Ativar a contabilidade

O To Bill mantém os seus livros a partir das suas faturas, pagamentos e despesas. A ativação demora cerca de 8 minutos e nada é contabilizado antes da sua confirmação.

Antes de começar

• Tem de ser Administrador da empresa. Os outros utilizadores veem a mensagem Reservado ao administrador.
• A sua assinatura tem de estar ativa.
• O seu fiduciário também pode ativá-la por si, a partir do cockpit dele: consulte O seu fiduciário pode ativá-la por si.

Funcionalidade experimental

A contabilidade ainda está em desenvolvimento. Verifique os seus números com o seu fiduciário antes de qualquer declaração.

Abrir o assistente

No menu, clique em Contabilidade, assinalada como Novo (1). A página apresenta a contabilidade e o que o To Bill pode retomar da sua conta. Clique em Começar (2).

Encontra o mesmo botão em Definições › Módulos, no cartão Contabilidade.

Responder às três perguntas

Tudo vem pré-preenchido a partir da sua conta. Verifique cada resposta e depois clique em Continuar.

1. Empresa. O To Bill indica o que encontrou: faturas, notas de crédito, pagamentos recebidos e despesas. Verifique a Forma jurídica, deduzida da sua firma, e a Atividade principal. Mantenha o Plano de contas completo, recomendado, e o Início do exercício.

   

2. IVA e contas. A sua situação perante o IVA vem das suas definições. Para a alterar, clique em Alterar nas definições. Se estiver sujeito a IVA, escolha quando o IVA é devido: Na faturação, a regra, ou No recebimento, apenas se a Administração Federal das Contribuições (AFC) lho tiver autorizado. Assinale o que diz respeito à sua atividade. Por fim, verifique a conta de cada categoria de despesas.

   

3. Ponto de partida. Escolha a partir de quando o To Bill mantém os seus livros. Se o seu fiduciário já fechou as suas contas, mantenha Primeiro dia do exercício + balanço de abertura e introduza os números do último balanço dele. Sem balanço do seu fiduciário, o To Bill prepara-o consigo: veja O balanço de abertura sem balanço do fiduciário. Se não tinha contabilidade noutro sítio, escolha Desde o início: o seu histórico completo é contabilizado. Clique depois em Verificar antes de abrir.

   

   O balanço de abertura introduz-se linha a linha, ou importa-se de um ficheiro CSV do seu software anterior com Importar um CSV. Consulte Retomar os seus livros de outro software.

Uma empresa acabada de fundar

O seu primeiro exercício pode durar de 1 a 24 meses. Em O seu primeiro exercício, escolha Primeiro exercício mais curto ou mais longo e depois as respetivas datas.

O balanço de abertura sem balanço do fiduciário

Não tem balanço do seu fiduciário? Parta do que o To Bill conhece. Em Balanço de abertura, o quadro O que o To Bill conhece a 31.12.2025 lista, para a véspera do primeiro dia dos seus livros:

• as suas faturas ainda em aberto, na conta 1100;
• cada conta bancária em francos, na conta 1020, depois 1021, 1022… para as seguintes. O saldo vem do seu extrato bancário importado, se existir um nessa data. Caso contrário, introduza-o;
• se declara o IVA pelo recebimento, o IVA ainda devido sobre essas faturas, na conta 2202.

1. Se o To Bill não conhecer o saldo de uma conta bancária, introduza-o no campo da respetiva linha.

2. Clique em Retomar tudo e equilibrar (1). O To Bill acrescenta estas linhas e depois uma linha nos seus capitais próprios que equilibra o balanço.

   

3. Verifique a linha de capitais próprios, marcada Calculada automaticamente (2), e o indicador Equilibrado: débito = crédito.

Cada linha também pode ser acrescentada sozinha, com Acrescentar esta linha.

Quando o débito e o crédito diferem

Por baixo das linhas, o To Bill indica quanto falta e de que lado, por exemplo: « Faltam CHF 3’967.29 a crédito: normalmente é a contrapartida nos seus capitais próprios. » Clique em Equilibrar automaticamente (1), ao lado da mensagem.

A linha de capitais próprios

O que possui, menos o que deve: são os seus capitais próprios. O To Bill leva a diferença para a conta da sua forma jurídica:

• SA, Sàrl ou cooperativa: 2970, o lucro ou prejuízo transitado. O capital social (2800) nunca é alterado: o seu montante é o dos seus estatutos.
• Empresa individual ou sociedade de pessoas: 2800, o capital no início do exercício. Numa sociedade de pessoas, o seu fiduciário reparte-o depois entre os sócios.

