Le départ d’un employé

Quand un employé quitte l’entreprise, la page Départ vous mène en cinq étapes : la sortie, le décompte final, les assurances, les documents, puis la fin du départ. To Bill calcule ce qui est dû et donne la règle de chaque montant ; vous décidez, et vous faites les annonces.

Ouvrir le départ

1. Ouvrez Salaires › Employés, puis l’employé.
2. En haut de sa fiche, cliquez sur Départ.

La page Départ de … s’ouvre. Les cinq étapes, en haut (1), sont marquées fait ou à faire ; un clic sur l’une d’elles y mène. Une fois la sortie enregistrée, la fiche de l’employé porte Départ le … et son bouton devient Voir le départ.

1. Enregistrer la sortie

1. Motif : Démission, Licenciement, Fin de contrat de durée déterminée, D’un commun accord, Retraite ou Décès.
2. Date de sortie : le dernier jour des rapports de travail, à la fin du délai de congé. Après un décès, la Date du décès.
3. Congé reçu le : le jour où l’autre partie a reçu le congé. Temps d’essai : le premier mois, sauf accord écrit (trois mois au plus).
4. Dernier jour travaillé, seulement s’il diffère de la date de sortie : employé libéré de l’obligation de travailler, vacances prises en fin de contrat.
5. Cliquez sur Enregistrer la sortie.

To Bill calcule le délai de congé légal (2), par exemple « Délai légal : 2 mois pour la fin d’un mois (7e année de service, CO 335c), au plus tôt le 30.09.2026. » Si votre date tombe plus tôt, il vous avertit, sans refuser : un accord écrit peut prévoir un autre délai. Pendant le temps d’essai, le délai est de sept jours. Une fin de contrat de durée déterminée, un départ d’un commun accord ou un décès n’ont pas de délai de congé.

La date de sortie est aussi celle de la fiche de l’employé (Emploi › Date de sortie) : après ce mois, il n’a plus de fiche de salaire.

L’indemnité de départ

Un employé d’au moins 50 ans qui part après 20 ans de service ou plus a droit à une indemnité d’au moins deux mois de salaire. To Bill le signale sur cette page ; décidez de son montant avec votre fiduciaire.

2. Régler le décompte final

Le décompte final est ce que la paie du mois de sortie verse en plus du salaire du mois. Chaque montant indique sa règle.

• Vacances (1) : To Bill rappelle le droit de l’année, au prorata des jours d’emploi, le report, les jours pris et le solde. Choisissez Régler le solde (le solde est payé, c’est le choix par défaut), Saisir les jours (des jours à payer, ou à déduire en négatif, par exemple si des vacances sont prises pendant le délai de congé) ou Rien. Le Salaire d’un jour de vacances est calculé, par exemple « CHF 6'200.00 × 12 ÷ (52 × 4 jours) = CHF 357.69 » ; vous pouvez le changer.
• Heures supplémentaires à payer : en heures, payées au salaire horaire majoré de 25 %, sauf accord écrit ; Ou un montant, qui remplace ce calcul.
• Bonus : une gratification ou une part variable due à la sortie.
• Retenues : un montant retenu après le salaire net, par exemple une avance ou un objet non rendu. Ajouter une retenue, avec son Motif et son Montant.

Cliquez sur Enregistrer le décompte. Sous Ce que la fiche de sortie contiendra (2), chaque ligne montre son montant et sa règle : les vacances payées, le salaire du mois au prorata jusqu’à la date de sortie (30 jours par mois, comme l’AVS), le 13e salaire au prorata de l’année. La paie du mois de sortie, en brouillon, reprend ces montants : Ouvrir la paie, vérifiez, puis finalisez-la comme chaque mois. Voir Faire la paie du mois.

Un salaire horaire avec supplément de vacances paie déjà les vacances avec chaque salaire : il n’y a rien à régler.

Des vacances prises en trop

Si l’employé a pris plus de jours que son droit, To Bill ne les déduit pas d’office : la loi ne règle pas cette déduction, admise en pratique pour un motif seulement. Pour la faire, cochez Déduire les … jours pris en trop et choisissez le Motif de la déduction : Prévu par le contrat ou un accord, Vacances demandées à l’avance par l’employé, Prises en sachant la fin proche ou Résiliation immédiate (CO 337). Une retenue sur le salaire est limitée à sa part saisissable.

Une retraite, un décès

• Retraite : les mêmes étapes, avec le motif Retraite.
• Décès : le contrat prend fin au décès, sans délai de congé. Si l’employé laisse un conjoint, un partenaire enregistré, des enfants mineurs ou d’autres personnes à sa charge, cochez-le sous Salaire après décès : To Bill ajoute un mois de salaire dès le jour du décès, deux mois après cinq ans de service, versé aux survivants sans AVS ni assurance-chômage. Seul le certificat de salaire de l’année reste dû.

