Les absences de l’équipe
L’onglet Absences de la page Temps montre qui est absent, et pourquoi, mois par mois. Une absence enregistrée ici compte ses jours de travail sans les week-ends ni les jours fériés du canton de travail. Les vacances deviennent les jours pris du solde de vacances de l’employé ; les autres absences s’affichent dans la paie du mois et remplissent l’attestation de l’employeur au départ.
Avant de commencer
- Les modules Salaires et Temps et projets sont activés : les absences sont celles des employés des salaires. Voir Activer les salaires et Activer Temps et projets.
- Pour enregistrer une absence, il faut le droit de gérer les salaires.
Le mois de l’équipe
Ouvrez Temps, puis l’onglet Absences. Le calendrier (1) montre une ligne par employé et une case par jour, dans la couleur du motif : Vacances, Maladie, Accident, Service militaire ou civil, Congé de maternité, Congé de l’autre parent, Congé non payé ou Autre absence. Une demi-journée remplit une moitié de case. Les week-ends sont grisés ; un point en haut d’une case marque un jour férié du canton de l’employé.
- Les flèches changent de mois ; Ce mois y revient.
- Toute l’équipe filtre une personne.
- Les deux boutons à droite passent du Calendrier à la Liste, qui donne pour chaque absence la personne, le motif, les dates et les jours comptés. Sur un téléphone, la liste s’affiche d’abord.
Un clic sur une absence l’ouvre pour la modifier ; un clic sur un jour libre en enregistre une ce jour-là.
Enregistrer une absence
Cliquez sur Enregistrer une absence (2).
Choisissez la Personne et le Motif.
Indiquez Du et Au. Pour un seul jour, choisissez Journée, Matin ou Après-midi. Pour plusieurs jours, Le premier jour commence à midi et Le dernier jour finit à midi comptent une demi-journée au début ou à la fin.
Vérifiez ce que To Bill compte, avant d’enregistrer : les jours de travail, les Jours fériés non comptés avec leur nom et leur date, et pour des vacances le Solde de vacances avant et après.
Ajoutez une Remarque si besoin, puis cliquez sur Enregistrer.
Deux absences ne peuvent pas couvrir la même demi-journée : To Bill le dit (« Une absence est déjà enregistrée le … ») et n’enregistre pas. Une maladie pendant des vacances, par exemple : raccourcissez d’abord les vacances, puis enregistrez la maladie. Un matin et un après-midi différents le même jour vont bien ensemble. Une absence doit tomber pendant l’engagement de l’employé.
Comment les jours sont comptés
- Du lundi au vendredi, sans les samedis et dimanches.
- Sans les jours fériés du canton de travail de l’employé (sa fiche, Canton de travail). To Bill suit la liste du SECO des jours fériés assimilés au dimanche, plus le 1er août partout. Un après-midi férié, comme le 1er mai à Soleure, laisse le matin.
- Pour un employé qui travaille moins de cinq jours par semaine (Jours travaillés par semaine sur sa fiche), chaque jour compte pour sa part : à 4 jours par semaine, une semaine d’absence compte 4 jours, une demi-journée 0,4 jour.
- Des vacances à cheval sur deux années comptent leurs jours dans chaque année.
Si le contrat ou la CCT compte autrement, un jour offert par exemple, activez Saisir le nombre de jours à la main et tapez les Jours. La liste les marque saisis à la main.
Les cantons dont les jours fériés dépendent de la commune
En Argovie, à Fribourg, à Neuchâtel et à Soleure, les jours fériés dépendent du district ou de la commune : Fribourg, par exemple, ne fête pas les mêmes jours dans les communes majoritairement catholiques et réformées. To Bill prend la région la plus courante et vous le signale dans la fenêtre de l’absence. Choisissez la région sur la fiche de l’employé, sous Vacances › Conditions › Jours fériés.
Qui voit quoi
| Droit | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Gérer les salaires | Enregistrer, modifier et supprimer les absences, avec leur motif et leur remarque. |
| Voir les salaires | Voir toutes les absences, leur motif et leur remarque. |
| Voir ou gérer le temps, sans les salaires | Voir qui est absent et quand, jamais pourquoi : une seule couleur, Absent, sans remarque. |
Le motif d’une absence, une maladie ou un accident, est une donnée sur la santé : il reste réservé aux personnes qui gèrent les salaires.
Les vacances et le solde
Les vacances enregistrées ici sont les jours pris du solde de vacances de l’employé : sa fiche les liste sous Vacances prises en …, avec le lien Voir dans Temps. Le report, le droit au prorata et les corrections restent sur la fiche. Voir Les vacances.
Dans la paie du mois et au départ
- La paie du mois indique, sous chaque employé, ses absences du mois par motif, par exemple « Maladie : 2 j ». C’est une information : To Bill ne change pas le salaire pour autant.
- Au départ d’un employé, l’attestation de l’employeur pour l’assurance-chômage reprend ses absences des 12 derniers mois (question 21), une maladie ou un accident pendant le délai de congé (question 13) et un service militaire autour du délai de congé (question 16). Voir Le départ d’un employé.
Ce que To Bill ne fait pas encore
- Réduire le salaire d’un congé non payé : corrigez la fiche de salaire du mois vous-même avec votre fiduciaire.
- Calculer et demander les allocations pour perte de gain (APG : service, maternité, autre parent) ou les indemnités journalières maladie et accident : la caisse de compensation et les assureurs les versent sur demande de l’employeur.
- Suivre le droit au salaire en cas de maladie (échelle bernoise, zurichoise ou bâloise) et la protection contre le licenciement pendant une maladie.
Base légale
- Les vacances : au moins quatre semaines par an, cinq jusqu’à 20 ans révolus, au prorata d’une année incomplète, art. 329a CO ; l’employeur fixe leur date en tenant compte des désirs du travailleur, art. 329c CO.
- Les jours fériés : le 1er août est assimilé au dimanche dans toute la Suisse, art. 110 al. 3 de la Constitution ; les cantons peuvent assimiler au dimanche huit autres jours fériés par an au plus, art. 20a al. 1 LTr. Liste par canton : annexe du SECO (état au 12.12.2024).
- L’employeur ne traite les données de ses travailleurs que dans la mesure où elles portent sur leurs aptitudes à remplir leur emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat, art. 328b CO ; les données sur la santé sont des données sensibles, art. 5 let. c ch. 2 LPD.