Les certificats de salaire et les déclarations de fin d’année
À la fin de l’année, ou au départ d’un employé, vous lui remettez son certificat de salaire. To Bill le remplit sur le formulaire officiel de l’AFC (formulaire 11), à partir des fiches de salaire finalisées. Il prépare aussi les chiffres que chaque caisse vous demande pour l’année.
Avant de commencer
- Les paies de l’année sont finalisées, jusqu’à décembre ou jusqu’au mois de sortie de l’employé. To Bill ne recalcule rien : le certificat additionne les fiches finalisées.
- Ayez sous la main ce que la paie ne connaît pas : voiture de service, chèques-repas, cantine, frais et leur règlement, autres prestations.
Pas de transmission électronique
To Bill n’est pas certifié Swissdec : il ne transmet pas les certificats aux administrations fiscales, et le PDF n’a pas le code-barres 2D des logiciels certifiés. Vous remettez les certificats vous-même. To Bill ne fait pas non plus les attestations de rentes (case B), les annexes pour droits de participation ni les décomptes annuels d’impôt à la source.
La clôture annuelle
Ouvrez Salaires › Clôture annuelle et choisissez l’année en haut à droite.
En haut : les Employés payés, les Certificats établis, les Salaires AVS et les Cotisations AVS/AI/APG/AC de l’année. Dessous, un certificat par employé payé dans l’année, avec les mois payés, le brut (chiffre 8), le net (chiffre 11) et son état :
| État | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Année en cours | L’année, ou l’emploi, n’est pas finie : des mois restent à payer. |
| À compléter | Il manque quelque chose : un mois sans paie finalisée, des frais à classer, le prix d’une voiture de service, un numéro AVS. |
| Prêt | Le certificat peut être établi. |
| Établi le … | Le certificat est établi et n’a pas changé depuis. |
| Modifié depuis | Une donnée a changé depuis : établissez une correction. |
À droite, Échéances des salaires liste les prochaines dates à tenir (acomptes AVS, décomptes d’impôt à la source…), calculées d’après votre paie.
Pendant le mois en cours
Tant que la paie du mois en cours n’est pas finalisée, les employés en service s’affichent À compléter (Mois sans paie validée). C’est normal : l’état se met à jour à chaque paie finalisée.
Établir un certificat
Une fois pour l’année, cliquez sur Paramètres des certificats et vérifiez ce que la case I du certificat dit de l’entreprise. Voir Les paramètres des certificats.
Cliquez sur un employé. Son certificat s’ouvre à droite, chiffre par chiffre, comme sur le formulaire.
Ouvrez Précisions de fin d’année et complétez ce qui concerne l’employé (voir ci-dessous). Cliquez sur Enregistrer : le certificat est recalculé.
Si l’encadré À regarder liste des points, corrigez-les.
Cliquez sur Établir le certificat.
Pour établir d’un coup tous les certificats prêts, cliquez sur Établir N certificats en haut de la page. Tous les certificats (PDF) les télécharge ensuite dans un seul fichier.
Les précisions de fin d’année
La paie ne connaît pas tout. Sous Précisions de fin d’année, indiquez :
- Frais payés avec les salaires : où vont les frais effectifs (Voyage, repas, nuitées (13.1.1), Autres frais effectifs (13.1.2), ou la croix seule si toutes les conditions du Cm 52 sont remplies) et les frais forfaitaires (Représentation (13.2.1), Voiture (13.2.2), Autres frais forfaitaires (13.2.3)). Tant qu’ils ne sont pas classés, le certificat n’est pas prêt.
- Voiture de service : pas de voiture, Forfait : 0,9 % du prix par mois (avec le Prix d’achat hors TVA et les Mois d’usage privé), Livre de bord : km privés × 75 centimes, ou les cas où rien ne va au chiffre 2.2.
- Repas et trajet : chèques-repas par mois, cantine à prix réduit, repas de midi payé, trajet gratuit (cases F et G).
- Prestations évaluées en fin d’année : pension et logement, autres prestations, perfectionnement payé, prestations non évaluables. Ce sont aussi des salaires AVS : vérifiez que la paie les a comptés.
- Observations (15) : les remarques que le guide de l’AFC prévoit (allocations familiales, plusieurs engagements, un certificat sur plusieurs) et vos propres remarques.
Le PDF du certificat
Dans le certificat ouvert, PDF (projet) télécharge le formulaire avec la mention PROJET, avant l’établissement. Une fois établi, PDF télécharge le certificat lui-même.
Le certificat porte le numéro AVS complet, comme le demande le formulaire. Chaque téléchargement est inscrit au journal d’accès. Les montants sont en francs entiers.
Corriger un certificat établi
Un certificat établi n’est pas modifié en place. Si une donnée change ensuite (une précision, une adresse), son état passe à Modifié depuis : cliquez sur Établir une correction. Le nouveau certificat porte la remarque qu’il remplace celui de la date précédente. La liste Certificats établis du certificat garde l’historique. Établir à nouveau un certificat identique ne change rien.
Les paramètres des certificats
- Lieu d’établissement, Téléphone et Personne responsable : la case I, la personne qui répond aux questions sur les certificats.
- Fenêtre de l’enveloppe : À gauche ou À droite, pour l’adresse de l’employé.
- Règlement des frais agréé : si le canton du siège a agréé votre règlement des frais, indiquez le Canton et la date Agréé le. Le chiffre 15 le mentionne.
Les déclarations annuelles
Plus bas, Déclarations annuelles donne les chiffres de l’année tels que chaque caisse les demande, à reporter sur son portail ou à télécharger avec Télécharger (CSV) :
| Onglet | Pour qui | Ce qu’il contient |
|---|---|---|
| AVS / AC | Votre caisse de compensation AVS | Salaire AVS et salaire AC (jusqu’à CHF 148’200 par an et par employé) |
| LAA / AANP | Votre assureur accidents | Salaire soumis, salaire assuré, dont AANP, part au-delà du plafond, par sexe |
| Allocations familiales | Votre caisse d’allocations familiales | Salaires AVS, cotisations et allocations versées, par canton de travail |
| LPP | Votre caisse de pension | Salaire annuel assuré, salaire coordonné, cotisations de l’année |
Les fichiers AVS et LPP contiennent les numéros AVS complets : leur téléchargement est inscrit au journal d’accès.
Base légale
- L’employeur remet au salarié une attestation de ses prestations, le certificat de salaire : art. 127 al. 1 let. a LIFD. Il l’établit chaque année et, au départ de l’employé, sans attendre la fin de l’année : guide de l’AFC pour le certificat de salaire, Cm 7.
- Les cantons de BS, BE, FR, JU, NE, SO, VS et VD demandent aussi une copie des certificats à leur administration fiscale (même guide, Cm 74). Renseignez-vous sur le délai de votre canton.
- La caisse de compensation reçoit le décompte des salaires de l’année au plus tard le 30 janvier : art. 36 al. 2 et 3 RAVS et mémento AVS 2.01.