Retomar o seu balanço de encerramento
Os seus livros começam num dia concreto, por exemplo a 1 de janeiro. Tudo o que a empresa possuía e devia na véspera entra neles por um único lançamento, o lançamento de abertura: bancos, clientes, imobilizado, empréstimos, provisões e capital. Importe o balanço de encerramento que o seu fiduciário, a sua folha de cálculo ou o seu software anterior fechou: o To Bill prepara este lançamento, que verifica e depois contabiliza.
Antes de começar
- É preciso ter o direito de manter a contabilidade.
- Tenha à mão o balanço de encerramento da véspera do primeiro dia dos seus livros: a 31.12.2025 para livros que começam a 01.01.2026. Um exercício que começa a meio do ano, por exemplo a 01.05, pede o balanço a 30.04.
- O balanço pode ser um ficheiro Excel (.xlsx, .xls), CSV ou PDF, de 15 MB no máximo. Um PDF é lido pela IA: veja Um balanço em PDF.
- Se os tiver, junte o registo do imobilizado e o plano de reembolso dos seus empréstimos, em Excel. Também podem ser folhas do mesmo livro Excel do balanço.
- Os seus livros ainda não estão abertos? Importe o balanço durante a ativação: veja Durante a ativação da contabilidade.
Importar o balanço
Abra Contabilidade › Balanço de abertura. Se os seus livros não tiverem lançamento de abertura, Saúde dos livros assinala-o com o ponto Balanço de abertura e o botão Importar o meu balanço de encerramento (1), que leva à mesma página.
Largue o balanço de encerramento no primeiro quadro (1), ou clique nele para o escolher.
Se o registo do imobilizado ou o plano de reembolso de um empréstimo estiver noutro ficheiro, largue-o no segundo quadro (2).
Clique em Ler o balanço (3).
O To Bill reconhece as colunas do número de conta, da descrição e do saldo, ou do débito e do crédito. Ignora os títulos e os totais. Se não reconhecer as colunas, pergunta-lhe onde estão: escolha a Linha de cabeçalho e o papel de cada coluna e depois clique em Ler com estas colunas.
O quadro Balanço de encerramento a 31.12.2025 controla o ficheiro: o ativo tem de ser igual ao passivo mais o capital próprio. Caso contrário, o To Bill indica a diferença. Falta uma linha, ou foi lida do lado errado: compare com o seu documento.
Não tem ficheiro?
Descarregar o modelo CSV dá-lhe um ficheiro para preencher numa folha de cálculo: uma linha por conta, com o número, a descrição e o saldo. Um ativo é positivo; uma dívida ou o capital próprio, negativo.
Um balanço em PDF
Um PDF é lido pela IA, se um administrador a tiver ativado em Definições › IA. O ficheiro é enviado tal como está para a IA, que lê nele as linhas do balanço na data pedida, mesmo que o documento contenha outros balanços. Depois, o To Bill confronta essas linhas com os totais impressos no documento: As linhas lidas dão exatamente os totais impressos no documento. Caso contrário, diz onde está a diferença. É você que confirma cada conta antes de qualquer lançamento.
Sem IA, nada é enviado: importe a versão Excel ou CSV do balanço, que o seu fiduciário normalmente tem, ou copie-o para o modelo CSV. Consulte O assistente IA.
Verificar as contas
Cada linha do balanço vai para uma conta do seu plano de contas: pelo número e depois pelo nome. A coluna Correspondência diz como a conta foi encontrada.
Quando o número e o nome não coincidem, o To Bill faz a pergunta uma única vez, por baixo da linha (1). No exemplo, o fiduciário pôs o material informático na sua conta 1510. No plano de contas suíço para PME, a 1510 é o mobiliário e a informática é a 1520.
- Leia a pergunta.
- Clique em Usar 1520 (2) para a conta que o nome indica, ou em Manter 1510 para o número do ficheiro.
- Para outra conta, escolha-a na lista da linha. O botão ao lado da lista ignora a linha.
Um número que não existe no seu plano de contas? O To Bill propõe a conta-mãe, ou Criar a conta com o número e o nome do ficheiro.
Os bancos
Um balanço dá muitas vezes uma só linha para todos os bancos. O To Bill reparte-a pelas suas contas bancárias, com o saldo de cada extrato a 31.12.2025 (1).
- Em cada linha, mude o banco ou o montante. Repartir por outro banco acrescenta uma linha. Nova conta bancária… cria uma conta bancária, na contabilização.
- Cada banco tem a sua própria conta contabilística: o primeiro na 1020, os seguintes na 1021, 1022…
- Uma diferença igual às suas faturas ainda em aberto (2): o seu balanço contou nas disponibilidades o dinheiro de faturas ainda não pagas no encerramento. Os saldos reais dos seus bancos e os seus clientes dão juntos o mesmo total: o lançamento está equilibrado.
