Facturer depuis votre téléphone

Dans l’app, vous créez une facture avec QR-facture en quelques minutes, vous l’envoyez à votre client et vous suivez son paiement. Factures, devis et clients sont les mêmes que sur ordinateur.

Avant de commencer

• Le client doit exister : l’app ne crée pas de client depuis une facture. Ajoutez-le d’abord dans l’onglet Clients, avec le bouton +.
• Pour la QR-facture, ouvrez Plus › Paramètres › QR Facture, activez Activer la QR-facture et collez l’IBAN qui reçoit vos paiements dans IBAN pour recevoir les paiements : To Bill reconnaît le compte tout seul. Avec un compte QR, ajoutez un IBAN pour les factures en euros (facultatif) si vous facturez en euros. Touchez Enregistrer. Voir La QR-facture.

Ajouter un client

1. Ouvrez l’onglet Clients, puis touchez +.
2. Choisissez le Type : Entreprise ou Particulier.
3. Saisissez le Nom, l’Email, le Téléphone et l’adresse : Rue et numéro, NPA, Ville. Le Délai de paiement (jours) est facultatif : vide, le délai par défaut s’applique.
4. Ajoutez au besoin des Contacts, puis enregistrez.

Créer une facture

1. Ouvrez l’onglet Factures, puis touchez le bouton + rouge.
2. Client : touchez le champ, cherchez le client et choisissez-le. Si la QR-facture ne peut pas être imprimée pour ce client, dans cette devise, l’app le dit aussitôt : Cette facture partira sans QR-facture (par exemple une facture en euros sur un compte QR, ou une entreprise sans NPA), avec Compléter l’adresse de l’entreprise ou Ouvrir les réglages de la QR-facture ; « Payable par » restera vide sur la QR-facture quand il manque le NPA ou la localité du client, avec Compléter la fiche du client.
3. Informations de base : la Référence est proposée automatiquement. Ajoutez un Titre de la facture et vérifiez la Devise. Sous Dates importantes du document, la Date de facture et la Date d’échéance se saisissent au format AAAA-MM-JJ, par exemple 2026-10-31 ; l’échéance suit le délai de paiement du client.
4. Articles : touchez Ajouter l’article. Choisissez un article enregistré, ou saisissez le Nom, le Prix, la Quantité et l’Unité. Sous Plus d’options, ajoutez une Description ou changez le Taux de TVA. Cochez Enregistrer dans la bibliothèque d’articles pour le réutiliser. Touchez Ajouter un article. Un article dans une autre devise que la facture est converti au cours du jour ; sans cours de change, sa ligne affiche son montant dans sa devise et non converti, et ne compte pas dans le total, comme sur ordinateur.
5. Si votre entreprise est assujettie à la TVA, choisissez le mode : TVA globale, un seul taux pour toute la facture, ou TVA par article.
6. Au besoin, ajoutez un rabais sous Ajustements, une note sous Notes, et, sous Paiement, choisissez Paiement unique ou Paiement par acomptes.
7. Touchez l’icône en forme d’œil, en haut, pour voir le PDF. Puis touchez Créer la facture.

La facture est enregistrée avec le statut En Attente : elle n’est pas encore envoyée, vous pouvez encore la modifier ou la supprimer.

L’assistant Copilot

Le bouton en forme d’étincelles, en haut de l’écran, ouvre l’assistant Copilot : décrivez le travail, il remplit les articles, les notes et les conditions. Relisez avant de créer la facture. Il ne crée pas de client dans l’app. Voir L’assistant IA.

Envoyer la facture

1. Dans la liste Factures, touchez la facture, puis Envoyer la facture.
2. Vérifiez le Destinataire, prérempli avec l’e-mail du client. Ajoutez au besoin une adresse en CC (optionnel), et l’Objet de l’email.
3. Pour écrire votre propre texte, activez Message texte simple. Sinon, To Bill envoie son e-mail habituel avec les détails de la facture.
4. Touchez Envoyer. Le message Facture envoyée confirme l’envoi. Le statut passe à Envoyé.

L’e-mail contient toujours un lien vers le portail client, où votre client voit et télécharge la facture. Voir Le portail client.

L’envoi par la poste se fait depuis l’ordinateur. Voir Envoyer une facture.

