Acompanhar as faturas por pagar

A página Pagamentos pendentes é a antiguidade de saldos dos seus devedores: tudo o que os seus clientes lhe devem numa data, ordenado conforme o atraso. Serve para saber a quem enviar lembretes e para entregar ao seu fiduciário a lista das partidas em aberto no fecho de contas.

Antes de começar

Pagamentos pendentes faz parte da contabilidade: a página aparece no menu, em Pagamentos, quando a contabilidade está ativada. Consulte Ativar a contabilidade. Sem contabilidade, o separador Por receber da lista das faturas já dá tudo o que falta pagar.

Ler a antiguidade de saldos

No menu, em Pagamentos, abra Pagamentos pendentes.

1. A data. Por predefinição, hoje. Escolha Fim do mês passado, Fim do ano passado ou outra data passada: a antiguidade de saldos mostra o que estava em aberto nesse dia.
2. Os escalões de atraso: Ainda não vencido, De 1 a 30 dias, De 31 a 60 dias, De 61 a 90 dias, Mais de 90 dias depois do vencimento. Clique num escalão para ver só esse escalão na tabela; clique de novo para retirar o filtro.
3. Concordância com a contabilidade compara o total por pagar com o saldo da conta 1100 Devedores. Coincide: está tudo certo. Diferença a esclarecer: o To Bill lista de onde vem a diferença, e cada linha leva ao documento ou à conta a verificar.

O total, em cima, inclui as taxas de lembrete que os seus clientes ainda devem; o To Bill indica-as por baixo do número de documentos, por exemplo «dos quais taxas de lembrete: CHF 20.00». É o mesmo número que o separador Por receber da lista das faturas.

O botão Clientes / Fornecedores passa para a antiguidade de saldos das suas faturas de fornecedores por pagar.

O detalhe por cliente

Cada linha é um cliente, com os montantes por escalão e o total. Clique na seta de um cliente para ver os documentos dele (1): cada fatura com a data, o vencimento ou os dias de atraso, e as notas de crédito em dedução. Clique num número para abrir a fatura.

Os montantes estão em francos. Uma fatura numa moeda para a qual não existe nenhuma taxa de câmbio não entra nos totais: a linha mostra não convertido, com o montante na respetiva moeda, e a página resume-o, por exemplo «+ EUR 1'200.00 não convertido». Quando foi usada uma taxa mais antiga, o To Bill indica-o: «Taxa EUR: última taxa conhecida, de …».

A barra de filtros pesquisa um cliente ou um número de fatura, e filtra por Cliente, Atraso, Montante e Vencimento. Vistas propõe Em atraso, Mais de 90 dias e Vencem este mês.

A partir da fatura, pode enviar um lembrete, registar um pagamento ou dar o crédito como perdido.

Exportar a lista das partidas em aberto

1. Escolha a data, por exemplo o fim do exercício.

2. Clique em Exportar.

3. Escolha o documento e o formato:

   • Antiguidade de saldos: um total por cliente e por escalão de atraso;
   • Lista de partidas em aberto: um documento por linha, com a data, o vencimento, os dias de atraso e o saldo em aberto.

   

4. Escolha PDF (para imprimir ou entregar ao seu fiduciário) ou CSV (para abrir numa folha de cálculo).

O ficheiro retoma tudo o que está em aberto na data escolhida. Os filtros da tabela não se aplicam a ele. Por baixo do total, uma linha indica as taxas de lembrete que inclui.

Dar um crédito como perdido

Quando um cliente não vai pagar (falência, certidão de insolvência, cliente incontactável):

1. Abra a fatura. Em Crédito, clique em Ações › Dar como perdida.
2. Indique o Motivo. Consta do lançamento e justifica a perda em caso de controlo.
3. Verifique o Montante perdido: por predefinição, tudo o que ainda está em dívida.
4. Se tiver uma certidão de insolvência (na Suíça, o «acte de défaut de biens» emitido pelo serviço de cobranças judiciais), introduza o número dela: permitir-lhe-á recuperar o crédito mais tarde.
5. Clique em Dar como perdida.

A fatura passa ao estado Dada como perdida e deixa de receber lembretes. A perda é contabilizada e o IVA da parte não paga é-lhe devolvido. Se o cliente acabar por pagar, abra Ações › Recuperação: o pagamento é registado e o IVA volta a ser devido sobre esse montante.

Base legal

• Uma perda sobre créditos reduz a contraprestação: o IVA já declarado é corrigido no momento da contabilização da perda, e volta a ser devido se o dinheiro chegar mais tarde: art. 41 da Lei do IVA (LTVA).
• Um crédito prescreve, em regra, ao fim de dez anos, art. 127 do Código das Obrigações (CO). As ações dos artesãos pelo seu trabalho e dos comerciantes a retalho pelos seus fornecimentos prescrevem ao fim de cinco anos: art. 128, ponto 3, CO. A prescrição corre a partir do momento em que o crédito é exigível (art. 130 CO) e interrompe-se, nomeadamente, por uma ação de cobrança judicial ou por um reconhecimento de dívida, como um pagamento parcial (art. 135 CO).