Os certificados de salário e as declarações de fim de ano
No fim do ano, ou quando um funcionário sai, o empregador entrega-lhe o certificado de salário: o documento oficial que resume tudo o que o funcionário recebeu no ano e que ele junta à sua declaração de impostos. O To Bill preenche-o no formulário oficial da Administração Federal das Contribuições (AFC), o formulário 11, a partir dos recibos de vencimento finalizados. Prepara também os números que cada caixa lhe pede para o ano.
Antes de começar
- As folhas de pagamento do ano estão finalizadas, até dezembro ou até ao mês de saída do funcionário. O To Bill não recalcula nada: o certificado soma os recibos finalizados.
- Tenha à mão o que a folha de pagamento não conhece: viatura de serviço, senhas de refeição, cantina, despesas e o respetivo regulamento, outras prestações.
Sem transmissão eletrónica
O To Bill não é certificado Swissdec: não transmite os certificados às administrações fiscais, e o PDF não tem o código de barras 2D dos programas certificados. Os certificados são entregues por si. O To Bill também não faz os atestados de rendas (casa B), os anexos para direitos de participação nem as declarações anuais do imposto na fonte.
O encerramento anual
Abra Salários › Encerramento anual e escolha o ano no canto superior direito.
No topo: os Funcionários pagos, os Certificados emitidos, os Salários AVS e as Contribuições AVS/AI/APG/AC do ano. Por baixo, um certificado por funcionário pago no ano, com os meses pagos, o bruto (número 8), o líquido (número 11) e o estado:
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Ano em curso | O ano, ou o emprego, não terminou: ainda há meses a pagar. |
| A completar | Falta alguma coisa: um mês sem folha finalizada, despesas por classificar, o preço de uma viatura de serviço, um número AVS. |
| Pronto | O certificado pode ser emitido. |
| Emitido a … | O certificado está emitido e não mudou desde então. |
| Alterado desde então | Um dado mudou entretanto: emita uma correção. |
À direita, Prazos dos salários lista as próximas datas a cumprir (adiantamentos AVS, declarações do imposto na fonte…), calculadas a partir da sua folha de pagamento.
Durante o mês em curso
Enquanto a folha do mês em curso não estiver finalizada, os funcionários ao serviço aparecem A completar (Meses sem processamento validado). É normal: o estado atualiza-se a cada folha finalizada.
Emitir um certificado
Uma vez por ano, clique em Definições dos certificados e verifique o que a casa I do certificado diz sobre a empresa. Consulte As definições dos certificados.
Clique num funcionário. O certificado dele abre-se à direita, número a número, como no formulário.
Abra Dados de fim de ano e complete o que diz respeito ao funcionário (ver abaixo). Clique em Guardar: o certificado é recalculado.
Se o quadro A ver listar pontos, corrija-os.
Clique em Emitir o certificado.
Para emitir de uma vez todos os certificados prontos, clique em Emitir N certificados no topo da página. Todos os certificados (PDF) descarrega-os depois num único ficheiro.
Os dados de fim de ano
A folha de pagamento não conhece tudo. Em Dados de fim de ano, indique:
- Despesas pagas com o salário: para onde vão as despesas efetivas (Viagem, refeições, dormidas (13.1.1), Outras despesas efetivas (13.1.2), ou só a cruz, se todas as condições do n.º marginal 52 do guia da AFC estiverem cumpridas) e as despesas fixas (Representação (13.2.1), Automóvel (13.2.2), Outras despesas fixas (13.2.3)). Enquanto não estiverem classificadas, o certificado não está pronto.
- Viatura de serviço: sem viatura, Fixo: 0,9 % do preço por mês (com o Preço de compra sem IVA e os Meses de uso privado), Diário de bordo: km privados × 75 cêntimos, ou os casos em que nada vai para o número 2.2.
- Refeições e trajeto: senhas de refeição por mês, cantina a preço reduzido, almoço pago, trajeto gratuito (casas F e G).
- Prestações avaliadas no fim do ano: alimentação e alojamento, outras prestações, formação contínua paga, prestações não avaliáveis. Também são salário AVS: verifique se a folha de pagamento as contou.
- Observações (15): as observações que o guia da AFC prevê (abonos de família, vários contratos, um certificado repartido por vários) e as suas próprias observações.
O PDF do certificado
No certificado aberto, PDF (rascunho) descarrega o formulário com a menção PROJET (projeto), antes da emissão. Depois de emitido, PDF descarrega o próprio certificado.
O certificado tem o número AVS completo, como o formulário exige. Cada descarga fica registada no registo de acessos. Os montantes estão em francos inteiros.
Corrigir um certificado emitido
Um certificado emitido não é alterado no próprio documento. Se um dado mudar depois (um dado de fim de ano, um endereço), o estado passa a Alterado desde então: clique em Emitir uma correção. O novo certificado tem a observação de que substitui o da data anterior. A lista Certificados emitidos do certificado guarda o histórico. Voltar a emitir um certificado idêntico não muda nada.
As definições dos certificados
- Local de emissão, Telefone e Pessoa responsável: a casa I, a pessoa que responde às perguntas sobre os certificados.
- Janela do envelope: À esquerda ou À direita, para o endereço do funcionário.
- Regulamento de despesas aprovado: se o cantão da sede tiver aprovado o seu regulamento de despesas, indique o Cantão e a data Aprovado a. O número 15 menciona-o.
As declarações anuais
Mais abaixo, Declarações anuais dá os números do ano tal como cada caixa os pede, para copiar no portal dela ou para descarregar com Descarregar (CSV):
| Separador | Para quem | O que contém |
|---|---|---|
| AVS / AC | A sua caixa de compensação AVS | Salário AVS e salário AC (até CHF 148’200 por ano e por funcionário) |
| LAA / AANP | O seu segurador de acidentes | Salário sujeito, salário seguro, dos quais AANP (acidentes não profissionais), parte acima do teto, por sexo |
| Abonos de família | A sua caixa de abonos de família | Salários AVS, contribuições e abonos pagos, por cantão de trabalho |
| LPP | A sua caixa de pensões | Salário anual seguro, salário coordenado, contribuições do ano |
Os ficheiros AVS e LPP contêm os números AVS completos: a descarga deles fica registada no registo de acessos.
Base legal
- O empregador entrega ao trabalhador um atestado das prestações que lhe pagou, o certificado de salário: art. 127, n.º 1, alínea a, da Lei federal sobre o imposto federal direto (LIFD). Emite-o todos os anos e, na saída do funcionário, sem esperar pelo fim do ano: guia da AFC para o certificado de salário (em francês), n.º marginal 7.
- Os cantões de BS, BE, FR, JU, NE, SO, VS e VD também pedem uma cópia dos certificados para a sua administração fiscal (mesmo guia, n.º marginal 74). Informe-se sobre o prazo do seu cantão.
- A caixa de compensação recebe a declaração dos salários do ano o mais tardar a 30 de janeiro: art. 36, n.os 2 e 3, do Regulamento sobre o seguro de velhice e sobreviventes (RAVS) e memorando AVS 2.01 (em francês).