Incorporar su balance de cierre

Sus libros empiezan un día concreto, por ejemplo el 1 de enero. Todo lo que la empresa tenía y debía el día anterior entra en ellos con un único asiento, el asiento de apertura: bancos, deudores, inmovilizado, préstamos, provisiones y capital. Importe el balance de cierre que cerró su fiduciario, su hoja de cálculo o su programa anterior: To Bill prepara este asiento, usted lo revisa y luego lo contabiliza.

Antes de empezar

• Necesita el permiso de llevar la contabilidad.
• Tenga a mano el balance de cierre del día anterior al primer día de sus libros: al 31.12.2025 para unos libros que empiezan el 01.01.2026. Un ejercicio que empieza durante el año, por ejemplo el 01.05, necesita el balance al 30.04.
• El balance puede ser un archivo Excel (.xlsx, .xls), CSV o PDF, de 15 MB como máximo. Un PDF se lee con la IA: consulte Un balance en PDF.
• Si los tiene, añada el registro de inmovilizado y el calendario de pagos de sus préstamos, en Excel. También pueden ser hojas del mismo libro de Excel que el balance.
• ¿Sus libros aún no están abiertos? Importe el balance durante la activación: consulte Durante la activación de la contabilidad.

Importar el balance

Abra Contabilidad › Balance de apertura. Si sus libros no tienen asiento de apertura, Salud de los libros lo señala con el punto Balance de apertura y el botón Importar mi balance de cierre (1), que lleva a la misma página.

1. Suelte el balance de cierre en el primer recuadro (1), o haga clic en él para elegirlo.

   

2. Si el registro de inmovilizado o el calendario de pagos de un préstamo está en otro archivo, suéltelo en el segundo recuadro (2).

3. Haga clic en Leer el balance (3).

To Bill reconoce las columnas del número de cuenta, del concepto y del saldo, o del debe y del haber. Ignora los títulos y los totales. Si no reconoce las columnas, le pregunta dónde están: elija la Fila de encabezado y la función de cada columna y, después, haga clic en Leer con estas columnas.

El recuadro Balance de cierre al 31.12.2025 comprueba el archivo: el activo debe ser igual al pasivo más los fondos propios. Si no, To Bill indica la diferencia. Falta una línea, o se ha leído en el lado equivocado: compare con su documento.

¿No tiene archivo?

Descargar la plantilla CSV le da un archivo para rellenar en una hoja de cálculo: una línea por cuenta, con el número, el concepto y el saldo. Un activo es positivo; una deuda o los fondos propios, negativos.

Un balance en PDF

Un PDF lo lee la IA, si un administrador la ha activado en Configuración › IA. El archivo se envía tal cual a la IA, que lee en él las líneas del balance a la fecha necesaria, aunque el documento contenga otros balances. Después, To Bill comprueba estas líneas con los totales impresos en el documento: Las líneas leídas dan exactamente los totales impresos en el documento. Si no, indica dónde está la diferencia. Usted confirma cada cuenta antes de cualquier asiento.

Sin IA, no se envía nada: importe la versión Excel o CSV del balance, que normalmente tiene su fiduciario, o cópielo en la plantilla CSV. Consulte El asistente IA.

Revisar las cuentas

Cada línea del balance va a una cuenta de su plan contable: por su número y, después, por su nombre. La columna Correspondencia indica cómo se ha encontrado la cuenta.

Cuando el número y el nombre no coinciden, To Bill hace la pregunta una sola vez, debajo de la línea (1). En el ejemplo, el fiduciario puso el material informático en su cuenta 1510. En el plan contable suizo para pymes, la 1510 es el mobiliario y la informática es la 1520.

1. Lea la pregunta.
2. Haga clic en Tomar 1520 (2) para la cuenta que indica el nombre, o en Mantener 1510 para el número del archivo.
3. Para otra cuenta, elíjala en la lista de la línea. El botón junto a la lista ignora la línea.

¿Un número que no existe en su plan contable? To Bill propone la cuenta principal, o Crear la cuenta con el número y el nombre del archivo.

Los bancos

Un balance suele dar una sola línea para todos los bancos. To Bill la reparte entre sus cuentas bancarias, con el saldo de cada extracto al 31.12.2025 (1).

• En cada línea, cambie el banco o el importe. Repartir en otro banco añade una línea. Nueva cuenta bancaria… crea una cuenta bancaria, al contabilizar.
• Cada banco tiene su propia cuenta contable: el primero en la 1020, los siguientes en la 1021, 1022…
• Una diferencia igual a sus facturas aún abiertas (2): su balance contó en la tesorería el dinero de facturas todavía no cobradas al cierre. Los saldos reales de sus bancos y sus deudores dan juntos el mismo total: el asiento cuadra.