3. Les annonces aux assurances

To Bill n’envoie rien : il liste ce qu’il faut annoncer, ou dire à l’employé, avec le nom de vos assureurs (ceux de Salaires › Assurances) et la règle. Seules les tâches qui concernent l’employé s’affichent. Pour chacune, choisissez À faire, Fait ou Sans objet ; To Bill note le jour où elle est faite.

Tâche	Ce qu’elle demande
Annoncer la sortie à la caisse de pension	Annoncez la sortie sans tarder : la caisse verse la prestation de libre passage à la nouvelle caisse ou sur un compte de libre passage.
Informer l’employé sur l’assurance accidents	La couverture dure jusqu’au 31e jour après la fin du droit au salaire. Dites-lui qu’une assurance par convention la prolonge jusqu’à six mois, à conclure avant la fin de la couverture.
Informer l’employé sur l’assurance perte de gain	Dites-lui par écrit que la couverture collective prend fin et qu’il peut passer dans l’assurance individuelle.
Indiquer la sortie dans le décompte de l’impôt à la source	Pour un employé imposé à la source : la date de sortie figure dans le décompte du mois au canton, sans avis séparé.
Informer la caisse d’allocations familiales	Pour un employé qui touche des allocations : leur droit prend fin avec le droit au salaire.
Attestation de salaire AVS annuelle	Rien à envoyer avant : la caisse AVS apprend la sortie par l’attestation de salaire annuelle.

4. Les documents de l’employé

• Certificat de salaire (formulaire 11) : dû dès la sortie, sans attendre la fin de l’année. Il s’établit dès que la paie du mois de sortie est finalisée : cliquez sur Établir le certificat, puis Télécharger. S’il manque une donnée, To Bill la nomme, par exemple un numéro AVS. Voir Les certificats de salaire.
• Attestation de l’employeur (assurance-chômage) : le formulaire officiel du SECO, rempli par To Bill. Voir ci-dessous.
• Certificat de travail : voir plus bas.

Pour l’attestation de l’employeur, To Bill remplit le formulaire officiel du SECO, l’attestation de l’employeur n° 10006 (version 02.2025 en français et en allemand, 03.2025 en italien), tel que le publie travail.swiss, avec ce qu’il sait de l’employé : sa fiche, ses fiches de salaire finalisées, ses absences et son départ. Les caisses de chômage n’acceptent plus les anciens formulaires depuis janvier 2026.

1. Choisissez la Langue du formulaire : français, allemand ou italien. Par défaut, celle de l’employé ; pour un employé anglophone, celle du canton de travail.
2. Cliquez sur Voir les réponses pour relire ce que To Bill a rempli, question par question, et ce qui reste À compléter à la main.
3. Cliquez sur Télécharger le formulaire rempli. Ouvrez le PDF, complétez les champs restants, datez et signez.
4. Remettez-le à l’employé avec ses annexes : il le joint à sa demande d’indemnité de chômage.

Ce que To Bill remplit :

• L’employé : nom et prénom, N° AVS, date de naissance. L’employeur : nom, adresse, numéro d’entreprise, la personne de contact et son téléphone.
• Le rapport de travail : plein temps ou temps partiel avec le taux, durée déterminée ou indéterminée, les dates d’entrée et de sortie, l’activité si le certificat de travail est enregistré, les heures par semaine de l’entreprise et de l’employé, la caisse AVS.
• La résiliation : qui a résilié, la date de réception et la date de fin ; le délai de congé légal, à corriger si le contrat en prévoit un autre.
• Une maladie, un accident ou un congé de maternité pendant le délai de congé, et un service militaire ou civil autour : seulement s’ils sont enregistrés comme absences. Sans absence enregistrée, To Bill ne coche jamais « non » à votre place : il vous le demande.
• Le dernier jour de travail et le salaire versé jusqu’au dernier jour.
• Le salaire : le dernier salaire mensuel de base, ou pour un salaire horaire le salaire de base, l’indemnité de vacances et la part du 13e en pour cent et en francs ; le dernier 13e salaire et le dernier bonus, avec leur date de paiement.
• Les absences des 12 derniers mois (question 21), dans les cinq lignes du formulaire, avec un récapitulatif joint s’il y en a plus.
• La caisse de pension, les allocations pour enfant et de formation par mois.
• L’annexe : les salaires mois par mois des 24 derniers mois, d’après les fiches de salaire finalisées (salaire de base, heures supplémentaires, vacances payées, 13e, bonus, allocations, salaire AVS). Un mois corrigé est marqué d’un astérisque.

Ce qui reste à la main, par exemple : le motif de la résiliation, la forme de la résiliation (orale ou écrite), la convention collective, le contrat écrit à joindre, une grossesse, une participation financière de l’employé dans l’entreprise, une rente, les autres prestations de départ, la date et la signature. Les fiches de salaire d’avant To Bill se joignent aussi : To Bill nomme les mois.

