y automatizaciones.
A continuación, importe el extracto de cada cuenta. Consulte Importar un extracto bancario.
Base legal
- Los libros y los justificantes se conservan diez años a partir del final del ejercicio, por lo que una cuenta cerrada conserva su historial: art. 958f, apdo. 1, del Código de Obligaciones (CO).
- La tesorería figura en primer lugar en el activo circulante del balance: art. 959a, apdo. 1, n.º 1, letra a, CO.