Suivre les factures impayées
La page Impayés est la balance âgée de vos débiteurs : tout ce que vos clients vous doivent à une date, classé selon le retard. Elle sert à savoir qui relancer, et à remettre à votre fiduciaire la liste des postes ouverts au bouclement.
Avant de commencer
Impayés fait partie de la comptabilité : la page apparaît dans le menu, sous Paiements, quand la comptabilité est activée. Voir Activer la comptabilité. Sans comptabilité, l’onglet À encaisser de la liste des factures donne déjà tout ce qui reste à payer.
Lire la balance âgée
Dans le menu, sous Paiements, ouvrez Impayés.
- La date. Par défaut, aujourd’hui. Choisissez Fin du mois dernier, Fin de l’année dernière ou une autre date passée : la balance montre ce qui était ouvert ce jour-là.
- Les tranches de retard : Pas encore échu, 1 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, Plus de 90 jours après l’échéance. Cliquez sur une tranche pour ne voir qu’elle dans le tableau ; cliquez à nouveau pour retirer le filtre.
- Concordance avec la comptabilité compare le total des impayés au solde du compte 1100 Débiteurs. Concorde : tout est juste. Écart à expliquer : To Bill liste d’où vient la différence, chaque ligne menant au document ou au compte à vérifier.
Le total, en haut, comprend les frais de rappel que vos clients doivent encore ; To Bill les indique sous le nombre de documents, par exemple « dont frais de rappel CHF 20.00 ». C’est le même chiffre que l’onglet À encaisser de la liste des factures.
Le bouton Clients / Fournisseurs passe à la balance de vos factures fournisseurs à payer.
Le détail par client
Chaque ligne est un client, avec ses montants par tranche et son total. Cliquez sur la flèche d’un client pour voir ses documents (1) : chaque facture avec sa date, son échéance ou ses jours de retard, et les notes de crédit en déduction. Cliquez sur un numéro pour ouvrir la facture.
Les montants sont en francs. Une facture dans une devise pour laquelle il n’existe aucun cours de change n’entre pas dans les totaux : sa ligne affiche non converti, avec son montant dans sa devise, et la page le résume, par exemple « + EUR 1'200.00 non converti ». Quand un cours plus ancien a servi, To Bill le dit : « Taux EUR : dernier taux connu du … ».
La barre de filtres cherche un client ou un numéro de facture, et filtre par Client, Retard, Montant et Échéance. Vues propose En retard, Plus de 90 jours et Échéance ce mois.
Depuis la facture, vous pouvez envoyer un rappel, enregistrer un paiement ou passer la créance en perte.
Exporter la liste des postes ouverts
Choisissez la date, par exemple la fin de l’exercice.
Cliquez sur Exporter.
Choisissez le document et son format :
- Balance âgée : un total par client et par tranche de retard ;
- Liste des postes ouverts : un document par ligne, avec sa date, son échéance, ses jours de retard et son solde ouvert.
Choisissez PDF (à imprimer ou à remettre à votre fiduciaire) ou CSV (à ouvrir dans un tableur).
Le fichier reprend tout ce qui est ouvert à la date choisie. Les filtres du tableau ne s’y appliquent pas. Sous le total, une ligne indique les frais de rappel qu’il comprend.
Passer une créance en perte
Quand un client ne paiera pas (faillite, acte de défaut de biens, client introuvable) :
- Ouvrez la facture. Dans Créance, cliquez sur Actions › Passer en perte.
- Indiquez le Motif. Il figure dans l’écriture et justifie la perte en cas de contrôle.
- Vérifiez le Montant perdu : par défaut, tout ce qui reste dû.
- Si vous avez un acte de défaut de biens, saisissez son numéro : il vous permettra de récupérer la créance plus tard.
- Cliquez sur Passer en perte.
La facture passe au statut Passée en perte et n’est plus relancée. La perte est comptabilisée et la TVA de la part non payée vous est rendue. Si le client paie finalement, ouvrez Actions › Récupération : le paiement est enregistré et la TVA redevient due sur ce montant.
Base légale
- Une perte sur créance réduit la contre-prestation : la TVA déjà déclarée est corrigée au moment de la comptabilisation de la perte, et redevient due si l’argent arrive plus tard : art. 41 LTVA.
- Une créance se prescrit en règle générale par dix ans, art. 127 CO. Les actions des artisans pour leur travail et des marchands en détail pour leurs fournitures se prescrivent par cinq ans : art. 128 ch. 3 CO. La prescription court dès l’exigibilité (art. 130 CO) et s’interrompt notamment par une poursuite ou par une reconnaissance de dette, comme un paiement partiel (art. 135 CO).