Ativar o registo do tempo e dos projetos
O módulo Tempo e projetos serve para registar as horas dedicadas aos projetos dos seus clientes, acompanhar o respetivo orçamento e faturar essas horas com um clique.
Antes de começar
- Tem de ser Administrador da empresa para ativar o módulo.
- A sua assinatura tem de estar ativa.
Ativar o módulo
Abra Definições › Módulos.
No cartão Tempo e projetos, clique em Ativar (1).
Os menus Tempo e Projetos aparecem na barra lateral, por baixo de Tempo e projetos.
Para o desativar, clique em Desativar no mesmo cartão e confirme. Os menus desaparecem para a equipa inteira, mas nada é apagado: os seus projetos e as suas horas voltam a aparecer se reativar o módulo.
Definir o arredondamento e as tarifas
As definições valem para a empresa inteira. Abra Tempo e clique no ícone das definições, à esquerda de Adicionar tempo.
- Arredondamento das durações: Nenhum, ou um passo de 5, 6, 10, 15 ou 30 minutos. Com um passo de 6 minutos (0,1 h), as horas ficam exatas na fatura.
- Sentido do arredondamento: Para cima (7 minutos passam a 12 minutos com um passo de 6) ou Ao mais próximo (7 minutos passam a 6 minutos, pelo menos um passo). O arredondamento aplica-se quando as horas são guardadas; as horas já registadas não mudam.
- Tarifa horária da empresa: a tarifa por defeito, sem IVA.
- Tarifa habitual de cada pessoa: facultativa, para uma pessoa faturada a outra tarifa.
- Clique em Guardar.
Que tarifa se aplica?
A primeira que existir, por esta ordem: a tarifa introduzida na própria hora, a tarifa da pessoa no projeto, a tarifa do projeto, a tarifa habitual da pessoa e, por fim, a tarifa da empresa. Uma hora sem qualquer tarifa não pode ser faturada: o relatório e a faturação assinalam-na (sem tarifa).
Quem pode fazer o quê
| Permissão | O que permite | Funções que a têm |
|---|---|---|
timetracking.track | Registar, alterar e cronometrar as suas próprias horas. | Administrador, Gestor, Membro |
timetracking.view | Ver todos os projetos, as horas de todos, as tarifas e o relatório. | Administrador, Gestor, Leitor |
timetracking.manage | Gerir os projetos, as tarifas, as definições e as horas de todos. | Administrador, Gestor |
timetracking.invoice | Faturar as horas (com o direito de criar faturas). | Administrador, Gestor |
Um membro que regista as suas horas só vê as próprias, sem os montantes. Um administrador pode ajustar as permissões de uma pessoa em Utilizadores.
O tempo de projeto não é o registo do tempo de trabalho
O To Bill regista durações por projeto e por dia, para faturar e acompanhar os orçamentos. Não regista as horas de início e de fim nem as pausas que a Lei do Trabalho exige que sejam anotadas. Se os seus colaboradores estiverem sujeitos a essa lei, mantenha esse registo à parte.
Base legal
- O empregador mantém à disposição das autoridades os registos do tempo de trabalho: art. 46 da Lei federal sobre o trabalho na indústria, no artesanato e no comércio (Lei do Trabalho, LTr). Esses registos indicam, nomeadamente, a duração diária e semanal do trabalho, com as horas de início e de fim, e as pausas de meia hora ou mais, e conservam-se durante cinco anos: art. 73 da Portaria 1 relativa à Lei do Trabalho (OLT 1). Um registo simplificado ou a renúncia ao registo são possíveis em certas condições: art. 73a e 73b OLT 1.