Activer le suivi du temps et des projets
Le module Temps et projets sert à noter les heures passées sur les projets de vos clients, à suivre leur budget, puis à facturer les heures en un clic.
Avant de commencer
- Vous devez être administrateur de l’entreprise pour activer le module.
- Votre abonnement doit être actif.
Activer le module
Ouvrez Paramètres › Modules.
Sur la carte Temps et projets, cliquez sur Activer (1).
Les menus Temps et Projets apparaissent dans la barre latérale, sous Temps et projets.
Pour le désactiver, cliquez sur Désactiver dans la même carte, puis confirmez. Les menus disparaissent pour toute l’équipe, mais rien n’est supprimé : vos projets et vos heures réapparaissent si vous réactivez le module.
Régler l’arrondi et les tarifs
Les réglages valent pour toute l’entreprise. Ouvrez Temps, puis cliquez sur l’icône des réglages, à gauche de Ajouter du temps.
- Arrondi des durées : Aucun, ou un pas de 5, 6, 10, 15 ou 30 minutes. Au pas de 6 minutes (0,1 h), les heures tombent juste sur la facture.
- Sens de l’arrondi : Vers le haut (7 minutes deviennent 12 minutes au pas de 6) ou Au plus proche (7 minutes deviennent 6 minutes, au moins un pas). L’arrondi s’applique quand les heures sont enregistrées ; les heures déjà saisies ne changent pas.
- Tarif horaire de l’entreprise : le tarif par défaut, hors TVA.
- Tarif habituel de chaque personne : facultatif, pour une personne facturée à un autre tarif.
- Cliquez sur Enregistrer.
Quel tarif s’applique ?
Le premier qui existe, dans cet ordre : le tarif saisi sur l’heure elle-même, le tarif de la personne sur le projet, le tarif du projet, le tarif habituel de la personne, puis le tarif de l’entreprise. Une heure sans aucun tarif ne peut pas être facturée : le rapport et la facturation la signalent (sans tarif).
Qui peut faire quoi
| Permission | Ce qu’elle permet | Rôles qui l’ont |
|---|---|---|
timetracking.track | Saisir, modifier et chronométrer ses propres heures. | Administrateur, Manager, Membre |
timetracking.view | Voir tous les projets, les heures de tous, les tarifs et le rapport. | Administrateur, Manager, Lecteur |
timetracking.manage | Gérer les projets, les tarifs, les réglages, et les heures de tous. | Administrateur, Manager |
timetracking.invoice | Facturer les heures (avec le droit de créer des factures). | Administrateur, Manager |
Un membre qui saisit ses heures ne voit que les siennes, sans les montants. Un administrateur peut ajuster les permissions d’une personne dans Utilisateurs.
Le temps de projet n’est pas l’enregistrement du temps de travail
To Bill enregistre des durées par projet et par jour, pour facturer et suivre les budgets. Il n’enregistre pas les heures de début et de fin ni les pauses que la loi sur le travail demande de consigner. Si vos employés y sont soumis, gardez cet enregistrement à part.
Base légale
- L’employeur tient à disposition des autorités les registres du temps de travail : art. 46 LTr. Ils indiquent notamment la durée du travail quotidienne et hebdomadaire, avec ses heures de début et de fin, et les pauses d’une demi-heure ou plus, et se conservent cinq ans : art. 73 OLT 1. Un enregistrement simplifié ou une renonciation sont possibles à certaines conditions : art. 73a et 73b OLT 1.