Reprendre votre bilan de clôture

Vos livres commencent un jour donné, par exemple le 1er janvier. Tout ce que l’entreprise possédait et devait la veille y entre par une seule écriture, l’écriture d’ouverture : banques, débiteurs, immobilisations, emprunts, provisions et capital. Importez le bilan de clôture que votre fiduciaire, votre tableur ou votre ancien logiciel a bouclé : To Bill prépare cette écriture, vous la vérifiez, puis vous la comptabilisez.

Avant de commencer

• Il faut le droit de tenir la comptabilité.
• Munissez-vous du bilan de clôture de la veille du premier jour de vos livres : au 31.12.2025 pour des livres qui commencent le 01.01.2026. Un exercice qui commence en cours d’année, par exemple le 01.05, demande le bilan au 30.04.
• Le bilan peut être un fichier Excel (.xlsx, .xls), CSV ou PDF, de 15 Mo au plus. Un PDF se lit avec l’IA : voir Un bilan en PDF.
• Si vous les avez, joignez le registre des immobilisations et l’échéancier de vos emprunts, en Excel. Ils peuvent aussi être des feuilles du classeur du bilan.
• Vos livres ne sont pas encore ouverts ? Importez le bilan pendant l’activation : voir Pendant l’activation de la comptabilité.

Importer le bilan

Ouvrez Comptabilité › Bilan d’ouverture. Si vos livres n’ont pas d’écriture d’ouverture, Santé des livres le signale par le point Bilan d’ouverture, avec le bouton Importer mon bilan de clôture (1), qui mène à la même page.

1. Déposez le bilan de clôture dans le premier cadre (1), ou cliquez dessus pour le choisir.

   

2. Si le registre des immobilisations ou l’échéancier d’un emprunt est dans un autre fichier, déposez-le dans le second cadre (2).

3. Cliquez sur Lire le bilan (3).

To Bill reconnaît les colonnes du numéro de compte, du libellé et du solde, ou du débit et du crédit. Il ignore les titres et les totaux. S’il ne reconnaît pas les colonnes, il vous demande où elles sont : choisissez la Ligne d’en-tête et le rôle de chaque colonne, puis cliquez sur Lire avec ces colonnes.

Le cadre Bilan de clôture au 31.12.2025 contrôle le fichier : l’actif doit égaler le passif et les fonds propres. Sinon, To Bill donne l’écart. Une ligne manque, ou elle est lue du mauvais côté : comparez avec votre document.

Pas de fichier ?

Télécharger le modèle CSV donne un fichier à remplir dans un tableur : une ligne par compte, avec le numéro, le libellé et le solde. Un actif est positif, une dette ou un fonds propre négatif.

Un bilan en PDF

Un PDF est lu par l’IA, si un administrateur l’a activée dans Paramètres › IA. Le fichier est envoyé tel quel à l’IA, qui en lit les lignes du bilan à la date demandée, même si le dossier contient d’autres bilans. To Bill contrôle ensuite ces lignes contre les totaux imprimés sur le document : Les lignes lues donnent exactement les totaux imprimés sur le document. Sinon, il dit où est l’écart. Vous confirmez chaque compte avant toute écriture.

Sans IA, rien n’est envoyé : importez la version Excel ou CSV du bilan, que votre fiduciaire a en général, ou recopiez-le dans le modèle CSV. Voir L’assistant IA.

Vérifier les comptes

Chaque ligne du bilan va sur un compte de votre plan comptable, par son numéro, puis par son nom. La colonne Correspondance dit comment le compte a été trouvé.

Quand le numéro et le nom ne disent pas la même chose, To Bill pose la question une fois, sous la ligne (1). Dans l’exemple, la fiduciaire a mis le matériel informatique sur son compte 1510. Dans le plan comptable PME suisse, 1510 est le mobilier et l’informatique est 1520.

1. Lisez la question.
2. Cliquez sur Prendre 1520 (2) pour le compte que donne le nom, ou sur Garder 1510 pour le numéro du fichier.
3. Pour un autre compte, choisissez-le dans la liste de la ligne. Le bouton à côté de la liste ignore la ligne.

Un numéro qui n’existe pas dans votre plan comptable : To Bill propose le compte parent, ou Créer le compte avec le numéro et le nom du fichier.

Les banques

Un bilan donne souvent une seule ligne pour toutes les banques. To Bill la répartit sur vos comptes bancaires, avec le solde de chaque relevé au 31.12.2025 (1).

• Sur chaque ligne, changez la banque ou le montant. Répartir sur une autre banque ajoute une ligne. Nouveau compte bancaire… crée un compte bancaire, à la comptabilisation.
• Chaque banque a son propre compte comptable : la première sur 1020, les suivantes sur 1021, 1022…
• Un écart égal à vos factures encore ouvertes (2) : votre bilan a compté dans les liquidités l’argent de factures pas encore payées à la clôture. Les soldes réels de vos banques et vos débiteurs donnent ensemble le même total : l’écriture balance.

