Activer la comptabilité d’un client
Vous pouvez ouvrir les livres d’un client à sa place. Vous passez par le même assistant que lui, dans To Bill, et l’entreprise sait qui l’a fait et quand.
Avant de commencer
Le bouton Activer la comptabilité n’apparaît que si toutes ces conditions sont remplies :
- l’entreprise est un mandat de votre cabinet, qu’elle a approuvé : votre cabinet l’a créée, ou elle a rattaché son entreprise par votre invitation ;
- le mandat est l’un des vôtres : n’importe quel mandat du cabinet pour un Propriétaire ou un Admin, ceux qui vous sont attribués pour un Collaborateur ;
- vous n’êtes pas Lecteur du cabinet ;
- l’entreprise vous permet de tenir sa comptabilité (Comptabilité · Gérer) et de voir ses chiffres.
Le client vous a invité lui-même dans To Bill ?
Vous avez alors seulement le rôle qu’il vous a donné, pas une délégation de ses décisions : demandez-lui d’activer la comptabilité, ou de rattacher son entreprise à votre cabinet par une invitation. Voir Inviter un client.
Voir où en est l’entreprise
Ouvrez le mandat. La carte Comptabilité de l’Aperçu indique l’état de ses livres. Dans la vue d’ensemble, un badge le résume aussi, par exemple Prête à activer · 3 documents.
| Ce qui s’affiche | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| … documents seront repris dans les livres. | Les factures, paiements et dépenses déjà saisis seront comptabilisés à l’ouverture. |
| Les livres commenceront vides. | L’entreprise n’a encore rien saisi. |
| Ouverture des livres en cours | Quelqu’un a lancé l’ouverture : To Bill comptabilise les documents. |
| L’ouverture des livres s’est arrêtée avant la fin. | Cliquez sur Reprendre l’activation : elle reprend là où elle s’est arrêtée. |
| Comptabilité activée le … par … | C’est fait. Le nom du cabinet et de la personne s’affichent quand c’est un fiduciaire. |
Quand l’activation est impossible
La comptabilité ne peut pas encore être activée : suit la raison.
| Raison | Que faire |
|---|---|
| L’abonnement To Bill de l’entreprise n’est pas actif. | L’entreprise doit avoir un essai ou un abonnement actif. Pour une entreprise que vous avez créée, ouvrez-la dans To Bill et complétez ses informations : son essai démarre. |
| L’entreprise n’est pas en Suisse : la comptabilité n’est pas disponible. | La comptabilité de To Bill suit le droit suisse. |
| La méthode des taux forfaitaires de TVA n’est pas encore prise en charge. | Une entreprise au taux forfaitaire ne peut pas ouvrir ses livres dans To Bill. |
| L’entreprise a désactivé le module comptable. | Seul son administrateur peut le réactiver, dans Paramètres › Modules. |
Activer la comptabilité
- Dans la carte Comptabilité, cliquez sur Activer la comptabilité (1). Vous trouvez le même choix dans le menu … de la carte du mandat, dans la vue d’ensemble.
- To Bill s’ouvre dans un nouvel onglet. Vérifiez l’entreprise, puis cliquez sur Continuer vers …. Voir Ouvrir l’entreprise dans To Bill.
- L’assistant d’activation s’ouvre. Répondez aux trois questions, vérifiez l’aperçu des livres, corrigez ce qui doit l’être, puis cliquez sur Ouvrir les livres. Chaque étape est décrite dans Activer la comptabilité.
- À la fin, cliquez sur Retour au cockpit. La carte du mandat indique Comptabilité activée le … par ….
Une décision du client
Ouvrir les livres engage l’entreprise : la date de début, la forme juridique, le traitement de la TVA. Convenez de ces choix avec votre client avant de lancer l’assistant. Une fois les livres ouverts, la comptabilité ne se désactive plus.
Ce que voit l’entreprise
To Bill enregistre qui a ouvert les livres, pour quel cabinet et quand. Les administrateurs de l’entreprise en sont informés dans To Bill et par e-mail. L’information reste visible dans ses paramètres et sur l’accueil de sa comptabilité.
Base légale
- Le fiduciaire agit comme mandataire, dans les limites du mandat, et rend compte de sa gestion : art. 394 al. 1, 396 al. 1 et 400 al. 1 CO.
- La comptabilité doit permettre de retracer chaque enregistrement : art. 957a al. 2 ch. 5 CO.