Reprendre vos données de bexio ou d’un autre logiciel
Vous changez de logiciel ? To Bill reprend vos clients, vos articles et vos factures encore ouvertes. Depuis bexio, il lit les exports tels quels. Depuis un autre logiciel, il lit un fichier Excel ou CSV, ou vos anciennes factures PDF. Vous voyez toujours un aperçu avant que quoi que ce soit soit enregistré.
Les intégrations
Ouvrez Paramètres › Intégrations, puis la catégorie Importer depuis. Voir Les intégrations.
| Carte | Ce qu’elle reprend | Fichiers |
|---|---|---|
| bexio (1) | Contacts, produits, factures ouvertes et balance | CSV, XLS, XLSX |
| Excel / CSV (2) | Clients (Importer des clients) ou articles (Des articles) | CSV, XLS, XLSX, JSON |
| Factures PDF (3) | Vos anciennes factures, lues automatiquement |
Les cartes Banana, Abacus, AbaNinja, Crésus, WinBIZ, Run my Accounts, KLARA, CashCtrl et Sage 50 sont marquées Bientôt : Être prévenu vous avertit quand elles seront prêtes. En attendant, exportez vos clients et vos articles en CSV ou Excel depuis votre logiciel et passez par Excel / CSV.
Venir de bexio
Sur la carte bexio, cliquez sur Importer. La page Venir de bexio présente les quatre reprises, avec le chemin de chaque export dans bexio.
Faites-les dans cet ordre : les contacts d’abord, pour que les factures ouvertes arrivent chez les bons clients.
| Étape | L’export dans bexio |
|---|---|
| 1. Vos contacts | Contacts → tout sélectionner → Exporter → CSV |
| 2. Vos produits | Données de base → Produits → Exporter |
| 3. Vos factures ouvertes | Comptabilité → Rapports → Postes ouverts → « Liste OP débiteurs », ou Ventes → Factures → Exporter |
| 4. Votre balance | Comptabilité → Rapports → soldes des comptes au 31.12 (Excel ou CSV), ou le plan comptable avec les soldes |
1. Vos contacts
Exportez vos contacts de bexio, puis cliquez sur Commencer dans Vos contacts.
Déposez le fichier tel quel. To Bill affiche Fichier bexio reconnu.
Vérifiez l’aperçu : chaque client avec son type, son adresse, son numéro IDE et son délai de paiement. Les clients déjà présents dans To Bill sont marqués Existe déjà et ne seront pas recréés ; les fournisseurs sont laissés de côté.
Lisez les points à vérifier, s’il y en a (un e-mail invalide, un numéro IDE dont le chiffre de contrôle ne passe pas…).
Cliquez sur Importer, suivi du nombre de clients.
2. Vos produits
Même principe dans Vos produits : déposez l’export, vérifiez l’aperçu, puis importez. Les codes déjà présents ne sont pas recréés. Les anciens taux de TVA (7,7 %, 2,5 %, 3,7 %) sont mis aux taux en vigueur (8,1 %, 2,6 %, 3,8 %), avec un avertissement par ligne.
3. Vos factures ouvertes
Exportez la liste des postes ouverts de bexio, puis cliquez sur Commencer dans Vos factures ouvertes.
Déposez le fichier. To Bill affiche le nombre de Factures à reprendre et le Reste à encaisser.
Vérifiez chaque facture : son numéro bexio, son client, ses dates, son total et son reste dû. Un client absent de To Bill est marqué Nouveau client et sera créé. Plus bas, les lignes laissées de côté disent ce qui n’est pas repris et pourquoi : facture déjà payée, brouillon, annulée, note de crédit.
Cliquez sur Reprendre, suivi du nombre de factures.
Les factures arrivent dans l’onglet Importées de la liste des factures, avec leur numéro d’origine. Elles ne sont ni renvoyées au client, ni relancées, ni comptabilisées une seconde fois : elles attendent leur paiement. Ce que bexio avait déjà encaissé est enregistré comme un paiement. Leur référence QR est gardée : le paiement qui arrive sur votre compte leur est proposé automatiquement.
Si vous relancez l’import avec le même fichier, les factures déjà reprises sont ignorées.
4. Votre balance
Vérifier ma balance contrôle l’export des soldes de vos comptes au dernier jour de l’exercice : est-il équilibré, et où chaque compte va-t-il dans To Bill ? Rien n’est enregistré à cette étape. La balance sert de bilan d’ouverture quand vous activez la comptabilité : voir Reprendre vos livres d’un autre logiciel et Activer la comptabilité.
Depuis Excel ou CSV
Pour tout autre logiciel, exportez vos clients et vos articles en fichier Excel ou CSV, puis utilisez Excel / CSV. Vous associez les colonnes de votre fichier aux champs de To Bill. Le détail est dans Clients et Articles.
Depuis vos anciennes factures PDF
- Sur la carte Factures PDF, cliquez sur Importer (ou, dans Factures, sur Importer des factures).
- Déposez vos PDF : plusieurs fichiers à la fois.
- To Bill lit chaque facture. Vérifiez pour chacune le client (existant ou à créer), la référence, la date, l’échéance, les montants HT, TVA et TTC, et indiquez si elle est Payée ou Impayée.
- Cliquez sur Confirmer l’import.
Les factures importées arrivent dans l’onglet Importées. Elles servent d’historique et, si elles sont impayées, attendent leur paiement ; elles ne se modifient pas. Cette lecture automatique demande que l’IA soit disponible pour votre entreprise.
Base légale
Les livres et les pièces comptables de votre ancien logiciel restent vos pièces : conservez les exports et les PDF d’origine pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice, art. 958f CO.