Contabilizar os salários de outro software de salários
Processa os salários noutro software (bexio, Abacus, Swiss21, um ficheiro Excel…), mas mantém os seus livros no To Bill? Importe todos os meses o diário de salários desse software. O To Bill verifica se as contas batem certo e depois regista um único lançamento de salários equilibrado para o mês.
Antes de começar
- A contabilidade está ativada e os seus livros estão abertos. Consulte Ativar a contabilidade.
- Tem o direito de gerir a contabilidade: o diário contém o salário de cada funcionário.
- Exporte do seu software de salários o diário do mês no formato CSV, uma linha por funcionário. Um ficheiro Excel grava-se em CSV a partir do Excel (Guardar Como › CSV).
- Se processar os salários no módulo Salários do To Bill, não importe nada: a folha de pagamento já regista o seu lançamento. Consulte Processar os salários do mês.
Importar o diário do mês
Abra Contabilidade › Salários. A página chama-se Salários do mês.
Arraste o ficheiro para Importar o diário de salários, ou clique para o escolher. CSV, no máximo 2 MB, separado por ponto e vírgula, vírgula ou tabulação.
Deixe Formato das colunas em Reconhecimento automático. O To Bill reconhece os cabeçalhos habituais dos diários suíços em alemão, francês e italiano (AHV, ALV, NBU, BVG, FAK, QST, Nettolohn…). Escolha um formato concreto só se uma coluna não for reconhecida.
Se o ficheiro não tiver coluna de período, escolha o Mês. A Data do lançamento é, por predefinição, o último dia do mês: coloque antes a data de pagamento, se a souber.
O To Bill lê o ficheiro e mostra a pré-visualização. Ainda não foi contabilizado nada.
Verificar a pré-visualização
A pré-visualização mostra o estado do ficheiro, o número de funcionários, os Salários brutos, os Salários líquidos pagos, a data do lançamento, cada funcionário e O lançamento que será efetuado, linha a linha.
| Estado | O que fazer |
|---|---|
| Pronto a contabilizar | Verifique o lançamento e depois contabilize. |
| A corrigir | O diário não bate certo: reveja as linhas assinaladas no seu software de salários, exporte de novo e clique em Voltar a ler o ficheiro. |
| Contas em falta | Uma conta necessária não está no seu plano de contas. Assinale Adicionar estas contas do plano de contas PME suíço e depois contabilizar, ou abra o plano de contas. |
| Já contabilizado | Este ficheiro já está nos seus livros: não há nada a fazer. |
| Mês já contabilizado | Outro ficheiro deste mês já está nos seus livros. Para o substituir, estorne o lançamento dele no diário. Para um processamento complementar do mesmo mês, assinale É um processamento complementar do mesmo mês (bónus, correção): lançá-lo também. |
Como o To Bill verifica o diário
Em cada linha, o líquido pago tem de ser igual ao bruto, mais os abonos de família e as despesas reembolsadas, menos os descontos do funcionário, ao cêntimo. Uma linha Total no fundo do ficheiro é lida como total de controlo: tem de ser igual à soma dos funcionários, e nunca é contabilizada como um funcionário. Se uma única linha não bater certo, nada é contabilizado.
Clique depois em Contabilizar os salários de … (1). O lançamento é registado no diário, e o ficheiro original é guardado como comprovativo.
Para onde vão os montantes
| Conta | O que lá entra |
|---|---|
| 5000 | Os salários brutos e as indemnizações |
| 5700 | Os encargos sociais do empregador: AVS/AC, abonos de família, LPP, LAA, IJM (ou as subcontas 5710 a 5740, se existirem no seu plano) |
| 5800 | As despesas reembolsadas |
| 2270 | As dívidas à caixa AVS, à caixa de abonos de família, à caixa de pensões e aos seguradores (ou as subcontas 2271 a 2274) |
| 2279 | O imposto na fonte retido |
| 2210 | Os outros descontos |
| 1020 | Os salários líquidos pagos, na conta bancária das suas definições contabilísticas |
Os meses já importados
Em Meses já importados, cada importação mostra o seu lançamento (Lançamento n.º …, ou Estornado) e o botão Ficheiro original, que descarrega o ficheiro tal como o importou.
O modelo do To Bill
O seu software não exporta um diário por funcionário? Clique em Modelo CSV e preencha-o: uma linha por funcionário, com o período, o bruto, cada contribuição do funcionário e do empregador, os abonos de família, o imposto na fonte, os outros descontos, as despesas e o líquido pago.
Base legal
- Os livros e os comprovativos contabilísticos conservam-se durante dez anos: art. 958f do Código das Obrigações (CO). O diário importado é o comprovativo do lançamento de salários.
- O anexo das contas indica as dívidas às instituições de previdência: art. 959c, n.º 2, ponto 7, CO. Se a dívida LPP partilhar a conta 2270 com outros seguros, a pré-visualização assinala-o.
- A contribuição de solidariedade para o seguro de desemprego (AC2) foi suprimida a partir de 1 de janeiro de 2023: memorando AVS 2.08 (em francês). Um diário de 2023 ou posterior que a contenha é assinalado.