Retomar os seus dados do bexio ou de outro software
Vai mudar de software? O To Bill retoma os seus clientes, os seus artigos e as suas faturas ainda em aberto. A partir do bexio, lê as exportações tal como estão. A partir de outro software, lê um ficheiro Excel ou CSV, ou as suas faturas antigas em PDF. Vê sempre uma pré-visualização antes de qualquer coisa ser gravada.
As integrações
Abra Definições › Integrações e depois a categoria Importar de. Consulte As integrações.
| Cartão | O que retoma | Ficheiros |
|---|---|---|
| bexio (1) | Contactos, produtos, faturas em aberto e balancete | CSV, XLS, XLSX |
| Excel / CSV (2) | Clientes (Importar clientes) ou artigos (Artigos) | CSV, XLS, XLSX, JSON |
| Faturas PDF (3) | As suas faturas antigas, lidas automaticamente |
Os cartões Banana, Abacus, AbaNinja, Crésus, WinBIZ, Run my Accounts, KLARA, CashCtrl e Sage 50 estão marcados Em breve: Avisar-me avisa-o quando estiverem prontos. Entretanto, exporte os seus clientes e os seus artigos em CSV ou Excel a partir do seu software e passe por Excel / CSV.
Vir do bexio
No cartão bexio, clique em Importar. A página Vir do bexio apresenta as quatro retomas, com o caminho de cada exportação no bexio.
Faça-as por esta ordem: primeiro os contactos, para que as faturas em aberto fiquem nos clientes certos.
| Passo | A exportação no bexio |
|---|---|
| 1. Os seus contactos | Contactos → selecionar tudo → Exportar → CSV |
| 2. Os seus produtos | Dados mestre → Produtos → Exportar |
| 3. As suas faturas em aberto | Contabilidade → Relatórios → Partidas em aberto → «Lista OP devedores», ou Vendas → Faturas → Exportar |
| 4. O seu balancete | Contabilidade → Relatórios → saldos das contas a 31.12 (Excel ou CSV), ou o plano de contas com os saldos |
O bexio não existe em português: se o utilizar em francês, os menus chamam-se Contacts, Données de base, Comptabilité e Ventes, e a lista das partidas em aberto «Liste OP débiteurs».
1. Os seus contactos
Exporte os seus contactos do bexio e clique em Começar em Os seus contactos.
Deposite o ficheiro tal como está. O To Bill mostra Ficheiro bexio reconhecido.
Verifique a pré-visualização: cada cliente com o tipo, o endereço, o número IDE e o prazo de pagamento. Os clientes que já existem no To Bill estão marcados Já existe e não serão criados de novo; os fornecedores ficam de fora.
Leia os pontos a verificar, se os houver (um e-mail inválido, um número IDE cujo dígito de controlo não está certo…).
Clique em Importar, seguido do número de clientes.
2. Os seus produtos
O mesmo princípio em Os seus produtos: deposite a exportação, verifique a pré-visualização e importe. Os códigos que já existem não são criados de novo. As antigas taxas de IVA (7,7 %, 2,5 %, 3,7 %) passam para as taxas em vigor (8,1 %, 2,6 %, 3,8 %), com um aviso por linha.
3. As suas faturas em aberto
Exporte do bexio a lista das partidas em aberto e clique em Começar em As suas faturas em aberto.
Deposite o ficheiro. O To Bill mostra o número de Faturas a recuperar e o montante A receber.
Verifique cada fatura: o número do bexio, o cliente, as datas, o total e o valor em dívida. Um cliente que não existe no To Bill está marcado Cliente novo e será criado. Mais abaixo, as linhas deixadas de fora dizem o que não é retomado e porquê: fatura já paga, rascunho, anulada, nota de crédito.
Clique em Recuperar, seguido do número de faturas.
As faturas chegam ao separador Importadas da lista das faturas, com o número original. Não são reenviadas ao cliente, não recebem lembretes nem são contabilizadas uma segunda vez: aguardam o pagamento. O que o bexio já tinha recebido é registado como um pagamento. A referência QR delas é mantida: o pagamento que chega à sua conta é-lhes proposto automaticamente.
Se voltar a importar o mesmo ficheiro, as faturas já retomadas são ignoradas.
4. O seu balancete
Verificar o meu balancete controla a exportação dos saldos das suas contas no último dia do exercício: está equilibrado, e para onde vai cada conta no To Bill? Nada é gravado nesta etapa. O balancete serve de balanço de abertura quando ativar a contabilidade: consulte Retomar os seus livros de outro software e Ativar a contabilidade.
A partir do Excel ou de CSV
Para qualquer outro software, exporte os seus clientes e os seus artigos num ficheiro Excel ou CSV e utilize Excel / CSV. Depois, associe as colunas do seu ficheiro aos campos do To Bill. O detalhe está em Clientes e Artigos.
A partir das suas faturas antigas em PDF
- No cartão Faturas PDF, clique em Importar (ou, em Faturas, em Importar faturas).
- Deposite os seus PDF: vários ficheiros de uma vez.
- O To Bill lê cada fatura. Verifique, em cada uma, o cliente (existente ou a criar), a referência, a data, o vencimento, os montantes sem IVA, de IVA e com IVA, e indique se está Paga ou Não paga.
- Clique em Confirmar importação.
As faturas importadas chegam ao separador Importadas. Servem de histórico e, se estiverem por pagar, aguardam o pagamento; não se alteram. Esta leitura automática exige que a IA esteja disponível para a sua empresa.
Base legal
Os livros e os comprovativos contabilísticos do seu software anterior continuam a ser os seus comprovativos: conserve as exportações e os PDF originais durante dez anos a contar do fim do exercício, art. 958f do Código das Obrigações (CO).