Clôturer l’exercice
La clôture termine un exercice : To Bill calcule le résultat, le reporte dans vos fonds propres, verrouille l’exercice et reporte vos soldes sur l’exercice suivant. Avant, vous passez les écritures de fin d’année que To Bill ne peut pas deviner.
Avant de commencer
- Il faut le droit de gérer la comptabilité. Passer outre un point bloquant ou rouvrir un exercice est réservé à un administrateur ou à votre fiduciaire.
- L’exercice doit être terminé. Une clôture anticipée, par exemple en cas de liquidation, se motive.
- Prévoyez de le faire avec votre fiduciaire : c’est elle qui vérifie les comptes avant qu’ils soient approuvés.
Fonctionnalité expérimentale
La comptabilité est encore en développement. Faites vérifier vos comptes par votre fiduciaire avant de clôturer.
La liste de fin d’année
Avant de clôturer, passez en revue :
- Tous vos documents sont comptabilisés : factures, notes de crédit, dépenses, encaissements.
- La banque est rapprochée jusqu’au dernier jour de l’exercice.
- Les amortissements de vos immobilisations sont comptabilisés jusqu’à la date de clôture. Voir Gérer vos immobilisations.
- Les régularisations : les charges à payer et les produits à recevoir de l’exercice, et les charges payées d’avance. Voir Écritures récurrentes et régularisations.
- Les provisions et le stock : saisissez-les dans le journal, avec votre fiduciaire.
- Les devises : vos postes en monnaie étrangère sont réévalués au cours de clôture.
- La TVA : les décomptes de l’exercice sont remis ; le dernier peut l’être après la clôture. Préparez la concordance annuelle. Voir Préparer et remettre le décompte TVA.
- L’annexe est complète : la clôture la fige. Voir L’annexe aux comptes annuels.
La page Clôture
Ouvrez Comptabilité › Clôture. To Bill ouvre l’exercice à clôturer, marqué À clôturer. Les autres exercices sont dans la rangée de boutons ; un exercice clôturé porte un cadenas.
La bande des mois montre l’état de chaque mois : Complet, À régler (un document non comptabilisé ou une ligne bancaire à rapprocher), En cours, À venir ou Clôturé.
Étape 1 : ce qui doit être en ordre
Chaque contrôle porte un badge :
- Bloquant : la clôture est impossible tant que ce point n’est pas réglé.
- À vérifier : la clôture reste possible, mais relisez ce point.
- En ordre : rien à faire.
Cliquez sur Corriger pour aller à la source du problème. Tout comptabiliser comptabilise d’un coup les documents qui ne le sont pas encore ; Réévaluer comptabilise la réévaluation de vos postes en devises au cours de clôture.
| Contrôle | Ce qu’il vérifie |
|---|---|
| Factures, dépenses, paiements reçus | Tout est comptabilisé. Bloquant. |
| Lignes bancaires | Toutes sont rapprochées. Bloquant. |
| Justificatifs | Chaque écriture a sa pièce. À vérifier. |
| Décomptes TVA | Les décomptes de l’exercice sont remis. À vérifier. |
| Cours de clôture | Les postes en devises sont évalués au cours de clôture. À vérifier. |
| Journal équilibré, aucune écriture modifiée | Le total des débits égale celui des crédits, et la chaîne d’empreintes est intacte. Bloquant, sans exception possible. |
| Annexe | L’annexe est complète, ou facultative pour votre forme juridique. À vérifier. |
| Vos écritures de fin d’année | Un rappel : amortissements, provisions, stock, régularisations. Saisir une écriture ouvre le journal. |
Étapes 2 à 4 : le résultat et les écritures
L’étape Le résultat de … affiche les produits, les charges et le bénéfice ou la perte, et où la clôture le reporte.
| Forme juridique | Où va le résultat |
|---|---|
| SA, Sàrl, coopérative | Au compte « Bénéfice / perte de l’exercice ». L’assemblée décide ensuite de son emploi : voir Faire décider l’emploi du bénéfice. |
| Entreprise individuelle | Avec votre compte privé, sur votre capital propre. |
| Société de personnes | Au compte de résultat de l’associé ; sa répartition s’inscrit ensuite au journal. |
- Les écritures de clôture : la remise à zéro des produits et des charges, puis le report du résultat. Voir les écritures les détaille. Elles s’ajoutent au journal : rien n’est modifié ni effacé.
