Envoyer votre première facture

Quatre étapes séparent une entreprise toute neuve de sa première facture payée : un client, une facture, l’envoi, le paiement. Comptez cinq minutes.

Avant de commencer

Vérifiez que votre entreprise est bien configurée, surtout l’adresse, le numéro IDE et la QR-facture avec votre IBAN : voir Configurer votre entreprise.

1. Ajouter le client

1. Dans le menu, cliquez sur le + à côté de Clients, ou ouvrez Clients puis Ajouter.

2. Choisissez Privé ou Entreprise, puis saisissez le Nom.

3. Saisissez l’adresse : Rue et numéro, NPA et Ville. Elle s’imprime sur la facture et dans sa QR-facture.

4. Saisissez l’Email : c’est là que partira la facture.

   

5. Cliquez sur Enregistrer.

Le Délai de paiement est facultatif : vide, la facture prend le délai par défaut de vos paramètres, 30 jours. Plus de détails : Les clients.

2. Créer la facture

1. Dans le menu, cliquez sur le + à côté de Factures. Vous pouvez aussi appuyer sur ⌘K (Ctrl+K sur Windows) puis ⌥1 (Alt+1) : voir Tout retrouver avec la recherche.
2. Client : choisissez le client. La date et l’échéance sont préremplies.
3. Lignes : ajoutez vos lignes (désignation, quantité, prix) ; Entrée ajoute la ligne. Les totaux, la TVA et l’aperçu du PDF, à droite, se calculent seuls.
4. Options : ajoutez si besoin une note sous Notes, par exemple vos conditions de paiement.

Il n’y a pas de bouton pour enregistrer : dès qu’elle a un client et une ligne, la facture s’enregistre toute seule, au statut En attente, et Enregistré s’affiche en haut. Elle n’est pas encore envoyée et vous pouvez encore la corriger. Le guide complet : Créer une facture.

Vos prestations reviennent souvent ?

Enregistrez-les comme articles, avec leur prix et leur taux de TVA : à la facture suivante, il suffit de taper leur nom. Voir Les articles.

3. Envoyer la facture

1. Ouvrez la facture depuis la liste Factures. Sa page montre le PDF tel que votre client le recevra, avec la QR-facture en dernière page. Le statut (1) indique En attente.

   

2. Relisez le PDF. Pour corriger, cliquez sur Modifier.

3. Cliquez sur Envoyer (2), vérifiez le destinataire et l’objet, puis cliquez sur Envoyer.

Vous êtes encore dans l’éditeur ? Envoyer, en haut à droite, ouvre la même fenêtre d’envoi.

Votre QR-facture ou votre logo ne sont pas encore en place ? La fenêtre d’envoi les demande d’abord, dans le cadre Avant d’envoyer votre facture :

• IBAN pour recevoir les paiements : collez ou tapez l’IBAN du compte de votre entreprise, avec ou sans espaces. Vous n’avez rien d’autre à choisir : la ligne en dessous dit quel compte To Bill a reconnu et ce qui figurera sur vos factures, par exemple « Compte QR détecté : vos factures porteront une référence QR, et les paiements seront reconnus automatiquement. » Cliquez sur Activer la QR-facture.
• Votre logo : cliquez sur Ajouter un logo et choisissez une image PNG ou JPG de 5 Mo au plus.

Pas maintenant remet l’un ou l’autre à plus tard et passe à l’envoi. Plus de détails : La QR-facture.

La facture part par e-mail avec son PDF, et son statut passe à Envoyée. Une fois envoyée, elle ne se modifie plus : une erreur se corrige par une note de crédit. Voir Envoyer une facture.

4. Recevoir le paiement

Votre client scanne la QR-facture avec l’app de sa banque : le montant, votre IBAN et la référence se remplissent seuls.

• Vous voyez le paiement sur votre compte : sur la page de la facture, cliquez sur Marquer comme payée et indiquez le jour où l’argent est arrivé.
• Vous importez vos relevés bancaires : To Bill reconnaît le paiement grâce à la référence et le rapproche de la facture. Voir Les encaissements.
• Pas de paiement à l’échéance : envoyez un rappel. Voir Les rappels.

Votre première facture est payée : elle compte dans le chiffre Encaissé du Tableau de bord.