Encerrar o exercício

O encerramento termina um exercício: o To Bill calcula o resultado, transfere-o para os seus capitais próprios, bloqueia o exercício e transfere os seus saldos para o exercício seguinte. Antes disso, faz os lançamentos de fim de ano que o To Bill não consegue adivinhar.

Antes de começar

• É preciso ter o direito de gerir a contabilidade. Ignorar um ponto bloqueante ou reabrir um exercício está reservado a um administrador ou ao seu fiduciário.
• O exercício tem de ter terminado. Um encerramento antecipado, por exemplo em caso de liquidação, tem de ser justificado.
• Planeie fazê-lo com o seu fiduciário: é ele quem verifica as contas antes de serem aprovadas.

Funcionalidade experimental

A contabilidade ainda está em desenvolvimento. Peça ao seu fiduciário que verifique as suas contas antes de encerrar.

A lista de fim de ano

Antes de encerrar, reveja:

1. Todos os seus documentos estão contabilizados: faturas, notas de crédito, despesas, recebimentos.
2. O banco está reconciliado até ao último dia do exercício.
3. As amortizações do seu imobilizado estão contabilizadas até à data de encerramento. Consulte Gerir o seu imobilizado.
4. As regularizações: os gastos a pagar e os rendimentos a receber do exercício, e os gastos pagos antecipadamente. Consulte Lançamentos recorrentes e regularizações.
5. As provisões e o inventário: introduza-os no diário, com o seu fiduciário.
6. As moedas estrangeiras: as suas rubricas em moeda estrangeira são reavaliadas à taxa de fecho.
7. O IVA: as declarações do exercício estão entregues; a última pode sê-lo depois do encerramento. Prepare a concordância anual. Consulte Preparar e entregar a declaração do IVA.
8. O anexo está completo: o encerramento fixa-o. Consulte O anexo às contas anuais.

A página Encerramento

Abra Contabilidade › Encerramento. O To Bill abre o exercício a encerrar, marcado como Por encerrar. Os outros exercícios estão na fila de botões; um exercício encerrado tem um cadeado.

A faixa dos meses mostra o estado de cada mês: Completo, Por resolver (um documento não contabilizado ou uma linha bancária por reconciliar), Em curso, A seguir ou Encerrado.

Passo 1: o que tem de estar em ordem

Cada controlo tem um distintivo:

• Bloqueante: o encerramento é impossível enquanto este ponto não estiver resolvido.
• A verificar: o encerramento continua possível, mas reveja este ponto.
• Em ordem: nada a fazer.

Clique em Corrigir para ir à origem do problema. Contabilizar tudo contabiliza de uma vez os documentos que ainda não o estão; Reavaliar contabiliza a reavaliação das suas rubricas em moeda estrangeira à taxa de fecho.

Controlo	O que verifica
Faturas, despesas, pagamentos recebidos	Está tudo contabilizado. Bloqueante.
Linhas bancárias	Estão todas reconciliadas. Bloqueante.
Comprovativos	Cada lançamento tem o seu comprovativo. A verificar.
Declarações do IVA	As declarações do exercício foram entregues. A verificar.
Taxa de fecho	As rubricas em moeda estrangeira estão avaliadas à taxa de fecho. A verificar.
Diário equilibrado, nenhum lançamento alterado	O total dos débitos é igual ao dos créditos, e a cadeia de impressões digitais está intacta. Bloqueante, sem exceção possível.
Anexo	O anexo está completo, ou é facultativo para a sua forma jurídica. A verificar.
Os seus lançamentos de fim de ano	Um lembrete: amortizações, provisões, inventário, regularizações. Registar um lançamento abre o diário.

Passos 2 a 4: o resultado e os lançamentos

O passo O resultado de … mostra os rendimentos, os gastos e o lucro ou o prejuízo, e para onde o encerramento o transfere.

Forma jurídica	Para onde vai o resultado
SA, Sàrl, cooperativa	Para a conta « Bénéfice / perte de l’exercice » (lucro ou prejuízo do exercício). A assembleia decide depois a sua aplicação: consulte Fazer decidir a aplicação do lucro.
Empresário em nome individual	Com a sua conta privada, para o seu capital próprio.
Sociedade de pessoas	Para a conta de resultado do sócio; a sua repartição inscreve-se depois no diário.

• Os lançamentos de encerramento: a passagem a zero dos rendimentos e dos gastos e, depois, a transferência do resultado. Ver os lançamentos detalha-os. São acrescentados ao diário: nada é alterado nem apagado.
• O exercício seguinte: o encerramento transfere para ele os saldos das suas contas de balanço, os saldos de abertura. Enquanto o exercício anterior estiver aberto, o To Bill já mantém atualizados saldos de abertura provisórios; o encerramento confirma-os.