Débiteurs, créanciers et fonds propres

Débiteurs et créanciers compare votre bilan à ce que To Bill connaît au 31.12.2025 : les factures encore ouvertes ce jour-là, sur le compte 1100, et les factures fournisseurs payées depuis, sur le compte 2000.

• Prendre les factures de To Bill : recommandé. Chaque paiement de ces factures solde le compte 1100 : s’il manque à l’ouverture, 1100 devient négatif.
• Garder le chiffre du bilan : si votre fiduciaire l’a arrêté autrement, par exemple pour une facture contestée.

Les fonds propres suivent votre forme juridique :

Forme juridique	À l’ouverture
Raison individuelle	Le résultat de l’exercice, le compte privé et les apports sont virés au capital 2800 : Faire le virement de clôture.
Société de personnes	De même, sur le capital de chaque associé (2800, 2850). La répartition suit le contrat de société.
SA, Sàrl	Le capital (2800) et les réserves restent tels quels. Le résultat de l’exercice s’ouvre sur 2970 « Bénéfice / perte reporté », jusqu’à la décision de l’assemblée générale.

Immobilisations et emprunts

Avec un registre des immobilisations, chaque bien rejoint vos immobilisations : valeur d’acquisition, amortissements déjà faits, durée, taux et méthode. L’amortissement continue dès le premier jour de vos livres.

To Bill compare les valeurs nettes du registre au bilan, compte par compte. Il signale un taux au-dessus de celui que l’AFC admet. Décochez un bien pour ne pas le reprendre.

Avec l’échéancier d’un emprunt, To Bill compare son solde à la clôture avec le bilan, et liste les mensualités encore à payer.

Créer la règle bancaire (1) propose chaque mensualité qui arrive dans la banque sur le compte de l’emprunt : elle réduit la dette au lieu d’être une charge. Vous l’acceptez ligne par ligne. Voir Les règles bancaires.

Comptabiliser l’ouverture

L’écriture d’ouverture est datée du premier jour de vos livres, une ligne par compte.

1. Lisez l’écriture. Sous chaque compte, To Bill dit d’où vient le montant.
2. Vérifiez le Total (1) : le débit doit égaler le crédit.
3. Cliquez sur Comptabiliser l’ouverture (2). Tant qu’un point reste à régler, par exemple un compte à confirmer, le bouton reste inactif et To Bill liste ce qui manque.

To Bill confirme le numéro de l’écriture et ce qu’il a créé : immobilisations, règle bancaire, comptes bancaires. Le fichier importé est la pièce justificative de l’écriture : il se télécharge depuis l’écriture, dans le journal. Le point Bilan d’ouverture disparaît de Santé des livres.

Quand l’écriture ne balance pas

To Bill indique combien il manque, et de quel côté. Corrigez d’abord une ligne, par exemple une banque ou les débiteurs. Si l’écart est voulu, choisissez le Compte de l’écart et cliquez sur Équilibrer automatiquement : la ligne est marquée comme calculée dans le journal, à vérifier par votre fiduciaire. To Bill n’équilibre jamais sans vous.

Annuler ou remplacer l’ouverture

Annuler (1) passe l’écriture inverse, une extourne, au même jour. Rien n’est effacé. Les immobilisations créées par l’import sont retirées tant qu’aucun amortissement n’a été comptabilisé, et la règle bancaire est mise en pause.

Vos livres ont déjà une écriture d’ouverture, par exemple celle de l’activation ? Importez le bilan de votre fiduciaire et cochez La remplacer : l’ancienne est extournée au même jour, et la nouvelle comptabilisée à sa place.

Les imports précédents restent listés en bas de la page, sous Imports précédents.

Avec ou sans IA

Tout fonctionne sans IA, sauf la lecture d’un PDF. Avec l’IA, Expliquer avec le Copilote ouvre le Copilote sur votre import : ce qui a été lu, où va chaque ligne, ce qui demande votre attention. Il s’appuie sur les calculs de To Bill.

Pendant l’activation de la comptabilité

Vos livres ne sont pas encore ouverts ? Dans l’assistant d’activation, à l’étape Point de départ, gardez 1er jour de l’exercice + bilan d’ouverture, puis cliquez sur Importer mon bilan de clôture. Les mêmes contrôles s’affichent. Utiliser ces lignes remplit le tableau du bilan d’ouverture, et les immobilisations et l’emprunt sont créés avec les livres. Voir Activer la comptabilité.

Base légale

• La comptabilité enregistre de façon intégrale, fidèle et systématique les opérations ; chaque enregistrement est justifié par une pièce : art. 957a al. 2 CO.
• Le bilan se compose de l’actif et du passif ; le passif comprend les capitaux étrangers et les capitaux propres : art. 959 et 959a CO.
• La perte de valeur d’un bien due à l’usage et au temps est comptabilisée par des amortissements : art. 960a al. 3 CO.
• Les livres ne peuvent être modifiés sans que la modification soit apparente : art. 3 Olico. Une ouverture se corrige donc par une extourne et une nouvelle écriture.