O plano de contas
O plano de contas lista as contas da sua empresa. O To Bill parte do plano de contas suíço para PME, adaptado à sua forma jurídica. Pode acrescentar-lhe as suas próprias contas, por exemplo uma segunda conta bancária.
Antes de começar
- O plano de contas é criado na abertura dos seus livros: consulte Ativar a contabilidade.
- Para acrescentar ou alterar uma conta, é preciso ter o direito de manter a contabilidade.
- Na vista Simples, o plano de contas encontra-se em Mais, no menu da contabilidade. Consulte Simples ou Especialista.
Consultar o plano de contas
Abra Contabilidade › Plano de contas. As contas estão agrupadas por classe: 1 ativos, 2 passivos, 3 rendimentos, 4 a 8 gastos, 9 encerramento.
- Nova conta: acrescenta uma conta. Atalho: N.
- Procurar um número ou um nome: filtra a lista.
- Em cada linha, + acrescenta uma conta logo a seguir a essa, e o lápis abre a conta.
A coluna Indicações assinala as contas especiais:
| Indicação | O que significa |
|---|---|
| Sistema | O To Bill precisa dela para contabilizar as suas faturas, despesas, IVA e encerramento. Pode mudar-lhe o nome, mas não a pode desativar nem eliminar. |
| Corretiva | Reduz outra conta da sua classe, como as amortizações acumuladas ou a provisão para cobranças duvidosas. |
| IVA · campo 400 | O seu saldo alimenta este campo da declaração de IVA da Administração Federal das Contribuições (AFC). |
| Desativada | Oculta nas listas de contas. O seu histórico fica nos seus livros. |
Acrescentar uma conta
Clique em Nova conta, ou em + na linha da conta a seguir à qual a quer colocar.
Introduza o Número de conta: 4 a 6 dígitos. O primeiro indica a classe. O To Bill verifica se o número está livre e mostra onde a conta vai ficar: a classe, o grupo, a conta que a precede e a natureza.
Introduza o Nome da conta. O plano de contas existe em quatro línguas: as línguas deixadas em branco retomam o primeiro nome introduzido.
Ative Conta corretiva se ela reduzir outra conta da sua classe.
Clique em Adicionar a conta.
Se o número já estiver ocupado, o To Bill propõe o primeiro número livre: clique em Usar para o utilizar.
As classes 6 a 8
Contêm sobretudo gastos, mas também rendimentos, como os rendimentos financeiros. Para uma conta destas classes, escolha a Natureza da conta.
Mudar o nome, desativar ou eliminar uma conta
Clique no lápis de uma conta. A janela dela abre-se.
- Mudar o nome: altere o nome numa ou em várias línguas e depois clique em Guardar.
- Desativar: desligue Em uso. A conta desaparece das listas, mas o seu histórico fica nos seus livros. Pode voltar a pô-la em uso mais tarde.
- Eliminar: apenas uma conta em que nunca foi contabilizado nada. Clique em Eliminar e depois confirme.
Onde esta conta é usada diz o que depende da conta antes de agir: uma conta predefinida, uma categoria de despesa, um artigo, uma conta bancária, um imobilizado, um lançamento recorrente, o saldo no exercício aberto e o número de linhas de lançamento.
Uma conta ainda em utilização
Uma conta com saldo no exercício aberto, ou que as suas definições ainda utilizam, continua em uso. Altere primeiro essas definições, ou salde a conta, e depois desative-a.
Base legal
- Os livros conservam-se durante dez anos tal como foram mantidos: uma conta com lançamentos não se elimina. Art. 958f, n.º 1, do Código das Obrigações (CO).
- O razão geral é composto pelas contas, com base nas quais se elaboram o balanço e a demonstração de resultados, e pelo diário: art. 1, n.º 2, da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).
Ver os movimentos de uma conta
Na janela de uma conta, o ícone no canto superior direito abre o respetivo razão: todos os movimentos e o saldo ao longo do tempo. Consulte O balancete e o razão geral.
As contas usadas por predefinição
A conta de cada venda, de cada meio de pagamento e de cada categoria de despesa escolhe-se em Contabilidade › Definições. Consulte As definições da contabilidade.