Suivre le paiement

Sur la page de la facture, le bouton principal suit l’état de la facture. L’app ne montre que les actions que vos droits permettent : sans le droit d’envoyer des factures, par exemple, le bouton devient Télécharger le PDF.

Statut	Bouton	Ce qu’il fait
En Attente	Envoyer la facture	Ouvre l’envoi par e-mail.
Envoyé	Marquer comme payée	Enregistre le paiement complet, après confirmation.
En retard	Envoyer un rappel	Dit le rappel qui part et ses frais, par exemple « Rappel formel — frais de rappel CHF 20.00 ». Choisissez l’adresse du client ou l’un de ses contacts, puis touchez Envoyer le rappel.

Envoyer un rappel n’apparaît qu’une fois l’échéance passée et s’il reste quelque chose à payer, comme sur ordinateur.

La page montre aussi le Montant payé et le Montant restant. Pour un paiement partiel, ouvrez Plus › Encaissements, touchez +, choisissez la facture, puis saisissez le Montant et la Date. Pour un acompte, l’app propose ce qui reste à payer sur cet acompte. Un paiement dans une autre devise que la facture est converti au cours officiel de son jour ; s’il n’y en a pas, l’app le dit et vous demande le Taux appliqué (1 EUR = ? CHF), puis vous touchez Enregistrer à nouveau. Voir Un paiement dans une autre devise.

La section Rappels de la facture liste chaque rappel envoyé, avec sa date, ses frais et leur état : À payer, Payé ou Remplacé (un rappel plus récent remplace les frais du précédent : ils ne s’additionnent pas). Touchez l’icône de téléchargement pour le PDF du rappel. Vous y voyez aussi le Prochain rappel prévu, les Frais et intérêts encore dus, et les Intérêts moratoires calculés par To Bill : 5 % par an dès la demeure du client, sauf taux convenu (art. 104 CO). Réclamer ces intérêts se fait sur ordinateur.

Les rappels et leurs frais se règlent dans Plus › Paramètres › Rappels de paiement. Voir Les relances.

Corriger une facture envoyée

Une facture envoyée ne se modifie plus : l’app affiche Cette facture a été envoyée : elle ne peut plus être modifiée. Deux solutions, dans la liste Actions de la facture :

• Créer une note de crédit : Par montant ou Par lignes, avec la Date et le Motif. Sur la page de la note de crédit, Télécharger le PDF l’enregistre ou la partage, et un lien mène à la facture créditée. Voir Les notes de crédit.
• Annuler la facture : elle reste dans votre liste avec le statut Annulé, et son numéro reste réservé. Si elle était payée, une note de crédit est émise pour le montant payé.

Un brouillon, lui, se supprime vraiment avec Supprimer.

Les devis

Dans l’onglet Devis, le bouton + crée un devis de la même façon qu’une facture. Sous Informations de base, Valable jusqu'au est le dernier jour où votre offre vous engage : 30 jours après la date du devis, à changer au besoin, jamais avant la date du devis. Touchez Créer un devis. Sur la page du devis :

• Envoyer le devis l’envoie par e-mail ;
• Marquer comme accepté ou Marquer comme refusé note la réponse du client ;
• Convertir en facture crée la facture à partir du devis. S’il n’est pas accepté, l’app demande d’abord Ce devis n’a pas été accepté. Le transformer en facture quand même ? ;
• Supprimer efface un devis jamais envoyé ; tout autre devis s’annule avec Annuler le devis : il reste dans la liste avec son numéro, au statut Annulé.

Un devis refusé dans le portail client montre le Motif du refus donné par votre client.

Voir Les devis.

Les factures récurrentes

Pour facturer le même montant chaque mois, activez Facture récurrente dans Informations de base en créant la facture. Choisissez la fréquence et la fin : Illimité, Nombre de factures ou Date de fin. Retrouvez-les dans Plus › Factures récurrentes, où vous les mettez en pause ou les réactivez. Voir Les factures récurrentes.

Base légale

Une facture d’une entreprise assujettie à la TVA indique notamment son numéro TVA, le client, la date ou la période de la prestation, le genre de prestation, le montant, le taux et le montant de la TVA : art. 26 al. 2 LTVA.