Clientes, fornecedores e capital próprio
Clientes e fornecedores compara o seu balanço com o que o To Bill conhece a 31.12.2025: as faturas ainda em aberto nesse dia, na conta 1100, e as faturas de fornecedores pagas desde então, na conta 2000.
- Usar as faturas do To Bill: recomendado. Cada pagamento destas faturas é lançado a crédito da conta 1100: se faltarem na abertura, a 1100 fica negativa.
- Manter o valor do balanço: se o seu fiduciário o fixou de outra forma, por exemplo por causa de uma fatura contestada.
O capital próprio segue a sua forma jurídica:
| Forma jurídica | Na abertura |
|---|---|
| Empresário em nome individual | O resultado do exercício, a conta privada e as entradas são transferidos para o capital 2800: Fazer a transferência de encerramento. |
| Sociedade de pessoas | Da mesma forma, para o capital de cada sócio (2800, 2850). A repartição segue o contrato de sociedade. |
| SA, Sàrl | O capital (2800) e as reservas ficam como estão. O resultado do exercício abre na 2970 «Lucro / prejuízo transitado», até à decisão da assembleia geral. |
Imobilizado e empréstimos
Com um registo do imobilizado, cada bem entra no seu imobilizado: valor de aquisição, amortizações já feitas, vida útil, taxa e método. A amortização continua a partir do primeiro dia dos seus livros.
O To Bill compara os valores líquidos do registo com o balanço, conta a conta. Assinala uma taxa acima da que a Administração Federal das Contribuições (AFC) admite. Desmarque um bem para não o retomar.
Com o plano de reembolso de um empréstimo, o To Bill compara o seu saldo no encerramento com o balanço e lista as prestações mensais ainda por pagar.
Criar a regra bancária (1) propõe cada prestação mensal que chega ao banco na conta do empréstimo: reduz a dívida em vez de ser um gasto. Aceita-a linha a linha. Consulte As regras bancárias.
Contabilizar a abertura
O lançamento de abertura tem a data do primeiro dia dos seus livros, com uma linha por conta.
- Leia o lançamento. Por baixo de cada conta, o To Bill diz de onde vem o montante.
- Verifique o Total (1): o débito tem de ser igual ao crédito.
- Clique em Contabilizar a abertura (2). Enquanto houver um ponto a resolver, por exemplo uma conta por confirmar, o botão fica inativo e o To Bill lista o que falta.
O To Bill confirma o número do lançamento e o que criou: bens do imobilizado, regra bancária, contas bancárias. O ficheiro importado é o comprovativo do lançamento: descarrega-se a partir do lançamento, no diário. O ponto Balanço de abertura desaparece de Saúde dos livros.
Quando o lançamento não está equilibrado
O To Bill indica quanto falta e de que lado. Corrija primeiro uma linha, por exemplo um banco ou os clientes. Se a diferença for intencional, escolha a Conta da diferença e clique em Equilibrar automaticamente: a linha fica marcada no diário como calculada, para o seu fiduciário verificar. O To Bill nunca equilibra o lançamento sem o seu acordo.
Anular ou substituir a abertura
Anular (1) contabiliza o lançamento inverso, um estorno, no mesmo dia. Nada é apagado. Os bens do imobilizado criados pela importação são retirados enquanto não tiver sido contabilizada nenhuma amortização, e a regra bancária é suspensa.
Os seus livros já têm um lançamento de abertura, por exemplo o da ativação? Importe o balanço do seu fiduciário e marque Substituí-lo: o anterior é estornado no mesmo dia, e o novo é contabilizado no seu lugar.
As importações anteriores ficam listadas no fundo da página, em Importações anteriores.
Com ou sem IA
Tudo funciona sem IA, exceto a leitura de um PDF. Com a IA, Explicar com o Copiloto abre o Copiloto sobre a sua importação: o que foi lido, para onde vai cada linha, o que requer a sua atenção. Baseia-se nos cálculos do To Bill.
Durante a ativação da contabilidade
Os seus livros ainda não estão abertos? No assistente de ativação, no passo Ponto de partida, mantenha Primeiro dia do exercício + balanço de abertura e clique em Importar o meu balanço de encerramento. Aparecem os mesmos controlos. Usar estas linhas preenche a tabela do balanço de abertura, e o imobilizado e o empréstimo são criados com os livros. Consulte Ativar a contabilidade.
Base legal
- A contabilidade regista as operações de forma completa, fiel e sistemática; cada registo é justificado por um comprovativo: art. 957a, n.º 2, do Código das Obrigações (CO).
- O balanço compõe-se do ativo e do passivo; o passivo compreende os capitais alheios e os capitais próprios: art. 959 e 959a, CO.
- A perda de valor de um bem devida ao uso e ao tempo é registada através de amortizações: art. 960a, n.º 3, CO.
- Os livros não podem ser alterados sem que a alteração seja visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico). Uma abertura corrige-se, por isso, com um estorno e um lançamento novo.