La liste À traiter et les tâches du cabinet

À traiter réunit tout ce qui attend une action dans vos mandats, le plus urgent en premier : vous n’avez pas à ouvrir chaque entreprise pour savoir où en est le travail.

Ce que la liste contient

To Bill la remplit seul, à partir de la comptabilité de chaque mandat et des tâches de votre équipe.

Type	Ce qui apparaît	Où il se traite
TVA	Décompte TVA … d’une période terminée, pas encore déposé, avec son échéance.	Le décompte de la période, dans To Bill.
Impôt anticipé	Déclarer l’impôt anticipé … (formulaire …), après la décision de l’assemblée sur le bénéfice.	L’emploi du bénéfice, dans To Bill.
Salaires	Les échéances AVS, LPP, impôt à la source et certificats de salaire.	Une tâche du cockpit, à marquer traitée.
Clôture	Clôturer l’exercice … pour un exercice terminé et pas encore clôturé.	La clôture, dans To Bill.
Tâches	Les tâches de votre équipe, avec leur échéance.	Le cockpit.
Banque	… lignes bancaires à rapprocher, depuis la plus ancienne.	La banque, dans To Bill.
À comptabiliser	… documents à comptabiliser : factures, paiements ou dépenses absents du journal.	L’accueil de la comptabilité, dans To Bill.
Justificatifs	… justificatifs à revoir : les dépenses de l’entreprise que le cabinet n’a pas revues.	Les dépenses, dans To Bill ; puis Marquer revus sur la ligne.
Configuration	Ouvrir le premier exercice, pour une comptabilité active sans exercice.	L’accueil de la comptabilité, dans To Bill.

Un élément quitte la liste quand le travail est fait : le décompte est déposé, les lignes sont rapprochées, l’exercice est clôturé, la tâche est terminée, les justificatifs sont marqués revus.

Les échéances des salaires viennent des réglages de chaque mandat. Voir Régler les échéances des salaires.

Trier et filtrer la liste

1. La barre de recherche et de filtres : cherchez un titre, un mandat ou un type. Filtrez par Type, Échéance, Mandat et Responsable. Vues propose En retard, Cette semaine et Attribués à moi. Trier par classe par échéance, type ou mandat.
2. Ouvrir : la dernière colonne ouvre l’élément.

Le Propriétaire et les Admin passent de Mes mandats à Tout le cabinet. Un Collaborateur ou un Lecteur voit ses mandats.

Traiter un élément

1. Cliquez sur le bouton Ouvrir dans To Bill au bout de la ligne, ou double-cliquez sur la ligne.
2. To Bill s’ouvre dans un nouvel onglet, sur l’écran où se fait le travail : le décompte TVA de la période, la clôture, la banque, la liste des documents à comptabiliser. Confirmez avec Continuer vers … : voir Ouvrir l’entreprise dans To Bill.
3. Faites le travail dans To Bill. L’élément quitte la liste quand il est réglé.

Une tâche ou une échéance de salaire s’ouvre dans le cockpit (Ouvrir la tâche). Pour la marquer faite, cochez sa case puis cliquez sur Marquer traité, ou cliquez sur la coche qui apparaît au survol de la ligne. Une erreur ? Cliquez sur Annuler dans le message qui s’affiche.

Sur une ligne … justificatifs à revoir, une fois les pièces vérifiées, cliquez sur Marquer revus : le message dit combien de justificatifs sont marqués revus, et Annuler les remet à revoir. Seuls les justificatifs affichés comptent : une pièce que le client ajoute entre-temps reste à revoir. Un Lecteur du cabinet ne voit pas ce bouton.

Au clavier

Touche	Action
j ou ↓	Ligne suivante
k ou ↑	Ligne précédente
Entrée	Ouvrir l’élément
x	Sélectionner la tâche

Lecture seule

Un Lecteur du cabinet voit la liste et ouvre les éléments, mais ne marque rien comme traité : Lecture seule — votre rôle permet de consulter.

Les tâches d’un mandat

Chaque mandat a son tableau de tâches : ouvrez le mandat, puis Tâches. Les colonnes À faire, En cours et Terminée montrent l’avancement ; glissez une carte d’une colonne à l’autre.

1. Cliquez sur Ajouter une carte sous une colonne, ou tapez n, puis saisissez le titre.
2. Ouvrez la carte pour ajouter une Description, choisir qui est Assigné et fixer l’Échéance.
3. Dans la carte, écrivez un commentaire sous Commentaires et joignez des fichiers sous Pièces jointes : PDF, images ou Excel, 10 Mo au plus.

Depuis la vue d’ensemble, le menu … d’une carte de mandat propose aussi Créer une tâche.

Lancer un processus

Un processus crée d’un coup les tâches datées d’un travail qui revient chaque année ou chaque trimestre.

1. Ouvrez le mandat. Dans la carte Comptabilité, cliquez sur Lancer un processus. Pour plusieurs mandats, cochez-les dans le tableau de la vue d’ensemble, puis cliquez sur Lancer un processus.

2. Choisissez le processus. To Bill montre chaque étape et sa date.

3. Dans Attribuer à, choisissez la personne, ou gardez Responsable du mandat (s’il est seul).

4. Cliquez sur Créer … tâches. Une étape qui existe déjà est marquée déjà créée et n’est pas recréée.

   

Processus	Étapes
Bouclement annuel	Du rapprochement bancaire à l’approbation des comptes : 7 étapes, la dernière six mois après la fin de l’exercice.
Décompte TVA	De la collecte des pièces au dépôt et au paiement : 6 étapes, la dernière 60 jours après la fin de la période.
Reprise d’un mandat	Les premières semaines d’un nouveau mandat : 6 étapes, une seule fois par mandat.

Une date qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié passe au jour ouvrable suivant.

Base légale

• Le décompte TVA se remet, et l’impôt se paie, dans les 60 jours qui suivent la fin de la période : art. 71 al. 1 et 86 al. 1 LTVA.
• Le rapport de gestion est soumis à l’organe qui l’approuve dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice ; l’assemblée générale ordinaire a lieu dans le même délai : art. 958 al. 3 et 699 al. 2 CO.