Passo 5: encerrar

1. Releia a frase do passo Encerrar …: depois de encerrado, o exercício fica bloqueado.

2. Assinale Lancei os meus lançamentos de fim de ano (amortizações, provisões, inventário, acréscimos e diferimentos), ou não existem.

3. Se o exercício ainda não tiver terminado, indique Porquê encerrar agora?, com pelo menos 10 caracteres.

4. Clique em Encerrar 2025 (1).

   

Um ponto bloqueante a levantar

Um administrador ou o seu fiduciário pode clicar em Encerrar apesar dos pontos bloqueantes… e indicar o motivo. Isso nunca é possível com um diário desequilibrado ou alterado. O motivo é conservado.

Depois do encerramento

A página mostra 2025 está encerrado, a data, a pessoa e o resultado, e os Lançamentos feitos pelo encerramento, cada um com uma ligação para o diário.

• O exercício fica bloqueado: já não é possível nenhum lançamento nele. Uma correção faz-se no exercício seguinte.
• O anexo fica fixado tal como estava no encerramento.
• As suas contas anuais leva ao balanço, à demonstração de resultados e ao balanço do exercício seguinte, com o exercício encerrado em comparação.
• O resultado, a seguir leva à aplicação do lucro, para uma SA, uma Sàrl ou uma cooperativa.

O exercício seguinte

Abre-se sozinho com o seu primeiro lançamento. Para introduzir lançamentos com antecedência, clique em Abrir o exercício … no topo da página.

Reabrir um exercício encerrado

É excecional, e está reservado a um administrador ou ao seu fiduciário. Em Reabrir o exercício, clique em Reabrir 2025…, indique o Motivo da reabertura e depois confirme. Os lançamentos de encerramento e os saldos de abertura são estornados, nunca apagados: o diário guarda o rasto de ambos. O anexo volta a poder ser alterado.

Quando já não é possível

Assim que o exercício seguinte contenha um lançamento que não seja dos seus saldos de abertura, por exemplo a decisão sobre a aplicação do lucro ou uma fatura, o exercício encerrado já não pode ser reaberto. Corrija então com um lançamento no exercício seguinte.

O primeiro exercício

Uma empresa acabada de fundar pode ter um primeiro exercício mais curto ou mais longo do que 12 meses: de 1 a 24 meses, e encerrado o mais tardar a 31 de dezembro do ano seguinte ao da sua fundação. Escolhe-o ao ativar a contabilidade, no passo Ponto de partida, em O seu primeiro exercício: escolha Primeiro exercício mais curto ou mais longo, o Início (dia da fundação) e o Fim do primeiro exercício (1). Os exercícios seguintes duram 12 meses.

Acima de 18 meses, o To Bill avisa-o: vários cantões pedem então uma justificação. Um empresário em nome individual ou uma sociedade de pessoas encerra as contas em cada ano civil: o seu primeiro exercício não pode passar o 31 de dezembro. Consulte também Ativar a contabilidade.

Os prazos depois do encerramento

• As contas anuais são submetidas, assinadas, ao órgão que as aprova nos seis meses seguintes ao fim do exercício.
• Para uma SA ou uma Sàrl, a assembleia ordinária realiza-se nesses seis meses. Aprova as contas e decide sobre a aplicação do lucro.
• Os livros, os comprovativos e as contas anuais conservam-se durante dez anos a partir do fim do exercício.

Base legal

• As contas anuais compõem-se do balanço, da demonstração de resultados e do anexo; o relatório de gestão é elaborado e submetido nos seis meses seguintes ao fim do exercício, assinado pela presidência do órgão de direção e pela pessoa responsável pelas contas: art. 958, n.os 2 e 3, do Código das Obrigações (CO).
• A especialização dos exercícios para os gastos e os rendimentos: art. 958b CO. Cada lançamento é justificado por um comprovativo: art. 957a, n.º 2, ponto 2, CO.
• A assembleia ordinária realiza-se nos seis meses seguintes ao encerramento: art. 699, n.º 2, CO (SA) e 805, n.º 2, CO (Sàrl).
• Os livros e os comprovativos conservam-se durante dez anos a partir do fim do exercício: art. 958f CO. Não podem ser alterados sem que a alteração seja visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).
• Em cada ano civil, exceto no ano da fundação, uma pessoa coletiva encerra as suas contas: art. 79, n.º 3, da Lei federal sobre o imposto federal direto (LIFD). Um trabalhador independente encerra as suas contas em cada período fiscal: art. 41, n.º 3, LIFD.