Deudores, acreedores y fondos propios

Deudores y acreedores compara su balance con lo que To Bill conoce al 31.12.2025: las facturas aún abiertas ese día, en la cuenta 1100, y las facturas de proveedores pagadas desde entonces, en la cuenta 2000.

• Tomar las facturas de To Bill: recomendado. Cada cobro de estas facturas se abona en la cuenta 1100: si faltan en la apertura, la 1100 queda en negativo.
• Mantener la cifra del balance: si su fiduciario la fijó de otro modo, por ejemplo por una factura impugnada.

Los fondos propios siguen su forma jurídica:

Forma jurídica	En la apertura
Empresa individual	El resultado del ejercicio, la cuenta privada y las aportaciones se traspasan al capital 2800: Hacer el traspaso de cierre.
Sociedad de personas	Igual, al capital de cada socio (2800, 2850). El reparto sigue el contrato de sociedad.
SA, Sàrl	El capital (2800) y las reservas quedan como están. El resultado del ejercicio se abre en la 2970 «Beneficio / pérdida del ejercicio anterior», hasta la decisión de la junta general.

Inmovilizado y préstamos

Con un registro de inmovilizado, cada bien se incorpora a su inmovilizado: valor de adquisición, amortizaciones ya hechas, vida útil, tasa y método. La amortización continúa desde el primer día de sus libros.

To Bill compara los valores netos del registro con el balance, cuenta por cuenta. Señala una tasa superior a la que admite la AFC (Administración Federal de Contribuciones). Desmarque un bien para no incorporarlo.

Con el calendario de pagos de un préstamo, To Bill compara su saldo al cierre con el balance y enumera las cuotas mensuales que quedan por pagar.

Crear la regla bancaria (1) propone cada cuota mensual que llega al banco en la cuenta del préstamo: reduce la deuda en lugar de ser un gasto. Usted la acepta línea por línea. Consulte Las reglas bancarias.

Contabilizar la apertura

El asiento de apertura lleva la fecha del primer día de sus libros, con una línea por cuenta.

1. Lea el asiento. Debajo de cada cuenta, To Bill indica de dónde viene el importe.
2. Compruebe el Total (1): el debe tiene que ser igual al haber.
3. Haga clic en Contabilizar la apertura (2). Mientras quede un punto por resolver, por ejemplo una cuenta por confirmar, el botón sigue inactivo y To Bill enumera lo que falta.

To Bill confirma el número del asiento y lo que ha creado: bienes de inmovilizado, regla bancaria, cuentas bancarias. El archivo importado es el justificante del asiento: se descarga desde el asiento, en el diario. El punto Balance de apertura desaparece de Salud de los libros.

Cuando el asiento no cuadra

To Bill indica cuánto falta y en qué lado. Corrija primero una línea, por ejemplo un banco o los deudores. Si la diferencia es intencionada, elija la Cuenta de la diferencia y haga clic en Cuadrar automáticamente: la línea queda marcada como calculada en el diario, para que su fiduciario la revise. To Bill nunca cuadra el asiento sin usted.

Anular o sustituir la apertura

Anular (1) contabiliza el asiento inverso, un contraasiento, con la misma fecha. No se borra nada. Los bienes de inmovilizado creados por la importación se retiran mientras no se haya contabilizado ninguna amortización, y la regla bancaria se pone en pausa.

¿Sus libros ya tienen un asiento de apertura, por ejemplo el de la activación? Importe el balance de su fiduciario y marque Sustituirlo: el anterior se anula con un contraasiento en la misma fecha, y el nuevo se contabiliza en su lugar.

Las importaciones anteriores siguen listadas al final de la página, en Importaciones anteriores.

Con o sin IA

Todo funciona sin IA, salvo la lectura de un PDF. Con la IA, Explicar con el Copiloto abre el Copiloto en su importación: qué se ha leído, adónde va cada línea y qué requiere su atención. Se basa en los cálculos de To Bill.

Durante la activación de la contabilidad

¿Sus libros aún no están abiertos? En el asistente de activación, en el paso Punto de partida, mantenga Primer día del ejercicio + balance de apertura y haga clic en Importar mi balance de cierre. Se muestran los mismos controles. Usar estas líneas rellena la tabla del balance de apertura, y el inmovilizado y el préstamo se crean con los libros. Consulte Activar la contabilidad.

Base legal

• La contabilidad registra las operaciones de forma completa, fiel y sistemática; cada registro se justifica con un justificante: art. 957a, apdo. 2, del Código de Obligaciones (CO).
• El balance se compone del activo y del pasivo; el pasivo comprende los capitales ajenos y los fondos propios: art. 959 y 959a, CO.
• La pérdida de valor de un bien debida al uso y al tiempo se contabiliza mediante amortizaciones: art. 960a, apdo. 3, CO.
• Los libros no pueden modificarse sin que la modificación sea visible: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico). Por eso, una apertura se corrige con un contraasiento y un asiento nuevo.