Enviar a sua primeira fatura
Quatro etapas separam uma empresa acabada de criar da sua primeira fatura paga: um cliente, uma fatura, o envio, o pagamento. Conte com cinco minutos.
Antes de começar
Verifique que a sua empresa está bem configurada, sobretudo a morada, o número IDE e a fatura QR com o seu IBAN: consulte Configurar a sua empresa.
1. Acrescentar o cliente
No menu, clique no + ao lado de Clientes, ou abra Clientes e depois Adicionar.
Escolha Privado ou Empresa e introduza o Nome.
Introduza a morada: Rua e número, Código postal e Cidade. É impressa na fatura e na respetiva fatura QR.
Introduza o E-mail: é para lá que a fatura será enviada.
Clique em Guardar.
O Prazo de pagamento é facultativo: vazio, a fatura usa o prazo por defeito das suas definições, 30 dias. Mais pormenores: Os clientes.
2. Criar a fatura
- No menu, clique no + ao lado de Faturas. Também pode premir ⌘K (Ctrl+K no Windows) e depois ⌥1 (Alt+1): consulte Encontrar tudo com a pesquisa.
- Cliente: escolha o cliente. A data e o vencimento ficam preenchidos.
- Linhas: acrescente as suas linhas (designação, quantidade, preço); Enter acrescenta a linha. Os totais, o IVA e a pré-visualização do PDF, à direita, calculam-se sozinhos.
- Opções: se for preciso, acrescente uma nota em Notas, por exemplo as suas condições de pagamento.
Não há botão para guardar: assim que tem um cliente e uma linha, a fatura guarda-se sozinha, com o estado Pendente, e aparece Guardado no topo. Ainda não foi enviada e ainda a pode corrigir. O guia completo: Criar uma fatura.
As suas prestações repetem-se muitas vezes?
Guarde-as como artigos, com o preço e a taxa de IVA: na fatura seguinte, basta escrever o nome. Consulte Os artigos.
3. Enviar a fatura
Abra a fatura a partir da lista Faturas. A página dela mostra o PDF tal como o seu cliente o vai receber, com a fatura QR na última página. O estado (1) indica Pendente.
Releia o PDF. Para corrigir, clique em Editar.
Clique em Enviar (2), verifique o destinatário e o assunto e clique em Enviar.
Ainda está no editor? Enviar, no canto superior direito, abre a mesma janela de envio.
A sua fatura QR ou o seu logótipo ainda não estão configurados? A janela de envio pede-os primeiro, no quadro Antes de enviar a sua fatura:
- IBAN para receber os pagamentos: cole ou escreva o IBAN da conta da sua empresa, com ou sem espaços. Não tem mais nada a escolher: a linha por baixo diz que conta o To Bill reconheceu e o que vai aparecer nas suas faturas, por exemplo «Conta QR detetada: as suas faturas terão uma referência QR e os pagamentos serão reconhecidos automaticamente.» Clique em Ativar a fatura QR.
- O seu logótipo: clique em Adicionar um logótipo e escolha uma imagem PNG ou JPG de 5 MB no máximo.
Agora não adia um ou outro e passa ao envio. Mais pormenores: A fatura QR.
A fatura parte por e-mail com o respetivo PDF, e o estado passa a Enviada. Depois de enviada, já não se altera: um erro corrige-se com uma nota de crédito. Consulte Enviar uma fatura.
4. Receber o pagamento
O seu cliente digitaliza a fatura QR com a app do banco dele: o montante, o seu IBAN e a referência preenchem-se sozinhos.
- Vê o pagamento na sua conta: na página da fatura, clique em Marcar como paga e indique o dia em que o dinheiro chegou.
- Importa os seus extratos bancários: o To Bill reconhece o pagamento graças à referência e reconcilia-o com a fatura. Consulte Os recebimentos.
- Não há pagamento no vencimento: envie um lembrete. Consulte Os lembretes.
A sua primeira fatura está paga: conta no número Recebido do Painel de controlo.