Le portail client

Chaque client a son portail : une page en ligne, sans mot de passe, où il retrouve tous les documents que vous lui avez envoyés. Il y télécharge ses factures, accepte ou refuse vos devis et, si vous l’avez activé, paie par carte ou TWINT.

Comment votre client y accède

Le portail n’a rien à configurer. Chaque e-mail de facture, de devis ou de rappel contient un lien Accéder à votre portail client. Ce lien ouvre tous les documents émis pour ce client chez vous, pas seulement celui de l’e-mail.

Pour voir le portail comme votre client le voit, cliquez sur Ouvrir le portail client : dans le menu … d’une facture, sur la carte du client d’une facture ou d’un devis, ou en haut de la fiche du client. Le portail s’ouvre dans un nouvel onglet ; son adresse est le lien à transmettre si votre client a perdu l’e-mail.

Un lien personnel

Le lien ne se devine pas, mais quiconque le possède voit les documents de ce client. Ne le transmettez qu’à votre client. Les brouillons n’y figurent jamais.

Ce que voit votre client

• En haut, le nom de votre entreprise, le nombre de factures en attente et le montant total dû. Votre client peut changer la langue.
• Les onglets Factures, Devis et, s’il y en a, Notes de crédit.
• Pour chaque document : son numéro, sa date, son montant, ce qu’il reste à payer et son statut.

En cliquant sur un document, il ouvre son PDF, tel que vous l’avez émis ; un devis que vous avez modifié après l’envoi s’affiche dans sa dernière version. Le PDF s’affiche dans la page, ajusté à la largeur, sur un ordinateur comme sur un téléphone ; au-dessus, le nombre de pages, le zoom et l’icône de téléchargement (Télécharger le PDF), qui l’enregistre. Une facture ouverte contient une QR-facture pour le montant qui reste dû.

Accepter ou refuser un devis en ligne

Sur un devis envoyé, votre client clique sur Accepter (1) ou Refuser (2). En cas de refus, il peut indiquer une raison, de 1000 caractères au plus. Vous recevez un e-mail et une notification, et le statut du devis change dans To Bill. Le motif du refus figure dans l’e-mail et sur la page du devis, sous Motif du refus. Une fois le devis accepté, il ne vous reste qu’à le convertir en facture : voir Devis.

Le devis vaut jusqu’à la fin du jour de Valable jusqu’au, heure suisse. Dès le lendemain, votre client ne peut plus l’accepter : Accepter disparaît, et le portail affiche par exemple « Ce devis a expiré le 30 sept. 2026. Contactez Atelier Léman SA pour le prolonger. » (1), avec l’adresse e-mail et le téléphone de votre entreprise, ceux de Paramètres › Entreprise. Refuser (2) reste possible. Pour prolonger l’offre, changez la date Valable jusqu’au du devis : voir Devis.

Le paiement en ligne

Si vous avez lié votre compte Stripe (Paramètres › Recevoir les paiements, Lier mon compte Stripe) et que Stripe accepte ses paiements, un bouton Payer apparaît sur chaque facture qui reste à payer. Votre client paie par carte ou par TWINT (en francs suisses, jusqu’à 5’000 CHF). Le montant est celui qui reste dû. Le paiement est enregistré sur la facture sans action de votre part.

Sans compte Stripe, ou tant que Stripe n’a pas accepté votre compte (configuration à terminer, vérification en cours), le portail n’affiche pas de bouton Payer : votre client paie par virement avec la QR-facture. Paramètres › Recevoir les paiements dit ce qui manque : voir Payer en ligne par carte ou TWINT.

Sur un téléphone

Le portail s’adapte au téléphone de votre client.

Vous savez quand la facture est vue

Quand votre client ouvre une facture dans son portail, To Bill la marque comme vue et vous envoie une notification.