Activer les salaires
Le module Salaires calcule la paie de vos employés chaque mois, aux taux officiels suisses de l’année. Il crée les fiches de salaire, le fichier de paiement pour votre banque, l’écriture de salaires et, en fin d’année, les certificats de salaire.
Avant de commencer
- Vous devez être administrateur de l’entreprise. Les autres utilisateurs voient le message Seul l’administrateur de votre entreprise peut activer ou désactiver ce module.
- Votre abonnement doit être actif.
- Le module est fait pour les petites entreprises, d’un à une vingtaine d’employés.
To Bill n’est pas certifié Swissdec
To Bill calcule la paie et prépare les chiffres, mais ne transmet rien aux caisses. Les déclarations restent à faire par vous : décompte AVS, déclaration à l’assureur accidents, décompte de l’impôt à la source, statistiques. Vous les faites sur le portail de chaque caisse, avec les chiffres que To Bill prépare.
Activer le module
Ouvrez Paramètres › Modules.
Sur la carte Salaires, cliquez sur Activer (1).
Le menu Salaires apparaît dans la barre latérale, après Paiements, pour vous et pour les personnes qui ont le droit de voir les salaires.
Mettre en place les salaires
La première fois, la page Salaires affiche Mettre en place les salaires (2) : trois étapes, une seule fois.
- Vos contrats d’assurance. Cliquez sur Saisir les assurances et recopiez les taux de vos contrats : caisse AVS, allocations familiales, assurance accidents, caisse de pension. Voir Saisir vos assurances.
- Vos employés. Cliquez sur Ajouter un employé pour chaque personne que vous payez. Voir Ajouter un employé.
- La première paie. Le bouton Nouvelle paie apparaît dès que les deux premières étapes sont faites. Voir Faire la paie du mois.
Votre année a commencé avec un autre logiciel ?
Saisissez, pour chaque employé, les cumuls de l’année de l’ancien logiciel (Cumuls repris). Ils gardent justes les plafonds de l’assurance-chômage et de l’assurance accidents. Voir Ajouter un employé.
Qui voit les salaires
Les salaires sont les données les plus personnelles de l’entreprise. Par défaut, seul le rôle Administrateur y a accès :
| Droit | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Salaires · Voir | Voir les paies, les fiches de salaire et les employés, avec les numéros AVS et les IBAN en entier ; chaque consultation est inscrite au journal d’accès. |
| Salaires · Gérer | Tout le reste : employés, assurances, paies, fichiers de paiement, certificats, journal d’accès. |
Les autres rôles n’ont aucune de ces permissions. Pour les donner à une personne précise, un administrateur ouvre Utilisateurs, modifie la personne et coche la permission dans Permissions.
Ce que To Bill fait, et ce qu’il ne fait pas
| To Bill fait | À faire par vous, hors de To Bill |
|---|---|
| Calcule AVS/AI/APG, assurance-chômage, LAA, IJM, LPP et allocations familiales aux taux officiels de l’année et aux taux de vos contrats | Transmettre les décomptes et déclarations aux caisses (pas de transmission Swissdec) |
| Retient l’impôt à la source au taux que vous saisissez depuis le barème cantonal | Trouver ce taux dans le barème, faire le décompte d’impôt à la source au canton |
| Crée les fiches de salaire et le fichier de paiement pain.001 | Déposer le fichier dans votre e-banking et le signer |
| Prépare les certificats de salaire (formulaire 11) et les récapitulatifs annuels | Remettre les certificats aux employés, envoyer les copies aux cantons qui les demandent |
| Passe l’écriture de salaires, si la comptabilité est tenue dans To Bill |
Désactiver le module
Dans Paramètres › Modules, cliquez sur Désactiver dans la carte Salaires, puis confirmez. Le menu Salaires disparaît pour toute l’équipe. Rien n’est supprimé : vos employés, vos paies et vos fiches réapparaissent si vous réactivez le module.
Tant qu’une paie est en brouillon, le module ne se désactive pas : Une paie est en cours s’affiche. Finalisez-la ou supprimez-la d’abord.
Base légale
- L’employeur remet au travailleur un décompte de salaire : art. 323b al. 1 CO.
- Les fiches de salaire, comme les autres pièces comptables, se conservent dix ans : art. 958f CO. Une fois finalisée, une paie ne change plus.
- Le numéro AVS doit être protégé par des mesures techniques et organisationnelles, avec un accès limité : art. 153d LAVS. To Bill l’enregistre chiffré, ne le montre qu’aux personnes qui ont accès aux salaires et inscrit chaque consultation au journal d’accès.