Lançamentos recorrentes e regularizações
Alguns lançamentos repetem-se sempre iguais: um leasing todos os meses, um prémio de seguro todos os anos, um gasto a pagar no fim de cada trimestre. Introduza-os uma vez como lançamento recorrente: o To Bill contabiliza-os em cada vencimento, sem duplicados.
Antes de começar
- É preciso ter o direito de gerir a contabilidade.
- Na vista Simples, Lançamentos recorrentes encontra-se no menu da contabilidade, em Mais. Na vista Especialista, em Dia a dia.
- Um lançamento recorrente introduz-se em contas, a débito e a crédito. O seu fiduciário pode prepará-lo por si.
As faturas e as despesas não estão abrangidas
Uma renda que o seu senhorio lhe fatura introduz-se como despesa, com o respetivo comprovativo. O lançamento recorrente serve para os lançamentos sem documento em cada vencimento: débito direto de leasing, prémio anual, regularização de fim de período.
A lista
Abra Contabilidade › Lançamentos recorrentes. Cada linha mostra o nome, a periodicidade, as contas, o montante e o próximo vencimento.
- Vencido a …: o vencimento já passou e o lançamento ainda não está no diário. Lançar contabiliza-o.
- Executar agora (2) contabiliza de uma vez tudo o que está vencido, de todos os lançamentos.
- estornado no dia 1: o lançamento é uma regularização, estornada automaticamente no mês seguinte.
- Em pausa: o lançamento já não é feito. Pôr em pausa suspende um lançamento que já foi utilizado; Eliminar apaga um lançamento que nunca contabilizou nada.
- O campo Nome, conta, montante…, os filtros Estado e Frequência e as vistas Vencidos, A contabilizar este mês e Em pausa encontram um lançamento.
O To Bill também faz automaticamente os lançamentos vencidos, todas as noites. Se um vencimento for recusado, por exemplo porque o exercício está encerrado, a linha indica Parado a … com a razão: corrija e depois clique em Lançar.
Criar um lançamento recorrente
- Clique em Novo lançamento recorrente (1).
- Dê um Nome do modelo, por exemplo « Leasing da carrinha », e o Descrição do lançamento que aparecerá no diário. A Referência é opcional.
- Em Linhas, escolha as contas e introduza os montantes no Débito e no Crédito. O lançamento tem de estar Equilibrado: tanto a débito como a crédito.
- Escolha a Periodicidade: todos os meses, todos os trimestres ou uma vez por ano.
- Indique o Primeiro vencimento e, se o lançamento terminar, o Último vencimento. Um vencimento no último dia do mês fica sempre no fim do mês.
- Verifique os Próximos vencimentos apresentados e depois clique em Guardar.
Se o primeiro vencimento já tiver passado, o lançamento aparece como Vencido: Lançar contabiliza então todos os vencimentos em atraso, por ordem.
Para alterar um lançamento, clique na respetiva linha. A secção Já contabilizado lista os lançamentos feitos, com o número e o respetivo estorno.
As regularizações: gastos a pagar, rendimentos a receber
Um gasto do período cuja fatura só chega mais tarde tem de constar do período certo: é uma regularização (um acréscimo de gastos). Ative Estornar no dia 1 do mês seguinte: em cada vencimento, o To Bill faz o lançamento e, depois, o lançamento inverso no primeiro dia do mês seguinte.
Por exemplo, honorários do fiduciário faturados depois de cada trimestre:
| Data | Lançamento |
|---|---|
| 31.03 | Débito 6500 Gastos de administração, crédito 2300 Gastos a pagar: o gasto fica no 1.º trimestre. |
| 01.04 | O lançamento inverso: a conta 2300 fica saldada. |
| na receção | A fatura introduz-se como habitualmente, como despesa: o gasto fica a zero em abril, uma vez que o estorno já o compensou. |
Uma regularização única de fim de ano
Para um gasto a pagar apenas a 31 de dezembro, crie um lançamento recorrente anual com o mesmo Primeiro vencimento e Último vencimento, a 31.12, e o estorno ativado. O lançamento inverso é feito a 01.01, no novo exercício.
Um lançamento recorrente feito no diário tem a indicação Lançamento recorrente: …, com uma ligação para o respetivo modelo. Um lançamento corrige-se por estorno no diário, nunca apagando-o.
Base legal
- Os gastos e os rendimentos são apresentados segundo os princípios da especialização dos exercícios e do balanceamento entre gastos e rendimentos: art. 958b, n.º 1, do Código das Obrigações (CO).
- Os passivos de regularização figuram no balanço, no capital alheio a curto prazo; os ativos de regularização, no ativo circulante: art. 959a CO.
- Os livros não podem ser alterados sem que a alteração seja visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).