Avant de télécharger

Tant que la paie du mois de sortie n’est pas finalisée, le dernier salaire et le 13e ne figurent pas dans le formulaire : To Bill le signale. Finalisez la paie, puis téléchargez le formulaire. Le N° AVS ne s’imprime en entier qu’avec le droit de gérer les salaires.

Rédiger le certificat de travail

1. Sous Certificat de travail, cliquez sur Rédiger.

2. Choisissez le Genre de certificat (1) : Certificat complet (nature et durée, qualité du travail et conduite) ou Attestation de travail (nature et durée seulement, si l’employé le demande expressément).

3. Remplissez la Fonction, le Service et les Tâches principales, une par ligne. Choisissez la Qualité du travail et le Comportement. Ajoutez les Points forts, réalisations, avec vos mots : jamais la santé, la religion, la vie privée, le salaire ni les absences.

4. Mentionner le motif du départ : seulement si l’employé le souhaite. La Langue est celle de l’employé ; changez-la si besoin. Indiquez qui signe : Signé par et Fonction du signataire.

5. Relisez l’Aperçu (2), puis cliquez sur Enregistrer et Télécharger.

   

Le texte vient d’un modèle, rempli avec vos réponses ; les paragraphes de l’aperçu se corrigent aussi à la main. Rédiger avec l’IA écrit un brouillon à partir de ces réponses, seulement si un administrateur a activé IA pour les salaires dans Paramètres › IA : relisez-le avant de l’enregistrer. Sinon, un message le dit et renvoie à ce réglage ; le modèle reste utilisable. Voir L’IA pour les salaires.

5. Terminer le départ

Quand la paie du mois de sortie est finalisée, cliquez sur Terminer le départ : l’employé est archivé. Avant, To Bill rappelle ce qui reste, par exemple « Paie de octobre 2026 pas encore finalisée » ou « 5 tâches restent à faire ».

Annuler le départ retire la date de sortie : l’employé reste en service. C’est possible tant que la paie de sortie n’est pas finalisée.

Ne supprimez pas un employé parti : ses fiches de salaire restent dans vos dossiers dix ans.

Payer après la sortie

Un montant dû après le départ, un bonus décidé plus tard ou des heures oubliées, se paie par une correction du mois de sortie : l’AVS le rattache à l’année du travail. Sur la fiche de l’employé, cliquez sur Paiement après sortie : To Bill ouvre une paie de correction de ce mois. Voir Corriger un mois finalisé.

Base légale

• Le délai de congé : sept jours pendant le temps d’essai, le premier mois sauf accord écrit et trois mois au plus, art. 335b CO ; ensuite un mois pendant la première année de service, deux mois de la deuxième à la neuvième, trois mois ensuite, pour la fin d’un mois, art. 335c CO.
• Les vacances : au moins quatre semaines par an, cinq jusqu’à 20 ans révolus, au prorata d’une année incomplète, art. 329a CO. Tant que durent les rapports de travail, elles ne peuvent pas être remplacées par de l’argent : art. 329d al. 2 CO. Le solde est donc payé à la fin du contrat.
• Les heures supplémentaires non compensées par un congé se paient au salaire normal majoré d’un quart au moins, sauf accord écrit : art. 321c al. 3 CO.
• L’employeur ne compense le salaire avec une créance que dans la mesure où le salaire est saisissable : art. 323b al. 2 CO.
• Le contrat prend fin au décès du travailleur ; l’employeur paie encore un mois de salaire, deux après cinq ans, s’il laisse un conjoint, un partenaire enregistré, des enfants mineurs ou d’autres personnes à sa charge : art. 338 CO.
• L’indemnité de départ, à partir de 50 ans et de 20 ans de service, au moins deux mois de salaire, réduite des prestations de prévoyance financées par l’employeur : art. 339b à 339d CO.
• Une gratification n’est due au prorata d’un départ en cours d’année que si le contrat le prévoit : art. 322d al. 2 CO. To Bill verse le 13e salaire au prorata.
• Le certificat de travail peut être demandé en tout temps ; à la demande expresse du travailleur, il ne porte que sur la nature et la durée des rapports de travail : art. 330a CO.
• Le certificat de salaire est remis au départ, sans attendre la fin de l’année : art. 127 al. 1 let. a LIFD et guide de l’AFC, Cm 7.
• L’employeur annonce sans délai à l’institution de prévoyance la sortie d’un assuré : art. 1 al. 1 OLP.
• La couverture accidents prend fin à la fin du 31e jour après celui où cesse le droit à au moins un demi-salaire ; l’assureur offre une prolongation jusqu’à six mois par convention : art. 3 al. 2 et 3 LAA. L’employeur en informe ses travailleurs : art. 72 OLAA.
• Le dernier employeur remet l’attestation de l’employeur pour l’assurance-chômage au départ du travailleur : art. 20 al. 2 LACI ; il fournit gratuitement aux caisses les renseignements nécessaires et remplit les formulaires : art. 88 al. 1 let. b LACI. Des indications sciemment fausses ou incomplètes sont punissables : art. 105 et 106 LACI.