Le journal d’accès aux salaires
Les salaires et les numéros AVS sont les données les plus confidentielles de vos employés. To Bill inscrit chaque consultation de ces données dans un journal, au nom de la personne qui les a consultées.
Avant de commencer
Le journal d’accès est réservé aux personnes qui gèrent les salaires (droit Salaires · Gérer). Les autres ne voient pas l’onglet.
Consulter le journal
Ouvrez Salaires › Journal d'accès. Chaque ligne dit Quand, Quoi, Qui et pour quel Employé (ou Toute la paie), la plus récente en haut.
Ce qui est inscrit
| Action | Quand elle est inscrite |
|---|---|
| Liste des employés consultée (AVS, IBAN) | Quelqu’un a ouvert Salaires › Employés, qui montre les numéros AVS en entier. |
| Fiche d’employé consultée (AVS, IBAN) | Quelqu’un a ouvert la fiche d’un employé, avec son numéro AVS et son IBAN en entier. |
| Numéro AVS affiché | Avant le 11 octobre 2026, la fiche d’un employé ne montrait que la fin du numéro AVS : quelqu’un a cliqué sur le bouton qui l’affichait en entier. Ces lignes restent dans le journal. |
| Fiche de salaire téléchargée | Le PDF d’une fiche de salaire. |
| Toutes les fiches téléchargées | Le PDF de toutes les fiches d’une paie. |
| Fichier de paiement créé | Le fichier pain.001 d’une paie. |
| Certificat de salaire téléchargé | Le PDF du certificat d’un employé. |
| Tous les certificats téléchargés | Le PDF de tous les certificats d’une année. |
| Déclaration AVS téléchargée, Déclaration LPP téléchargée | Les fichiers annuels pour la caisse AVS et la caisse de pension, qui contiennent les numéros AVS complets. |
| Document de sortie téléchargé | Un document du départ d’un employé, par exemple l’attestation de l’employeur ou le certificat de travail. Voir Le départ d’un employé. |
| Archive de conservation créée | L’archive de vos livres, qui comprend la comptabilité des salaires. Voir Archive et conservation. |
Les deux écrans qui montrent les numéros AVS et les IBAN en entier, la liste des employés et la fiche d’un employé, sont inscrits à chaque ouverture. Ouvrir une paie, elle, n’est pas inscrit.
Le journal est conservé
To Bill n’offre aucun moyen de modifier ou d’effacer une ligne du journal. Il fait partie de l’archive de vos livres, avec les fiches de salaire, les certificats et les fichiers de paiement.
Base légale
- Le numéro AVS doit être protégé par des mesures techniques et organisationnelles : accès limité aux personnes qui en ont besoin, et sécurité selon l’état de la technique : art. 153d LAVS.
- Le responsable du traitement assure une sécurité des données adaptée au risque : art. 8 LPD. Elle comprend notamment de pouvoir vérifier quelles données ont été saisies ou modifiées, par qui et quand : art. 3 al. 3 let. a OPDo.
- Pour les données archivées des livres, dont la comptabilité des salaires, les consultations et les accès sont enregistrés, et ces enregistrements sont conservés aussi longtemps que les données : art. 8 et art. 1 al. 3 Olico.