A linha acompanha cada alteração das outras linhas, até a alterar você mesmo. Se os seus livros começam a meio do exercício, as contas de gastos e rendimentos mantêm as suas linhas, e a diferença também vai para os seus capitais próprios. No diário, a linha é descrita como uma diferença de abertura levada automaticamente aos capitais próprios, a verificar pelo seu fiduciário.

Corrigir o balanço de abertura mais tarde

O seu fiduciário entrega-lhe o balanço dele depois da abertura dos seus livros? Corrija o lançamento do balanço de abertura, sem recomeçar a ativação.

1. Abra Contabilidade › Diário e depois o lançamento n.º 1, o balanço de abertura a 01.01.2026.
2. Clique em Estornar e corrigir. Introduza o motivo e depois as linhas do balanço do seu fiduciário.
3. Clique em Estornar e contabilizar.

O estorno e a correção têm a data do primeiro dia dos seus livros: o seu balanço de abertura passa a ser o do seu fiduciário. Veja Corrigir um lançamento.

Verificar a pré-visualização

O To Bill simula os seus livros sem contabilizar nada: Pré-visualização: ainda nada foi lançado. Em Antes de abrir, lista o que encontrou.

• A corrigir: estes pontos impedem a abertura.
• A verificar: não a impedem, mas merecem uma vista de olhos.

1. Para um documento, clique em Corrigir (1): o documento abre-se. Por exemplo, para uma fatura marcada como paga sem recebimento, registe o recebimento na respetiva data. Um recebimento noutra moeda também conta, por exemplo em euros para uma fatura em francos: liquida a fatura à taxa de câmbio fixada quando foi registado. Consulte As moedas estrangeiras.
2. Para uma das suas respostas, clique em Alterar: o assistente volta ao passo certo.
3. Regresse ao assistente e clique em Verificar de novo. As suas respostas são mantidas.

Mais abaixo, Controlos, Balancete simulado e IVA por período mostram os seus livros tal como ficarão. Exportar a pré-visualização descarrega tudo para o seu fiduciário.

Abrir os seus livros

Quando já não há nada a corrigir, o botão Abrir a contabilidade (1) fica ativo. O To Bill indica quantos documentos serão contabilizados e a data de início dos seus livros.

Uma empresa que ainda não tem nenhum documento

Se a sua empresa está a começar, sem faturas nem despesas, o To Bill não faz as três perguntas: um único ecrã retoma a forma jurídica da sua configuração e a sua situação perante o IVA, fixa o seu primeiro exercício e abre livros vazios, com o mesmo botão. Todas as opções abre o assistente completo, por exemplo para introduzir um balanço de abertura.

Um lançamento não se apaga

Um erro corrige-se depois com um estorno. Depois de abertos os livros, a contabilidade fica ativa: não se desativa nas suas definições.

O To Bill contabiliza os seus documentos por ordem de data. Pode sair da página: o trabalho continua. No fim, aparece A sua contabilidade está aberta, com dois controlos: o diário está intacto e os seus livros correspondem à pré-visualização.

Último passo: indique como mantém os seus livros, em Contabilidade completa ou em Contabilidade simplificada: consulte A contabilidade simplificada. Clique depois em Ir para a minha contabilidade (1).

O seu fiduciário pode ativá-la por si

Se o seu fiduciário acompanha a sua empresa no To Bill, pode iniciar o mesmo assistente a partir do cockpit dele, em seu nome. Os administradores da empresa são avisados no To Bill e por e-mail. Consulte Ativar a contabilidade de um cliente.

E depois

• A página inicial da contabilidade: o cartão Começar bem e o que aguarda uma ação.
• O diário e os lançamentos: os seus lançamentos, os comprovativos e as correções.
• A saúde dos livros: os controlos dos seus livros.

Base legal

• As pessoas coletivas, bem como os empresários em nome individual e as sociedades de pessoas com um volume de negócios superior a CHF 500’000 no último exercício, mantêm uma contabilidade completa. Abaixo desse valor, basta uma contabilidade das receitas, das despesas e do património: art. 957 do Código das Obrigações (CO).
• Os livros e os comprovativos contabilísticos conservam-se durante dez anos: art. 958f CO.
• O passivo do balanço compreende os capitais alheios e os capitais próprios, apresentados segundo a forma jurídica; numa sociedade, os capitais próprios incluem o capital social e o lucro ou prejuízo transitado: art. 959 e art. 959a CO.
• O IVA declara-se segundo as contraprestações acordadas, ou seja, na faturação. A declaração segundo as contraprestações recebidas exige a autorização da AFC: art. 39 da Lei do IVA (LTVA).