Écritures récurrentes et régularisations

Certaines écritures reviennent toujours à l’identique : un leasing chaque mois, une prime d’assurance chaque année, une charge à payer à chaque fin de trimestre. Saisissez-les une fois comme écriture récurrente : To Bill les comptabilise à chaque échéance, sans doublon.

Avant de commencer

• Il faut le droit de gérer la comptabilité.
• En affichage Simple, Écritures récurrentes se trouve dans le menu de la comptabilité sous Plus. En affichage Expert, sous Au quotidien.
• Une écriture récurrente se saisit en comptes, au débit et au crédit. Votre fiduciaire peut la préparer pour vous.

Les factures et les dépenses ne sont pas concernées

Un loyer que votre bailleur vous facture se saisit comme dépense, avec sa pièce. L’écriture récurrente sert aux écritures sans document à chaque échéance : prélèvement de leasing, prime annuelle, régularisation de fin de période.

La liste

Ouvrez Comptabilité › Écritures récurrentes. Chaque ligne montre le nom, le rythme, les comptes, le montant et la prochaine échéance.

• Échue le … : l’échéance est passée et l’écriture n’est pas encore au journal. Passer la comptabilise.
• Exécuter maintenant (2) comptabilise d’un coup tout ce qui est échu, toutes écritures confondues.
• extournée le 1er : l’écriture est une régularisation, extournée automatiquement le mois suivant.
• En pause : l’écriture ne se comptabilise plus. Mettre en pause arrête une écriture qui a déjà servi ; Supprimer efface une écriture qui n’a jamais rien comptabilisé.
• Le champ Nom, compte, montant…, les filtres Statut et Fréquence, et les vues Échues, À comptabiliser ce mois et En pause retrouvent une écriture.

To Bill passe aussi les écritures échues automatiquement, chaque nuit. Si une échéance est refusée, par exemple parce que l’exercice est clôturé, la ligne indique Arrêtée au … avec la raison : corrigez, puis cliquez sur Passer.

Créer une écriture récurrente

1. Cliquez sur Nouvelle écriture récurrente (1).
2. Donnez un Nom du modèle, par exemple « Leasing utilitaire », et le Libellé de l’écriture qui apparaîtra au journal. La Référence est facultative.
3. Sous Lignes, choisissez les comptes et saisissez les montants au Débit et au Crédit. L’écriture doit être Équilibrée : autant au débit qu’au crédit.
4. Choisissez le Rythme : chaque mois, chaque trimestre ou une fois par an.
5. Indiquez la Première échéance et, si l’écriture s’arrête, la Dernière échéance. Une échéance au dernier jour du mois reste en fin de mois.
6. Vérifiez les Prochaines échéances affichées, puis cliquez sur Enregistrer.

Si la première échéance est déjà passée, l’écriture apparaît Échue : Passer comptabilise alors toutes les échéances en retard, dans l’ordre.

Pour modifier une écriture, cliquez sur sa ligne. La section Déjà comptabilisé liste les écritures passées, avec leur numéro et leur extourne.

Les régularisations : charges à payer, produits à recevoir

Une charge de la période dont la facture n’arrive que plus tard doit figurer dans la bonne période : c’est une régularisation (un « transitoire »). Activez Extourner le 1er du mois suivant : à chaque échéance, To Bill passe l’écriture, puis l’écriture inverse le premier jour du mois suivant.

Par exemple, des honoraires de fiduciaire facturés après chaque trimestre :

Date	Écriture
31.03	Débit 6500 Charges d’administration, crédit 2300 Charges à payer : la charge est dans le 1er trimestre.
01.04	L’écriture inverse : le compte 2300 est soldé.
à réception	La facture se saisit comme d’habitude, en dépense : la charge tombe à zéro sur avril, puisque l’extourne l’a déjà compensée.

Une régularisation unique de fin d’année

Pour une charge à payer au 31 décembre seulement, créez une écriture récurrente annuelle avec la même Première échéance et Dernière échéance, le 31.12, et l’extourne activée. L’écriture inverse est passée le 01.01, dans le nouvel exercice.

Une écriture récurrente passée au journal porte la mention Écriture récurrente : …, avec un lien vers son modèle. Une écriture se corrige par extourne dans le journal, jamais en l’effaçant.

Base légale

• Les charges et les produits sont présentés selon les principes de la délimitation périodique et du rattachement des charges aux produits : art. 958b al. 1 CO.
• Les passifs de régularisation figurent au bilan, dans les capitaux étrangers à court terme ; les actifs de régularisation, dans l’actif circulant : art. 959a CO.
• Les livres ne se modifient pas sans que la modification soit apparente : art. 3 Olico.