Activer la comptabilité

To Bill tient vos livres à partir de vos factures, paiements et dépenses. L’activation prend environ 8 minutes, et rien n’est écrit avant votre confirmation.

Avant de commencer

• Vous devez être administrateur de l’entreprise. Les autres utilisateurs voient le message Réservé à l’administrateur.
• Votre abonnement doit être actif.
• Votre fiduciaire peut aussi l’activer pour vous, depuis son cockpit : voir Votre fiduciaire peut l’activer pour vous.

Fonctionnalité expérimentale

La comptabilité est encore en développement. Vérifiez vos chiffres avec votre fiduciaire avant toute déclaration.

Ouvrir l’assistant

Dans le menu, cliquez sur Comptabilité, marqué Nouveau (1). La page présente la comptabilité et ce que To Bill peut reprendre de votre compte. Cliquez sur Commencer (2).

Vous trouvez le même bouton dans Paramètres › Modules, sur la carte Comptabilité.

Répondre aux trois questions

Tout est prérempli à partir de votre compte. Vérifiez chaque réponse, puis cliquez sur Continuer.

1. Entreprise. To Bill indique ce qu’il a trouvé : factures, notes de crédit, paiements reçus et dépenses. Vérifiez la Forme juridique, déduite de votre raison sociale, et l’Activité principale. Gardez le Plan comptable complet, recommandé, et le Début de l’exercice.

   

2. TVA et comptes. Votre statut TVA vient de vos paramètres. Pour le changer, cliquez sur Modifier dans les réglages. Si vous êtes assujetti, choisissez quand la TVA est due : À la facturation, la règle, ou À l’encaissement, seulement si l’AFC vous l’a accordé. Cochez ce qui concerne votre activité. Enfin, vérifiez le compte de chaque catégorie de dépenses.

   

3. Point de départ. Choisissez à partir de quand To Bill tient vos livres. Si votre fiduciaire a déjà bouclé vos comptes, gardez 1er jour de l’exercice + bilan d’ouverture et saisissez les chiffres de son dernier bilan. Sans bilan de votre fiduciaire, To Bill le prépare avec vous : voir Le bilan d’ouverture sans bilan de fiduciaire. Si vous n’aviez pas de comptabilité ailleurs, choisissez Depuis le début : tout votre historique est comptabilisé. Cliquez ensuite sur Vérifier avant d’ouvrir.

   

   Le bilan d’ouverture se saisit ligne par ligne, ou s’importe d’un fichier CSV de votre ancien logiciel avec Importer un CSV. Voir Reprendre vos livres d’un autre logiciel.

Une entreprise qui vient d’être fondée

Son premier exercice peut durer de 1 à 24 mois. Dans Votre premier exercice, choisissez Premier exercice plus court ou plus long, puis ses dates.

Le bilan d’ouverture sans bilan de fiduciaire

Pas de bilan de votre fiduciaire ? Partez de ce que To Bill connaît. Sous Bilan d’ouverture, le cadre Ce que To Bill connaît au 31.12.2025 liste, pour la veille du premier jour de vos livres :

• vos factures encore ouvertes, sur le compte 1100 ;
• chaque compte bancaire en francs, sur le compte 1020, puis 1021, 1022… pour les suivants. Son solde vient de votre relevé bancaire importé, s’il y en a un à cette date. Sinon, saisissez-le ;
• si vous décomptez la TVA à l’encaissement, la TVA encore due sur ces factures, sur le compte 2202.

1. Si To Bill ne connaît pas le solde d’un compte bancaire, saisissez-le dans le champ de sa ligne.

2. Cliquez sur Tout reprendre et équilibrer (1). To Bill ajoute ces lignes, puis une ligne sur vos fonds propres qui équilibre le bilan.

   

3. Vérifiez la ligne de fonds propres, marquée Calculée automatiquement (2), et l’indicateur Équilibré : débit = crédit.

Chaque ligne peut aussi s’ajouter seule, avec Ajouter cette ligne.

Quand le débit et le crédit diffèrent

Sous les lignes, To Bill indique combien il manque et de quel côté, par exemple : « Il manque CHF 3’967.29 au crédit : c’est en général la contrepartie dans vos fonds propres. » Cliquez sur Équilibrer automatiquement (1), à côté du message.

La ligne de fonds propres

Ce que vous possédez, moins ce que vous devez : ce sont vos fonds propres. To Bill porte la différence sur le compte de votre forme juridique :

• SA, Sàrl ou coopérative : 2970 Bénéfice / perte reporté. Le capital-actions ou le capital social (2800) n’est jamais modifié : son montant est celui de vos statuts.
• Raison individuelle ou société de personnes : 2800, le capital au début de l’exercice. Dans une société de personnes, votre fiduciaire le répartit ensuite entre les associés.