- L’exercice suivant : la clôture y reporte les soldes de vos comptes de bilan, les à-nouveaux. Tant que l’exercice précédent est ouvert, To Bill tient déjà des à-nouveaux provisoires à jour ; la clôture les confirme.
Étape 5 : clôturer
Relisez la phrase de l’étape Clôturer … : une fois clôturé, l’exercice est verrouillé.
Cochez J’ai passé mes écritures de fin d’année (amortissements, provisions, stock, écritures à reporter), ou il n’y en a pas.
Si l’exercice n’est pas encore terminé, indiquez Pourquoi clôturer maintenant ?, au moins 10 caractères.
Cliquez sur Clôturer 2025 (1).
Un point bloquant à lever
Un administrateur ou votre fiduciaire peut cliquer sur Clôturer malgré les points bloquants… et indiquer le motif. Ce n’est jamais possible pour un journal déséquilibré ou modifié. Le motif est conservé.
Après la clôture
La page affiche 2025 est clôturé, la date, la personne et le résultat, et les Écritures passées par la clôture, chacune avec un lien vers le journal.
- L’exercice est verrouillé : plus aucune écriture n’y est possible. Une correction se passe dans l’exercice suivant.
- L’annexe est figée telle qu’elle était à la clôture.
- Vos comptes annuels mène au bilan, au compte de résultat, et au bilan de l’exercice suivant avec l’exercice clôturé en comparaison.
- Le résultat, ensuite mène à l’emploi du bénéfice, pour une SA, une Sàrl ou une coopérative.
L’exercice suivant
Il s’ouvre tout seul à sa première écriture. Pour saisir des écritures en avance, cliquez sur Ouvrir l’exercice … en haut de la page.
Rouvrir un exercice clôturé
C’est exceptionnel, et réservé à un administrateur ou à votre fiduciaire. Dans Rouvrir l’exercice, cliquez sur Rouvrir 2025…, indiquez le Motif de la réouverture, puis confirmez. Les écritures de clôture et les à-nouveaux sont extournés, jamais effacés : le journal garde la trace des deux. L’annexe redevient modifiable.
Quand ce n’est plus possible
Dès que l’exercice suivant contient une écriture autre que ses à-nouveaux, par exemple la décision sur l’emploi du bénéfice ou une facture, l’exercice clôturé ne peut plus être rouvert. Corrigez alors par une écriture dans l’exercice suivant.
Le premier exercice
Une entreprise qui vient d’être fondée peut faire un premier exercice plus court ou plus long que 12 mois : de 1 à 24 mois, et bouclé au plus tard le 31 décembre de l’année qui suit sa fondation. Vous le choisissez en activant la comptabilité, à l’étape Point de départ, sous Votre premier exercice : choisissez Premier exercice plus court ou plus long, le Début (jour de la fondation) et la Fin du premier exercice (1). Les exercices suivants durent 12 mois.
Au-delà de 18 mois, To Bill vous prévient : plusieurs cantons demandent alors une justification. Une entreprise individuelle ou une société de personnes boucle chaque année civile : son premier exercice ne peut pas enjamber le 31 décembre. Voir aussi Activer la comptabilité.
Les délais après la clôture
- Les comptes annuels sont soumis, signés, à l’organe qui les approuve dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice.
- Pour une SA ou une Sàrl, l’assemblée ordinaire a lieu dans ces six mois. Elle approuve les comptes et décide de l’emploi du bénéfice.
- Les livres, les pièces et les comptes annuels se conservent dix ans à partir de la fin de l’exercice.
Base légale
- Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et de l’annexe ; le rapport de gestion est établi et soumis dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice, signé par la présidence de l’organe de direction et la personne responsable des comptes : art. 958 al. 2 et 3 CO.
- La délimitation périodique des charges et des produits : art. 958b CO. Chaque écriture est justifiée par une pièce : art. 957a al. 2 ch. 2 CO.
- L’assemblée ordinaire a lieu dans les six mois qui suivent la clôture : art. 699 al. 2 CO (SA) et 805 al. 2 CO (Sàrl).
- Les livres et les pièces se conservent dix ans dès la fin de l’exercice : art. 958f CO. Ils ne se modifient pas sans que la modification soit apparente : art. 3 Olico.
- Chaque année civile, excepté l’année de fondation, une personne morale boucle ses comptes : art. 79 al. 3 LIFD. Un indépendant boucle ses comptes à chaque période fiscale : art. 41 al. 3 LIFD.