Envoyer vos e-mails depuis votre propre adresse
Par défaut, To Bill envoie vos factures, devis et rappels depuis son adresse d’envoi, au nom de To Bill. Avec un SMTP personnalisé, ils partent de votre adresse, par exemple factures@votre-entreprise.ch : votre client vous reconnaît tout de suite, et ses réponses arrivent dans votre messagerie.
Avant de commencer
Demandez à votre fournisseur de messagerie (Infomaniak, Swisscom, Microsoft 365, Google Workspace…) ou à votre informaticien :
- l’adresse du serveur SMTP, par exemple mail.infomaniak.com ;
- le chiffrement : STARTTLS (port 587) ou SSL/TLS (port 465) ;
- le nom d’utilisateur, souvent votre adresse e-mail complète ;
- le mot de passe de la boîte, ou un mot de passe d’application si votre messagerie l’exige (c’est le cas de Google et de Microsoft quand la double authentification est active).
Configurer le SMTP
Ouvrez Paramètres › SMTP et activez Activer le SMTP personnalisé.
Paramètres du serveur : saisissez le Serveur SMTP, puis choisissez le Chiffrement (1) indiqué par votre fournisseur : STARTTLS (port 587, recommandé) ou SSL/TLS (port 465). Le Port suit votre choix ; si vous saisissez 587 ou 465 dans Port, le chiffrement s’ajuste aussi. La connexion est toujours chiffrée.
Authentification : saisissez le Nom d’utilisateur et le Mot de passe.
Informations de l’expéditeur : l’Email expéditeur, l’adresse que verra votre client, et le Nom de l’expéditeur, par exemple le nom de votre entreprise. Sans nom, To Bill prend celui de votre entreprise.
Cliquez sur Tester la connexion (1). To Bill envoie l’e-mail « Test de connexion SMTP - To Bill » à votre adresse, celle avec laquelle vous êtes connecté. Le message Test réussi confirme.
Cliquez sur Enregistrer. Le message Paramètres SMTP enregistrés avec succès confirme.
Testez avant d’enregistrer
Vous pouvez enregistrer sans test, mais To Bill vous le rappelle sous le formulaire : si votre serveur refuse un e-mail, celui-ci part quand même, depuis l’adresse de To Bill et non depuis la vôtre. Si vous modifiez un champ après un test réussi, refaites le test.
Le mot de passe est enregistré chiffré et n’est jamais réaffiché. Une fois enregistré, le champ indique Mot de passe enregistré : laissez-le vide pour le garder, ou saisissez-en un nouveau pour le remplacer. Si To Bill ne peut pas l’enregistrer de façon sûre, il vous le dit et ne modifie rien : réessayez plus tard.
Si le test échoue
| Message | Que faire |
|---|---|
| Identifiant ou mot de passe refusé par le serveur… | Vérifiez le nom d’utilisateur et le mot de passe. Pour Google ou Microsoft, créez un mot de passe d’application. |
| Le serveur ne répond pas… | Vérifiez l’adresse du serveur et le port. |
| Le chiffrement ne correspond pas au port… | Choisissez STARTTLS pour le port 587, SSL/TLS pour le port 465. |
| La connexion a été coupée… | Vérifiez le chiffrement choisi et le port. |
| Renseignez le serveur, le port, l’identifiant… | Remplissez le serveur, le port, le nom d’utilisateur, le mot de passe et l’e-mail expéditeur. |
Revenir à l’envoi par To Bill
Désactivez Activer le SMTP personnalisé, puis cliquez sur Enregistrer. Vos e-mails repartent depuis l’adresse d’envoi de To Bill.
Et si votre serveur est en panne ?
Si l’envoi par votre serveur échoue, To Bill envoie l’e-mail par son propre service, pour que votre client le reçoive quand même.
Pour envoyer une facture, voir Envoyer une facture.