A lista À traiter e as tarefas do escritório

À traiter (a tratar) reúne tudo o que aguarda uma ação nos seus mandatos, do mais urgente para o menos urgente: não precisa de abrir cada empresa para saber em que ponto está o trabalho. O cockpit está em francês: os botões são citados tal como aparecem, com a tradução entre parênteses.

O que a lista contém

O To Bill preenche-a sozinho, a partir da contabilidade de cada mandato e das tarefas da sua equipa.

Tipo	O que aparece	Onde se trata
IVA	Décompte TVA … (declaração do IVA …) de um período terminado, ainda não entregue, com o respetivo prazo.	A declaração do período, no To Bill.
Impôt anticipé (imposto antecipado)	Déclarer l'impôt anticipé … (formulaire …) (declarar o imposto antecipado, formulário …), depois da decisão da assembleia sobre o lucro.	A aplicação do lucro, no To Bill.
Salaires (salários)	Os prazos da AVS, da LPP, do imposto na fonte e dos certificados de salário.	Uma tarefa do cockpit, a marcar como tratada.
Clôture (encerramento)	Clôturer l'exercice … (encerrar o exercício …) para um exercício terminado e ainda não encerrado.	O encerramento, no To Bill.
Tâches (tarefas)	As tarefas da sua equipa, com o respetivo prazo.	O cockpit.
Banque (banco)	… lignes bancaires à rapprocher (… linhas bancárias a reconciliar), a partir da mais antiga.	O banco, no To Bill.
À comptabiliser (por contabilizar)	… documents à comptabiliser (… documentos por contabilizar): faturas, pagamentos ou despesas que não constam do diário.	A página inicial da contabilidade, no To Bill.
Justificatifs (comprovativos)	… justificatifs à revoir (… comprovativos a rever): as despesas da empresa que o escritório não reviu.	As despesas, no To Bill; depois Marquer revus (marcar como revistos) na linha.
Configuration (configuração)	Ouvrir le premier exercice (abrir o primeiro exercício), para uma contabilidade ativa sem exercício.	A página inicial da contabilidade, no To Bill.

Um elemento sai da lista quando o trabalho está feito: a declaração foi entregue, as linhas foram reconciliadas, o exercício foi encerrado, a tarefa foi concluída, os comprovativos foram marcados como revistos.

Os prazos dos salários vêm das definições de cada mandato. Consulte Definir os prazos dos salários.

Ordenar e filtrar a lista

1. A barra de pesquisa e de filtros: procure um título, um mandato ou um tipo. Filtre por Type (tipo), Échéance (prazo), Mandat (mandato) e Responsable (responsável). Vues (vistas) propõe En retard (em atraso), Cette semaine (esta semana) e Attribués à moi (atribuídos a mim). Trier par (ordenar por) ordena por prazo, tipo ou mandato.
2. Abrir: a última coluna abre o elemento.

O Propriétaire (proprietário) e os Admin (administradores) passam de Mes mandats (os meus mandatos) para Tout le cabinet (o escritório inteiro). Um Collaborateur (colaborador) ou um Lecteur (leitor) vê os seus mandatos.

Tratar um elemento

1. Clique no botão Ouvrir dans To Bill (abrir no To Bill) no fim da linha, ou faça duplo clique na linha.
2. O To Bill abre-se num novo separador, no ecrã onde o trabalho é feito: a declaração do IVA do período, o encerramento, o banco, a lista dos documentos por contabilizar. Confirme com Continuar para …: consulte Abrir a empresa no To Bill.
3. Faça o trabalho no To Bill. O elemento sai da lista quando estiver resolvido.

Uma tarefa ou um prazo de salário abre-se no cockpit (Ouvrir la tâche, abrir a tarefa). Para a marcar como feita, assinale a respetiva caixa e clique em Marquer traité (marcar como tratado), ou clique no visto que aparece quando passa o rato sobre a linha. Enganou-se? Clique em Annuler (anular) na mensagem que aparece.

Numa linha … justificatifs à revoir, depois de verificados os documentos, clique em Marquer revus: a mensagem diz quantos comprovativos foram marcados como revistos, e Annuler volta a pô-los por rever. Só contam os comprovativos apresentados: um documento que o cliente acrescente entretanto continua por rever. Um Lecteur do escritório não vê este botão.

No teclado

Tecla	Ação
j ou ↓	Linha seguinte
k ou ↑	Linha anterior
Enter	Abrir o elemento
x	Selecionar a tarefa

Só de leitura

Um Lecteur do escritório vê a lista e abre os elementos, mas não marca nada como tratado: Lecture seule — votre rôle permet de consulter. (só de leitura: a sua função permite consultar).

As tarefas de um mandato

Cada mandato tem o seu quadro de tarefas: abra o mandato e depois Tâches. As colunas À faire (por fazer), En cours (em curso) e Terminée (concluída) mostram o progresso; arraste um cartão de uma coluna para outra.

1. Clique em Ajouter une carte (adicionar um cartão) por baixo de uma coluna, ou prima n, e introduza o título.
2. Abra o cartão para acrescentar uma Description (descrição), escolher quem fica Assigné (atribuído) e fixar a Échéance (prazo).
3. No cartão, escreva um comentário em Commentaires (comentários) e anexe ficheiros em Pièces jointes (anexos): PDF, imagens ou Excel, de 10 MB no máximo.

A partir da visão geral, o menu … de um cartão de mandato também propõe Créer une tâche (criar uma tarefa).

Lançar um processo

Um processo cria de uma só vez as tarefas datadas de um trabalho que se repete todos os anos ou todos os trimestres.

1. Abra o mandato. No cartão Comptabilité (contabilidade), clique em Lancer un processus (lançar um processo). Para vários mandatos, assinale-os na tabela da visão geral e clique em Lancer un processus.

2. Escolha o processo. O To Bill mostra cada etapa e a respetiva data.

3. Em Attribuer à (atribuir a), escolha a pessoa, ou mantenha Responsable du mandat (s'il est seul) (responsável pelo mandato, se for o único).

4. Clique em Créer … tâches (criar … tarefas). Uma etapa que já existe fica marcada como déjà créée (já criada) e não é criada de novo.

   

Processo	Etapas
Bouclement annuel (fecho anual)	Da reconciliação bancária à aprovação das contas: 7 etapas, a última seis meses depois do fim do exercício.
Décompte TVA (declaração do IVA)	Da recolha dos documentos à entrega e ao pagamento: 6 etapas, a última 60 dias depois do fim do período.
Reprise d'un mandat (retoma de um mandato)	As primeiras semanas de um novo mandato: 6 etapas, uma única vez por mandato.

Uma data que calhe a um sábado, a um domingo ou a um feriado passa para o dia útil seguinte.

Base legal

• A declaração do IVA entrega-se, e o imposto paga-se, nos 60 dias seguintes ao fim do período: art. 71, n.º 1, e 86, n.º 1, da Lei do IVA (LTVA).
• O relatório de gestão é submetido ao órgão que o aprova nos seis meses seguintes ao fim do exercício; a assembleia geral ordinária realiza-se no mesmo prazo: art. 958, n.º 3, e 699, n.º 2, do Código das Obrigações (CO).