Comptabiliser les salaires d’un autre logiciel de paie
Vous faites la paie dans un autre logiciel (bexio, Abacus, Swiss21, un fichier Excel…) mais vous tenez vos livres dans To Bill ? Importez chaque mois le journal des salaires de ce logiciel. To Bill vérifie qu’il tombe juste, puis passe une seule écriture de salaires équilibrée pour le mois.
Avant de commencer
- La comptabilité est activée et vos livres sont ouverts. Voir Activer la comptabilité.
- Vous avez le droit de gérer la comptabilité : le journal contient le salaire de chaque employé.
- Exportez de votre logiciel de paie le journal du mois au format CSV, une ligne par employé. Un fichier Excel s’enregistre en CSV depuis Excel (Enregistrer sous › CSV).
- Si vous faites la paie dans le module Salaires de To Bill, n’importez rien : la paie passe déjà son écriture. Voir Faire la paie du mois.
Importer le journal du mois
Ouvrez Comptabilité › Salaires. La page s’appelle Salaires du mois.
Glissez le fichier dans Importer le journal des salaires, ou cliquez pour le choisir. CSV, 2 Mo au plus, séparé par point-virgule, virgule ou tabulation.
Laissez Format des colonnes sur Reconnaissance automatique. To Bill reconnaît les en-têtes habituels des journaux suisses en allemand, français et italien (AHV, ALV, NBU, BVG, FAK, QST, Nettolohn…). Choisissez un format précis seulement si une colonne n’est pas reconnue.
Si le fichier n’a pas de colonne de période, choisissez le Mois. La Date de l’écriture est par défaut le dernier jour du mois : mettez plutôt le jour de paiement si vous le connaissez.
To Bill lit le fichier et affiche l’aperçu. Rien n’est encore comptabilisé.
Vérifier l’aperçu
L’aperçu montre l’état du fichier, le nombre d’employés, les Salaires bruts, les Salaires nets versés, la date de l’écriture, chaque employé et L’écriture qui sera passée, ligne par ligne.
| État | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| Prêt à comptabiliser | Vérifiez l’écriture, puis comptabilisez. |
| À corriger | Le journal ne tombe pas juste : relisez les lignes signalées dans votre logiciel de paie, exportez à nouveau, puis cliquez sur Relire le fichier. |
| Comptes manquants | Un compte nécessaire n’est pas dans votre plan comptable. Cochez Ajouter ces comptes du plan comptable PME suisse, puis comptabiliser, ou ouvrez le plan comptable. |
| Déjà comptabilisé | Ce fichier est déjà dans vos livres : rien à faire. |
| Mois déjà comptabilisé | Un autre fichier de ce mois est déjà dans vos livres. Pour le remplacer, extournez son écriture dans le journal. Pour une paie complémentaire du même mois, cochez C’est une paie complémentaire du même mois (bonus, correction) : la comptabiliser en plus. |
Comment To Bill vérifie le journal
Sur chaque ligne, le net versé doit être égal au brut, plus les allocations familiales et les frais remboursés, moins les retenues de l’employé, au centime près. Une ligne Total en bas du fichier est lue comme un total de contrôle : elle doit être égale à la somme des employés, et elle n’est jamais comptabilisée comme un employé. Si une seule ligne ne tombe pas juste, rien n’est comptabilisé.
Cliquez ensuite sur Comptabiliser les salaires de … (1). L’écriture est passée dans le journal, et le fichier d’origine est gardé comme pièce justificative.
Où vont les montants
| Compte | Ce qui y va |
|---|---|
| 5000 | Les salaires bruts et les indemnités |
| 5700 | Les charges sociales de l’employeur : AVS/AC, allocations familiales, LPP, LAA, IJM (ou leurs sous-comptes 5710 à 5740, s’ils existent dans votre plan) |
| 5800 | Les frais remboursés |
| 2270 | Les dettes envers la caisse AVS, la caisse d’allocations familiales, la caisse de pension et les assureurs (ou les sous-comptes 2271 à 2274) |
| 2279 | L’impôt à la source retenu |
| 2210 | Les autres retenues |
| 1020 | Les salaires nets versés, sur le compte bancaire de vos réglages comptables |
Les mois déjà importés
Sous Mois déjà importés, chaque import montre son écriture (Écriture n° …, ou extournée) et le bouton Fichier d’origine, qui télécharge le fichier tel que vous l’avez importé.
Le modèle To Bill
Votre logiciel n’exporte pas de journal par employé ? Cliquez sur Modèle CSV et remplissez-le : une ligne par employé, avec la période, le brut, chaque cotisation employé et employeur, les allocations familiales, l’impôt à la source, les autres retenues, les frais et le net versé.
Base légale
- Les livres et les pièces comptables se conservent dix ans : art. 958f CO. Le journal importé est la pièce de l’écriture de salaires.
- L’annexe des comptes indique les dettes envers les institutions de prévoyance : art. 959c al. 2 ch. 7 CO. Si la dette LPP partage le compte 2270 avec d’autres assurances, l’aperçu vous le signale.
- La cotisation de solidarité à l’assurance-chômage (AC2) est supprimée depuis le 1er janvier 2023 : mémento AVS 2.08. Un journal de 2023 ou après qui en contient est signalé.