La ligne suit chaque changement des autres lignes, jusqu’à ce que vous la modifiiez vous-même. Si vos livres commencent en cours d’exercice, les comptes de charges et de produits gardent leurs lignes, et la différence va aussi dans vos fonds propres. Au journal, la ligne porte la mention « Écart d’ouverture porté automatiquement aux fonds propres, à vérifier par la fiduciaire ».

Corriger le bilan d’ouverture plus tard

Votre fiduciaire vous remet son bilan après l’ouverture de vos livres ? Corrigez l’écriture du bilan d’ouverture, sans recommencer l’activation.

1. Ouvrez Comptabilité › Journal, puis l’écriture n° 1, Bilan d’ouverture au 01.01.2026.
2. Cliquez sur Extourner et corriger. Saisissez le motif, puis les lignes du bilan de votre fiduciaire.
3. Cliquez sur Extourner et comptabiliser.

L’extourne et la correction sont datées du premier jour de vos livres : votre bilan d’ouverture devient celui de votre fiduciaire. Voir Corriger une écriture.

Vérifier l’aperçu

To Bill simule vos livres sans rien écrire : Aperçu : rien n’est encore écrit. Sous Avant d’ouvrir, il liste ce qu’il a trouvé.

• À corriger : ces points bloquent l’ouverture.
• À vérifier : ils ne bloquent pas, mais méritent un coup d’œil.

1. Pour un document, cliquez sur Corriger (1) : il s’ouvre. Par exemple, pour une facture marquée payée sans encaissement, enregistrez l’encaissement à sa date. Un encaissement dans une autre devise compte aussi, par exemple en euros pour une facture en francs : il règle la facture au cours fixé quand il a été enregistré. Voir Les devises étrangères.
2. Pour une de vos réponses, cliquez sur Modifier : l’assistant revient à la bonne étape.
3. Revenez à l’assistant, puis cliquez sur Revérifier. Vos réponses sont conservées.

Plus bas, Contrôles, Balance simulée et TVA par période montrent vos livres tels qu’ils seront. Exporter l’aperçu télécharge le tout pour votre fiduciaire.

Ouvrir vos livres

Quand il ne reste rien à corriger, le bouton Ouvrir les livres (1) devient actif. To Bill indique combien de documents seront comptabilisés et la date de début de vos livres.

Une entreprise qui n’a encore aucun document

Si votre entreprise commence, sans facture ni dépense, To Bill ne pose pas les trois questions : un seul écran reprend la forme juridique de votre configuration et votre statut TVA, fixe votre premier exercice et ouvre des livres vides, avec le même bouton. Toutes les options ouvre l’assistant complet, par exemple pour saisir un bilan d’ouverture.

Une écriture ne se supprime pas

Une erreur se corrige ensuite par une contre-écriture. Une fois les livres ouverts, la comptabilité reste active : elle ne se désactive pas dans vos paramètres.

To Bill comptabilise vos documents dans l’ordre des dates. Vous pouvez quitter la page : le travail continue. À la fin, Vos livres sont ouverts s’affiche, avec deux contrôles : le journal est intact, et vos livres correspondent à l’aperçu.

Dernière étape : indiquez comment vous tenez vos livres, en Comptabilité complète ou en Comptabilité simplifiée : voir La comptabilité simplifiée. Cliquez ensuite sur Aller à ma comptabilité (1).

Votre fiduciaire peut l’activer pour vous

Si votre fiduciaire suit votre entreprise dans To Bill, elle peut lancer le même assistant depuis son cockpit, en votre nom. Les administrateurs de l’entreprise sont prévenus dans To Bill et par e-mail. Voir Activer la comptabilité d’un client.

Et ensuite

• L’accueil de la comptabilité : la carte Bien démarrer et ce qui attend une action.
• Le journal et les écritures : vos écritures, les pièces justificatives et les corrections.
• La santé des livres : les contrôles de vos livres.

Base légale

• Les personnes morales, ainsi que les entreprises individuelles et les sociétés de personnes au chiffre d’affaires supérieur à CHF 500’000, tiennent une comptabilité complète. En dessous, une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine suffit : art. 957 CO.
• Les livres et les pièces comptables se conservent dix ans : art. 958f CO.
• Le passif du bilan comprend les capitaux étrangers et les capitaux propres, présentés selon la forme juridique : art. 959 al. 4 et 7 CO. Pour une société, ils comprennent notamment le capital social et le bénéfice reporté ou la perte reportée : art. 959a al. 2 ch. 3 CO.
• La TVA se décompte selon les contre-prestations convenues, à la facturation. Le décompte à l’encaissement demande l’autorisation de l’AFC : art. 39 LTVA.