A página inicial da contabilidade
Situação e pendentes é a página inicial dos seus livros. Diz em palavras simples em que ponto estão hoje as suas contas e lista o que aguarda uma ação da sua parte.
Antes de começar
A contabilidade tem de estar ativa: consulte Ativar a contabilidade. No menu, clique depois em Contabilidade: a página abre-se.
Funcionalidade experimental
A contabilidade ainda está em desenvolvimento. Verifique os seus números com o seu fiduciário antes de qualquer declaração.
Começar bem
Se abriu os seus livros por si, o cartão Começar bem aparece no topo da página, até todos os passos estarem feitos ou até o ocultar. Lista os passos que se seguem à abertura:
- resolver os pontos da saúde dos livros;
- importar o seu primeiro extrato bancário;
- comparar o balanço de abertura com o do seu fiduciário;
- encerrar os exercícios anteriores retomados;
- partilhar os seus livros com o seu fiduciário.
O To Bill assinala sozinho o que consegue verificar. Para o resto, clique em Feito. Ocultar retira o cartão.
Ler a situação
Por baixo do título, o To Bill indica o exercício em curso e a data do dia.
Situação (1) resume as suas contas em quatro números:
| Número | O que conta |
|---|---|
| O que tem no banco | As suas contas bancárias e a sua caixa, hoje. |
| O que lhe devem | As faturas que enviou e que ainda não foram pagas. |
| O que deve | Os seus fornecedores, o IVA e as suas outras dívidas. |
| Resultado do exercício | O seu lucro ou o seu prejuízo desde o início do exercício. |
Piloto automático (2) mostra o que o To Bill contabilizou sozinho nos últimos 30 dias: os seus comprovativos lidos pela IA e as suas linhas bancárias reconciliadas pelas suas regras. A validar conta os comprovativos que aguardam a sua decisão. Consulte O piloto automático dos comprovativos.
Tratar o que está pendente
Pendentes lista o que aguarda uma ação. Uma linha verde indica que esse ponto está em ordem. Cada linha tem o seu botão, que leva ao sítio onde a ação se faz.
- Documentos ainda por contabilizar. Faltam no diário faturas, despesas ou pagamentos. Clique em Ver detalhes e motivos: o To Bill agrupa-os por motivo e diz o que fazer. Para os que nunca foram contabilizados, clique em Contabilizar tudo (1).
- Movimentos bancários por reconciliar. Clique em Reconciliar (2) para ligar cada movimento do extrato à respetiva fatura ou despesa. Consulte Reconciliar os seus movimentos bancários.
- Pontos a verificar nos seus livros. Clique em Ver os pontos: consulte A saúde dos livros.
- Declaração de IVA a entregar. A linha indica o período e o prazo. Clique em Abrir o IVA: consulte A declaração do IVA.
Consoante a sua empresa, a lista mostra também os comprovativos A validar, as faturas de fornecedores a pagar, os lançamentos recorrentes e as amortizações pendentes, os salários do mês a importar, o encerramento do exercício e, para uma SA ou uma Sàrl, a aplicação do lucro a decidir.
Os motivos de um documento por contabilizar
| Motivo | O que fazer |
|---|---|
| Nunca contabilizados | Clique em Contabilizar tudo. |
| Nenhum exercício cobre a sua data | A data é anterior ao seu primeiro exercício. Clique em Retomar o histórico: consulte Retomar os seus livros de outro software. |
| O exercício está encerrado | Corrija a data do documento, ou reabra o exercício a partir do encerramento. |
| Conta desativada ou Conta não encontrada | A conta prevista falta no seu plano de contas. Clique em Abrir o plano de contas: consulte O plano de contas. |
| Datados antes do início da sua contabilidade | Introduzidos depois da abertura dos seus livros, mas com data anterior. Verifique se o seu balanço de abertura os contém. |
| À espera da taxa de câmbio oficial | Um documento em moeda estrangeira aguarda a taxa da Administração Federal das Contribuições (AFC) da respetiva data. Não há nada a fazer: é contabilizado assim que a taxa for publicada. Consulte As moedas estrangeiras. |
Simples ou Especialista
A contabilidade apresenta-se de duas formas:
- Simples: em linguagem corrente, sem números de conta nem débito e crédito. É a vista predefinida de um empresário.
- Especialista: com os números de conta, as colunas débito e crédito e os relatórios detalhados. É a vista predefinida de um fiduciário.
A escolha faz-se no fundo do menu da contabilidade, em Vista (2), ou em Contabilidade › Definições.
Em Simples, o menu mostra apenas o essencial: Situação e pendentes, Banco, IVA, o Balanço, a Demonstração de resultados e o Encerramento. Tudo o resto fica em Mais (1), que se expande com um clique e conta o que lá aguarda: A validar, Diário, Salários, Lançamentos recorrentes, Balancete, Razão geral, Imobilizado, Anexo, Aplicação do lucro, Saúde dos livros, Retoma, Plano de contas, Exportações e Definições.
Uma escolha pessoal
A vista fica memorizada para si, neste aparelho. Não altera os seus números nem a vista dos outros utilizadores: o seu fiduciário pode trabalhar em Especialista na mesma empresa.
O menu da contabilidade
À esquerda de cada página, o menu agrupa os ecrãs. Na vista Especialista:
- Dia a dia: A validar, Diário, Banco, IVA, Salários e Lançamentos recorrentes.
- Relatórios: Balanço, Demonstração de resultados, Balancete e Razão geral. Consulte O balanço e a demonstração de resultados.
- Fim do exercício: Encerramento, Imobilizado, Anexo, Aplicação do lucro, Saúde dos livros e Retoma.
- Configuração: Plano de contas, Exportações e Definições.
Na vista Simples, estes mesmos ecrãs estão arrumados como descrito acima, o essencial primeiro e o resto em Mais. Cada pessoa só vê os ecrãs a que as suas permissões dão acesso.
Um número ao lado de uma secção conta o que a aguarda, por exemplo os movimentos bancários por reconciliar. Num telemóvel, as secções abrem-se a partir do botão no topo da página.
Contabilidade simplificada
Se o seu exercício for mantido em contabilidade simplificada, a página inicial é Contabilidade simplificada, e o menu não propõe balanço, demonstração de resultados nem anexo. Consulte A contabilidade simplificada.